37 porad i wskazówek Apple Mail, których możesz używać na iPhonie lub iPadzie jak profesjonalista

Chociaż aplikacja Apple Mail nie jest tak efektowna jak inne preinstalowane aplikacje na iPhonie i iPadzie, jest to przydatne narzędzie, które oferuje łatwy sposób tworzenia, czytania i zarządzania pocztą e-mail.

Przez lata Apple niewątpliwie ulepszyło swoją aplikację. Ostatnie aktualizacje pokazały nowe funkcje, o których być może nie wiedziałeś. Weź iOS 16 i iPadOS 16; na przykład w tych aktualizacjach ogłoszono kilka ulepszeń aplikacji, które zapewniają jej przewagę konkurencyjną nad usługami pocztowymi innych firm.

W tym przewodniku pokażę Ci wszystkie nowe funkcje, które będą dostępne jesienią, gdy Apple wypuści publicznie iOS 16 i iPadOS 16, a także wiele innych przydatnych wskazówek, które pozwolą Ci korzystać z aplikacji Mail na Twoim iPhonie na całego.

1. Użyj inteligentnego wyszukiwania, aby znaleźć e-mail w iOS 16

Jedna funkcja, która otrzymała najbardziej znaczącą aktualizację w wyszukiwaniu aplikacji. Inteligentne wyszukiwanie oferuje trafniejsze i pełniejsze wyniki dzięki zastosowaniu synonimów i poprawianiu literówek w wyszukiwanych terminach. Zapewnia również inteligentne sugestie wyszukiwania, oferując bogatszy wgląd w ogólną ofertę treści, zanim jeszcze zaczniesz pisać.

Ta funkcja jest dostępna dla wszystkich. Korekta literówek jest jednak dostępna tylko w języku angielskim.

2. Kontynuacja wiadomości e-mail

Poczta dodała funkcję śledzenia, która przenosi wysyłane wiadomości e-mail na górę skrzynki odbiorczej, aby przypomnieć o wysłaniu dodatkowej wiadomości e-mail do osoby, jeśli nie otrzymasz od niej odpowiedzi.

Aplikacja wykrywa e-maile, na które wskazałeś, że oczekujesz na odpowiedź. W takich listach pojawia się opcja kontynuacji. Kliknięcie go przeniesie Cię do interfejsu „Utwórz” z już wypełnionym adresem e-mail odbiorcy.

3. Wstaw bogate linki do swojego e-maila

Apple dodał bogate linki do Mail. Prawdopodobnie widziałeś tę funkcję w Wiadomościach, nawet jeśli nie wiesz, jak się nazywa. Bogate linki pokazują podgląd witryny lub treści przesłanych przez kogoś bez klikania łącza.

Aby zamienić normalny adres URL w rozwinięty link, wprowadź adres URL → wybierz strzałkę z rozwijanego menu i kliknij Konwertuj na rozwinięty link.

4. Wyślij wiadomości później

Planowanie wysłania wiadomości e-mail w późniejszym czasie jest bardzo pożądaną funkcją ze strony użytkowników. Są chwile, kiedy napisałeś wiadomość e-mail, ale chcesz ją wysłać później, aby upewnić się, że dana osoba może ją przeczytać i odpowiedzieć na nią.

Wystarczy nacisnąć i przytrzymać przycisk wysyłania i wybrać jedną z dostępnych gotowych opcji. Możesz także wybrać opcję „Wyślij później” i wprowadzić dokładną datę i godzinę wysłania wiadomości e-mail. Zanim zostanie wysłany, znajdziesz go w skrzynce pocztowej „Wyślij później” na liście wraz z innymi folderami, takimi jak „Nieprzeczytane” i „Oznaczone gwiazdką”.

5. Anuluj wysyłanie wiadomości e-mail na iPhone’a lub iPada

Cofnij wysyłanie to kolejna wymagana funkcja, którą Apple dodał do standardowej aplikacji Wiadomości i poczta po latach próśb użytkowników. Pozwala to anulować wysyłanie wiadomości e-mail kilka sekund po naciśnięciu przycisku wysyłania.

Wartość domyślna to 10 sekund, ale można ją ustawić na 20 lub 30 sekund. Możesz także wyłączyć tę funkcję. Omówiliśmy to szczegółowo w naszym artykule na temat cofania wysyłania wiadomości e-mail na telefonie iPhone w programie Mail.

6. Przypomnij sobie, aby przeczytać e-mail lub odpowiedzieć na niego.

Wszyscy to zrobiliśmy. Sprawdziliśmy wiadomość e-mail i kliknęliśmy „Nieprzeczytana”, aby zapisać tę niebieską kropkę w poczcie – wizualne przypomnienie, które mówi nam, że powinniśmy przeczytać ją ponownie i odpowiedzieć.

Dzięki nowej funkcji Mail możesz teraz poprosić ją o przypomnienie o przeczytaniu wiadomości e-mail później, gdy będziesz miał na to czas i uwagę.

Aby to zrobić, po prostu wybierz wiadomość e-mail, o której chcesz otrzymać przypomnienie, i przesuń palcem w prawo. Dotknij Przypomnij → wybierz Przypomnij mi za 1 godzinę, Przypomnij mi dziś wieczorem lub Przypomnij mi jutro. Wybierz „Przypomnij mi później”, jeśli chcesz zaplanować to na określoną godzinę i datę.

7. Otrzymuj powiadomienia o brakujących załącznikach i odbiorcach

Nie ma nic bardziej krępującego niż wysłanie maila i zapomnienie o dodaniu do niego głównych odbiorców. Gorzej, gdy zapomnisz dodać załącznik. Jedną z głównych aktualizacji programu Mail jest możliwość intuicyjnego powiadamiania o brakującym załączniku lub odbiorcy.

8. Sformatuj tekst e-maila – pogrubiony, pochylony, podkreślony itp.

Formatowanie wyróżnia słowa i poprawia je. Za jego pomocą możesz wyróżniać ważne części, podkreślać, zmieniać kolor tekstu, zwiększać lub zmniejszać rozmiar czcionki wiadomości e-mail i nie tylko. Oto jak to wszystko zrobić.

1. Zaznacz tekst i dotknij strzałki. Następnie dotknij BIU i wybierz Pogrubienie, Kursywa lub Podkreślenie.
2. Lub po zaznaczeniu tekstu naciśnij Aa u góry klawiatury, aby wyświetlić wszystkie opcje formatowania (jak pokazano na poniższym obrazku).

9. Dodaj wiele kont e-mail

Większość z nas korzysta z więcej niż jednego konta e-mail. Pozwala to zachować rozróżnienie między komunikacją rodzinną, biznesową, biurową i inną. Aplikacja iPhone Mail umożliwia dodawanie wielu kont e-mail, takich jak Gmail, Microsoft, Yahoo, Outlook lub usługa niestandardowa.

Przejdź do Ustawienia iPhone’a → Poczta → Konta → Dodaj konto. To wszystko! Możesz zapoznać się z naszym szczegółowym przewodnikiem na temat dodawania wielu kont e-mail na telefonie iPhone.

10. Ustaw domyślne konto e-mail na iPhonie

Po dodaniu wielu kont e-mail możesz ustawić jedno z nich jako konto domyślne. Gdy klikniesz wiadomość e-mail ze strony internetowej lub aplikacji, otworzy się ona w aplikacji Poczta z domyślną sekcją wiadomości e-mail „Od:”.

11. Używaj przeciągnięć, aby wykonywać różne czynności w aplikacji Mail na iOS.

Aplikacja Mail ma intuicyjne przeciągnięcia, które umożliwiają wygodne wykonywanie przydatnych czynności, takich jak usuwanie, oznaczanie, archiwizowanie, oznaczanie jako nieprzeczytane i nie tylko. Co ciekawe, te przeciągnięcia działają również, gdy jesteś w wiadomości e-mail.

Aby skonfigurować przesuwanie, wykonaj te czynności.

1. Otwórz ustawienia iPhone’a i dotknij Poczta.
2. Stuknij Opcje przesuwania.
3. Teraz wybierz Przesuń w lewo lub Przesuń w prawo.
4. Wybierz jedną z opcji.

Fajna wskazówka: przesuń palcem w dół na ekranie skrzynki odbiorczej, aby odświeżyć wiadomości e-mail.

12. Korzystaj z inteligentnych skrzynek pocztowych na iPhonie

Korzystając z tego, możesz dodać opcje dla skrzynek pocztowych zawierających wiadomości e-mail należące do tej kategorii. Na przykład inteligentna skrzynka odbiorcza „Dzisiaj” pokazuje wszystkie e-maile z danego dnia. Podobnie inteligentna skrzynka odbiorcza Załączniki zawiera listę wiadomości e-mail z plikami PDF, plikami, obrazami i nie tylko. Oto jak go używać.

1. W aplikacji Poczta dotknij opcji <Skrzynki pocztowe w lewym górnym rogu.
2. Stuknij Edytuj.
3. Stuknij, aby włączyć żądane inteligentne skrzynki pocztowe.
4. Możesz także zmienić kolejność, klikając ikonę hamburgera (trzy linie) i przeciągając ją w górę lub w dół.
5. Kliknij Zakończ, aby dodać skrzynki pocztowe.
6. Stuknij skrzynkę pocztową, aby wyświetlić wszystkie wiadomości e-mail pasujące do opisu.

13. Zminimalizuj wersje robocze, aby zwolnić miejsce w aplikacji Apple Mail.

Wszyscy byliśmy tam, kiedy piszemy e-mail, a potem wracamy do skrzynki odbiorczej, aby zobaczyć coś innego (fakt, cytat lub coś z poprzednich e-maili).

W takim przypadku możesz zminimalizować ekran redagowania, przesuwając palcem w dół od góry, gdzie znajduje się malutka pozioma linia. W ten sposób możesz zminimalizować liczbę wersji roboczych. Aby wrócić do niego ponownie, dotknij zwiniętego paska u dołu ekranu aplikacji Mail.

14. Dodaj zdjęcia, filmy, załączniki, a nawet rysunki!

To naprawdę fajne i przydatne. Oprócz zdjęć, filmów i załączników możesz także coś narysować w aplikacji Mail i wysłać.

1. Podczas pisania nowej wiadomości e-mail lub odpowiadania w aplikacji Poczta dotknij dowolnego miejsca w polu wprowadzania i użyj strzałki, aby wyświetlić opcję Wstaw zdjęcie lub wideo.
2. Dotknij < w prawym górnym rogu klawiatury, aby wyświetlić więcej opcji. Stąd użyj ikony zdjęcia lub aparatu, aby wstawić obraz.
3. Aby dodać dokumenty, dotknij ikony papieru i wybierz aplikację Pliki.
4. Stuknij ikonę widoczną poniżej, aby natychmiast zeskanować dokumenty i dołączyć je do wiadomości e-mail.
5. Aby rysować, kliknij ikonę ołówka. Kliknij Gotowe → Wstaw zdjęcie, aby dołączyć je do wiadomości e-mail.

15. Podpisuj pliki PDF lub oznaczaj załączniki z aplikacji poczty e-mail.

1. Stuknij otrzymany plik PDF w aplikacji Mail.
2. Następnie stuknij ikonę ołówka w prawym górnym rogu.
3. W prawym dolnym rogu dotknij ikony + i wybierz Podpis.
4. Teraz użyj istniejącego podpisu lub dodaj go (jak pokazano poniżej).
5. Na koniec kliknij Gotowe i wybierz odpowiedź, zapisz w aplikacji Pliki itp.

16. Skonfiguruj podpis cyfrowy na iPhonie

„Wysłane z mojego iPhone’a” to domyślny podpis w aplikacji iPhone Mail. Na iPadzie jest to „Wysłane z mojego iPada”.

Ale możesz łatwo zmienić to na cokolwiek chcesz. Na przykład imię i nazwisko, numer telefonu, stanowisko, witryna internetowa itp. Dowiedz się, jak skonfigurować prosty lub HTML podpis e-mail tutaj.

17. Przestań używać wątków wiadomości

Nie przepadam za wątkami e-maili, ponieważ często powodują zamieszanie i sprawiają, że nowy wątek jest nieco trudny do odczytania. Oto jak wyłączyć wątki e-mail.

1. Otwórz ustawienia iPhone’a i dotknij Poczta.
2. Przewiń w dół do sekcji GWINTOWANIE i wyłącz wszystkie opcje.

18. Szybko wypisuj się z list mailingowych

W kilku e-mailach zobaczysz opcję anulowania subskrypcji, która pozwoli Ci łatwo pożegnać się z listą mailingową. Kliknij „Anuluj subskrypcję” i potwierdź w wyskakującym okienku.

19. Dodaj kontakty do VIP w aplikacji iPhone Mail

Czy są kontakty, które wymagają Twojej największej uwagi? Możesz to podkreślić, dodając ich do listy VIP. Ponadto, korzystając z inteligentnej skrzynki odbiorczej, możesz przeglądać wszystkie e-maile VIP w jednym miejscu. Oto jak dodać adres e-mail jako VIP.

1. Otwórz wiadomość e-mail i stuknij nazwę obok opcji Od lub Do:.
2. Kliknij „Dodaj do VIP” → „Gotowe”.

20. Naciśnij długo, aby wyświetlić podgląd zawartości

Gdy jesteś w Skrzynce odbiorczej, Wersjach roboczych, Elementach wysłanych lub w innych podobnych sekcjach, naciśnij i przytrzymaj wiadomość e-mail, aby zobaczyć, o czym jest. Dotknij pustego obszaru, aby wrócić.

21. Wyświetl podgląd większej zawartości w aplikacji poczty na iOS

Domyślnie na liście widać około dwóch wierszy każdej litery. Ale możesz to zmienić na pięć wierszy, co pozwoli ci przeczytać więcej wiadomości e-mail bez faktycznego otwierania wiadomości e-mail.

1. Otwórz ustawienia iPhone’a i dotknij Poczta.
2. Stuknij Podgląd.
3. Wybierz jedną z żądanych opcji.
4. Jeśli nie widzisz zmian od razu w aplikacji Mail, wymuś jej zamknięcie i otwórz ponownie.

22. Korzystaj z Mail jak profesjonalista dzięki Siri i skrótom Siri

Możesz używać Siri do wysyłania wiadomości e-mail, po prostu dzwoniąc do asystenta głosowego i prosząc go o „wysłanie wiadomości e-mail”.

Ponadto aplikacja Skróty zawiera kilka sztuczek e-mail, których możesz użyć, aby szybko załatwić sprawę. Tutaj możesz dowiedzieć się, jak korzystać z aplikacji Skróty. Następnie dotknij Galeria w aplikacji Skróty i przesuń palcem w dół, aby otworzyć pasek wyszukiwania. Tutaj wpisz swój adres e-mail, aby zobaczyć niektóre skróty utworzone przez Apple.

23. Przeciągnij adres e-mail z „Do” na „DW” lub „UDW”.

Zamiast wpisywać adres e-mail w sekcji „Do:”, możesz go użyć w sekcji „DW” lub „UDW”. Łatwy! Naciśnij i przytrzymaj wpisaną literę i przeciągnij ją w dół. Możesz nawet przeciągnąć go do sekcji tworzenia wiadomości e-mail.

24. Potrząśnij iPhonem, aby usunąć śmieci

Umieścić wiadomość e-mail w koszu, ale chcesz ją od razu zwrócić? Bez problemu. Potrząśnij iPhonem i naciśnij „Anuluj”.

25. Konwertuj wiadomości e-mail na format PDF

1. Otwórz wiadomość e-mail i dotknij strzałki skierowanej w lewo.
2. U dołu kliknij Drukuj.
3. Umieść dwa palce na miniaturze wydruku i rozwiń ją.
4. Stuknij ikonę Udostępnij w lewym dolnym rogu.
5. Następnie kliknij „Zapisz w plikach” lub udostępnij go innym aplikacjom.

26. Oznaczaj, przenoś i usuwaj wiele e-maili jednocześnie

Jeśli chcesz wykonywać działania na wielu e-mailach jednocześnie, możesz je grupowo wybrać. Wybierz Edytuj i stuknij kółko obok wiadomości, które chcesz wybrać, a następnie podejmij działanie, stukając Zaznacz, Przenieś lub Archiwizuj.

27. Usuń sugestie autouzupełniania

Czasami popełniamy literówki podczas wpisywania adresów e-mail w polu „Do:”. Smutne jest to, że Mail ma tendencję do ich zapamiętywania i automatycznego sugerowania podczas wysyłania udanej wiadomości e-mail. Istnieje prosty sposób na usunięcie go:

1. Skomponuj swój e-mail → wpisz adres, który chcesz usunąć.
2. Gdy pojawi się oferta, kliknij przycisk Informacje (i).
3. Wybierz Usuń z ostatnich.

28. Zapisz list jako wersję roboczą

Jeśli utworzyłeś swoją pocztę, ale zdecydowałeś się dokończyć ją później, możesz po prostu kliknąć Anuluj → Zapisz wersję roboczą, kiedy skończysz, po prostu przejdź do folderu Wersje robocze i kontynuuj od miejsca, w którym skończyłeś.

29. Wydrukuj swoje e-maile

Czy wiesz, że możesz także drukować wiadomości e-mail bezpośrednio z iPhone’a? Będziesz potrzebować drukarki kompatybilnej z AirPrint. Aby rozpocząć drukowanie:

1. Otwórz Mail → otwórz list, który chcesz wydrukować.
2. Stuknij ikonę Odpowiedz → Drukuj.
3. Spowoduje to przejście do opcji drukarki. Skonfiguruj szczegóły i wybierz drukarkę, z której chcesz drukować → Drukuj.

30. Twórz różne podpisy dla różnych kont e-mail

Większość z nas ma więcej niż jedno konto e-mail połączone z Mail. Chociaż możesz używać tego samego podpisu dla wszystkich swoich e-maili, możesz także tworzyć różne podpisy dla każdego konta. Po prostu przejdź do Ustawienia → Poczta → Podpis.

Jeśli masz wiele kont, powinieneś zobaczyć opcję o nazwie „Na konto”. Wybranie tej opcji powinno wyświetlić kilka kont, z których każde ma własne pole, w którym można wprowadzić unikalne podpisy.

31. Blokuj i odblokowuj nadawców

Czasami chcesz uniemożliwić nadawcom wysyłanie do Ciebie wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli nie przestają oni wysyłać Ci wiadomości. Spowoduje to automatyczne przeniesienie nowych wiadomości, które wysyłają do kosza.

32. Wyłącz powiadomienia e-mail

Tematy e-maili często zaśmiecają powiadomienia. Jeśli chcesz ukryć wątek wiadomości e-mail, nie będziesz już otrzymywać powiadomień o tym wątku:

1. Przejdź do Poczty i przesuń palcem w lewo od wątku e-mail, który chcesz wyłączyć.
2. Wybierz Więcej (…) → Wycisz.

Możesz także uporządkować wątki wiadomości e-mail, aby były łatwiejsze do śledzenia i mniej uciążliwe.

33. Otrzymuj powiadomienia o odpowiedziach e-mail

Jeśli jesteś osobą, która często odpowiada na e-maile lub wątki, otrzymywanie powiadomień za każdym razem, gdy ktoś odpowie, byłoby dla Ciebie świetne. Aby otrzymywać powiadomienia o odpowiedziach:

Podczas czytania wiadomości e-mail:

1. Otwórz wiadomość e-mail.
2. Stuknij ikonę Odpowiedz → wybierz Powiadom mnie.

Ewentualnie przytrzymaj wiadomość e-mail → wybierz „Powiadom mnie” z menu kontekstowego.

Podczas pisania e-maila:

1. Przejdź do kompilacji.
2. Dotknij pola Temat → dotknij ikony dzwonka.

34. Chroń swoją aktywność e-mailową

Reklamodawcy, marketerzy i witryny, które wysyłają Ci e-maile, mogą otrzymywać pewne informacje o Twoich działaniach w aplikacji Poczta. Mogą wykorzystać te informacje, aby dowiedzieć się, czy i kiedy otworzyłeś aplikację lub gdzie jesteś.

Ochrona prywatności Apple ukrywa adres IP urządzenia, więc nie może powiązać Twojej aktywności e-mail z Twoim adresem IP. Pobiera również całą usuniętą zawartość w tle za pośrednictwem dwóch oddzielnych przekaźników, aby nikt nie mógł zidentyfikować Ciebie ani wysłanej do Ciebie usuniętej zawartości poczty.

Aby to włączyć:

1. Przejdź do Ustawienia → Poczta.
2. Wybierz „Ochrona prywatności” → włącz „Chroń pocztę”.

35. Ukryj swój adres e-mail

Jedną z rzeczy, których nienawidzę w e-mailach, jest spam. Jednym ze sposobów na zmniejszenie tego jest użycie innego adresu e-mail, a Apple na to pozwala. Funkcja „Ukryj mój adres e-mail” umożliwia logowanie się do aplikacji i stron internetowych przy użyciu losowego adresu e-mail.

Ta funkcja jest dostępna tylko dla posiadaczy płatnej subskrypcji iCloud+ oraz urządzeń z systemem iOS 15 lub iPadOS 15 lub nowszym. Aby włączyć tę funkcję, przejdź do Ustawienia → [Twoje imię i nazwisko] → iCloud → Ukryj mój e-mail.

Wybierz adres lub utwórz nowy, klikając „Utwórz nowy adres”. Wszystkie e-maile wysyłane na te losowe e-maile są przekazywane na Twój rzeczywisty adres e-mail.

36. Reaguj natychmiast za pomocą szybkich akcji

Jeśli chcesz wykonywać czynności nieco szybciej, możesz zaoszczędzić kilka kliknięć, korzystając z szybkich czynności. W aplikacji Mail przytrzymaj wiadomość w skrzynce odbiorczej, aby wyświetlić jej zawartość. Pojawi się również lista opcji, umożliwiająca wykonanie szybkich czynności, takich jak udzielenie odpowiedzi na wiadomość e-mail lub przesłanie jej dalej.

37. Pokoloruj swoje e-maile

Inną przydatną, ale mniej znaną funkcją programu Mail jest możliwość kolorowania adresów e-mail według domeny. Powoduje to, że osoby z adresami e-mail z tej samej domeny (zwykle z tego samego miejsca pracy) będą wyświetlane na niebiesko w polu „Do:”, podczas gdy inne e-maile będą wyświetlane na zielono. Zapobiegnie to przypadkowemu wysłaniu wiadomości e-mail do niewłaściwej osoby.

Zrób to:

1. Przejdź do Ustawienia → Poczta.
2. Wybierz Zaznacz adresy → wprowadź domenę, którą chcesz zachować na niebiesko.

Możesz także użyć tej samej metody do kolorowania wiadomości e-mail na komputerze Mac. Oprócz tej metody możesz także kolorować wiadomości e-mail w Mail na komputerze Mac za pomocą reguł.

Ukończenie…

Chociaż na to nie wygląda, Mail to bogata w funkcje aplikacja. Jego funkcje są porównywalne z funkcjami renomowanych dostawców usług pocztowych, takich jak Gmail. Poznaj swoją aplikację poczty e-mail dzięki tej obszernej liście porad i wskazówek. Czy coś przegapiliśmy? Jeśli tak, skomentuj je, abyśmy mogli dodać je tutaj!