Jak stworzyć skuteczny przewodnik po mediach społecznościowych dla Twojej firmy

Bez względu na branżę, w której działasz, każda nowoczesna firma powinna stosować najlepsze praktyki w zakresie mediów społecznościowych.

Wytyczne dotyczące mediów społecznościowych określają najlepsze praktyki społeczne dla Twoich pracowników. W niektórych przypadkach zasady te są wymagane przez prawo lub w celu ochrony prawnej. Ale ostatecznie celem tych wytycznych jest zapewnienie pracownikom informacji potrzebnych do podejmowania właściwych decyzji w mediach społecznościowych dla siebie i firmy.

Dzieje się tak nawet wtedy, gdy Twoja firma nie jest jeszcze obecna w mediach społecznościowych. Niezależnie od tego, czy masz oficjalne konto na Twitterze, profil na Instagramie, czy nie, lepiej ufaj, że Twoi pracownicy są online i dziko rozmawiają.

W tym artykule omówimy:

Różnica między polityką dotyczącą mediów społecznościowych a wytycznymi dotyczącymi mediów społecznościowych
Prawdziwe przykłady innych marek
Jak korzystać z naszego bezpłatnego szablonu przewodnika po mediach społecznościowych, aby stworzyć własny zestaw przewodników

Jakie są rekomendacje w mediach społecznościowych?

Wytyczne dotyczące mediów społecznościowych to sugestie, jak pracownicy firmy powinni prezentować siebie i firmę na swoich osobistych kontach w mediach społecznościowych.

Pomyśl o najlepszych praktykach w mediach społecznościowych jako o przewodniku po najlepszych praktykach w mediach społecznościowych dla pracowników.

Powinni opisywać, jak zachowywać się na portalach społecznościowych w sposób pozytywny i korzystny zarówno dla firmy, jak i pracowników oraz klientów. Rekomendacje społecznościowe mogą zawierać wskazówki dotyczące etykiety, przydatne narzędzia i linki do ważnych zasobów.

Należy zauważyć, że tak naprawdę nie zalecamy zabraniania pracownikom korzystania z mediów społecznościowych ani w ogóle zabraniania im rozmawiania o Twojej firmie. Niedobrze jest pilnować lub cenzurować obecności członków zespołu: mów o zabójcy moralności i pożegnaj się z wszelkimi możliwościami bycia organicznym ambasadorem.

Pamiętaj, że zasady korzystania z mediów społecznościowych różnią się od zasad Twojej firmy dotyczących mediów społecznościowych. Różnią się również od przewodnika po stylu w mediach społecznościowych.

Zasady dotyczące mediów społecznościowych to kompleksowy dokument szczegółowo opisujący, w jaki sposób firma i jej pracownicy korzystają z mediów społecznościowych. Zasady te mają na celu ochronę marki przed zagrożeniami prawnymi i utrzymanie jej reputacji w mediach społecznościowych. Tam, gdzie zasady dotyczące mediów społecznościowych określają zasady i konsekwencje ich złamania, wytyczne dotyczące mediów społecznościowych są bardziej pouczające.

Tymczasem przewodnik po stylu mediów społecznościowych definiuje głos marki, wizualizacje marki i inne ważne elementy marketingowe. Jest często używany przez twórców treści w organizacjach, aby upewnić się, że ich posty są oznaczone marką.

Kolejna różnica: zasady mediów społecznościowych różnią się również od zasad społeczności, które określają zasady publicznej interakcji z Twoim kontem lub grupą.

Chcieć wiedzieć więcej? Weź udział w bezpłatnym kursie Akademii Hootsuite Wdrażanie zarządzania mediami społecznościowymi w Twojej organizacji.

Dlaczego wskazówki dotyczące mediów społecznościowych są ważne?

Każdy pracownik (tak, w tym Maurice w księgowości) jest potencjalnym rzecznikiem marki internetowej. Dzielenie się rekomendacjami w mediach społecznościowych to Twoja szansa na zapewnienie całemu zespołowi narzędzi, które pomogą im promować Cię w pozytywny, integracyjny i pełen szacunku sposób.

Użyj zasad mediów społecznościowych, aby:

Daj swoim pracownikom możliwość pozytywnej interakcji z ich osobistymi kontami społecznościowymi.
Naucz najlepszych praktyk w mediach społecznościowych
Zachęcaj pracowników do obserwowania Twoich oficjalnych kont lub używania oficjalnych hashtagów.
Rozpowszechniaj strategię swojej firmy w mediach społecznościowych
Przedstaw pracownikom pomocne narzędzia i zasoby innych firm, takie jak pulpit nawigacyjny mediów społecznościowych Hootsuite lub szkolenie Hootsuite Academy.
Chroń swoich pracowników przed nękaniem społecznym
Chroń swoją firmę przed zagrożeniami cyberbezpieczeństwa
Wyjaśnij, jakie informacje można udostępniać, a co stanowi naruszenie prywatności
Zwiększ reputację swojej marki w mediach społecznościowych

Chociaż najlepsze praktyki w mediach społecznościowych są zwykle zaprojektowane tak, aby udostępniać je pracownikom, każdy, z kim pracujesz, może również skorzystać z tych najlepszych praktyk – na przykład partnerzy korporacyjni, agencje marketingowe lub influencerzy.

Jeśli nie opracujesz najlepszych praktyk dotyczących tego, jak Twoja firma jest prezentowana lub omawiana w mediach społecznościowych, sprawy mogą szybko wymknąć się spod kontroli. Z drugiej strony brak rekomendacji w mediach społecznościowych może również uniemożliwić czerpanie korzyści z treści pracowniczych. Entuzjastyczny członek zespołu, uzbrojony w zasady społeczne i przekonany, że wolno mu mówić, może być potężnym rzecznikiem Twojej marki.

10 zasad social media dla pracowników

Oto podsumowanie głównych sekcji, które powinieneś uwzględnić w swoich zasadach dotyczących mediów społecznościowych. Ale oczywiście, chociaż te szczegóły są wspólne, śmiało dostosuj dowolną część tego do swojej marki: w końcu każda branża jest inna.

W rzeczywistości każda firma jest wyjątkowa… dlatego warto skonsultować się ze swoim zespołem przed przyjęciem jakichkolwiek twardych i szybkich zasad. Twoi pracownicy mogą mieć konkretne pytania lub wątpliwości, które warto zawrzeć w głównym dokumencie.

1. Oficjalne konta

Zidentyfikuj oficjalne kanały społecznościowe swojej firmy i zachęć pracowników do ich śledzenia. To nie tylko szansa na zdobycie kilku obserwujących, to świetna okazja, aby pokazać pracownikom, jak Twoja marka prezentuje się w mediach społecznościowych.

Możesz także zdefiniować określone hashtagi, jeśli stanowią one główną część Twojej strategii społecznościowej.

W niektórych przypadkach firmy zezwalają lub wymagają od określonych pracowników prowadzenia kont w mediach społecznościowych związanych z marką. Jeśli tak właśnie działa Twoja firma, dobrym miejscem w wytycznych społecznościowych jest wyjaśnienie, w jaki sposób członek zespołu może (lub nie może) zalogować się na swoje własne konto firmowe.

2. Ujawnienie i przejrzystość

Jeśli członkowie Twojego zespołu z dumą oświadczają na swoich kontach społecznościowych, że pracują dla Twojej firmy, warto poprosić ich o wyjaśnienie, że tworzą posty w mediach społecznościowych w ich imieniu, a nie w imieniu Twojej marki. Dodanie informacji do ich profilu w mediach społecznościowych lub biografii, że „Wszystkie wyrażone opinie są moimi własnymi” (lub podobne), pomaga wyjaśnić, że nie jest to oficjalny pogląd.

Biorąc to pod uwagę, jeśli zamierzają omawiać kwestie związane z firmą w mediach społecznościowych, są skutecznie prawnie zobowiązani do przedstawienia się jako pracownicy. To jest zasada, a nie przyjacielska sugestia. W rzeczywistości w Stanach Zjednoczonych Federalna Komisja Handlu wymaga, aby identyfikacja odbywała się na odpowiednim stanowisku. Samo wspomnienie o tym w biografii to za mało.

Przykład biografii pracownika Google na Twitterze

3. Prywatność

Nigdy nie zaszkodzi przypomnieć zespołowi, że poufne informacje firmowe są poufne o każdej porze dnia. Niezależnie od tego, czy chodzi o dane osobowe współpracowników, ujawnienia finansowe, przyszłe produkty, prywatną komunikację, dane dotyczące badań i rozwoju lub inne poufne informacje, wyjaśnij, że prywatność i poufność muszą być szanowane na wszystkich platformach mediów społecznościowych.

4. Cyberbezpieczeństwo

Cyberhacki i groźby to nie żart. Nawet jeśli Twoi pracownicy są wyczuleni na phishing i tym podobne, nigdy nie zaszkodzi nauczyć się podstaw cyberbezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli zbierasz informacje o klientach lub klientach.

Cyberbezpieczeństwo na pierwszym miejscu!

Szybka aktualizacja bezpieczeństwa cybernetycznego 101:

Wybieraj silne hasła
Używaj różnych haseł do każdego konta społecznościowego
Nie używaj tych samych haseł do kont firmowych.
Użyj uwierzytelniania dwuskładnikowego (lub wieloskładnikowego), aby zalogować się do sieci społecznościowych
Ogranicz udostępniane informacje osobiste i zawodowe
Używaj osobistych poświadczeń dla kont osobistych
Upewnij się, że Twoje połączenie internetowe jest bezpieczne
Nie pobieraj ani nie klikaj podejrzanych treści
Aktywuj usługi lokalizacyjne w aplikacjach tylko wtedy, gdy są potrzebne
Ćwicz bezpieczne przeglądanie

5. Prześladowania

Wytyczne zwykle przypominają personelowi o uprzejmości w mediach społecznościowych. Ale poza promowaniem pozytywnego nastawienia, firmy powinny również jasno powiedzieć, że nie tolerują żadnej formy nękania w mediach społecznościowych.

Z drugiej strony jest to okazja do udzielenia wsparcia swoim pracownikom, jeśli spotkają się z mobbingiem. Zdefiniuj swoje zasady dotyczące trolli lub prześladowców, niezależnie od tego, czy chcesz je zgłaszać, ignorować, blokować czy banować.

Powiedz ludziom, jak zgłaszać problemy, których mogą doświadczać. Jeśli potrzebne jest wsparcie, poinformuj pracowników, jak i gdzie mogą je uzyskać.

Zapewnienie protokołu i narzędzi pomoże Twojemu zespołowi zdusić problemy w zarodku, zanim przerodzą się one w pełny kryzys w mediach społecznościowych.

6. Integracja

Ważne jest, aby każdy pracodawca i marka promowała integrację w mediach społecznościowych i nie tylko. Zachęć swoich pracowników, aby zrobili to samo – to sposób na pokazanie, że Tobie też na nich zależy.

Zalecenia dotyczące włączenia mogą obejmować:

Użyj zaimków włączających (oni/oni/oni/ludzie)
Dodaj opisowe podpisy do obrazów
Pamiętaj o reprezentacji
Nie twórz założeń dotyczących płci, rasy, doświadczenia lub umiejętności
Unikaj emotikonów związanych z płcią lub rasą
Podziel się swoimi ulubionymi zaimkami
Używaj wielkich liter w hashtagach (dzięki temu są bardziej czytelne dla czytników ekranu_
Używaj różnych obrazów i ikon. Obejmuje to obrazy giełdowe, emotikony i elementy wizualne związane z marką.
Zgłaszaj i usuwaj wszelkie komentarze uznane za seksistowskie, rasistowskie, rasistowskie, związane z wiekiem, homofobiczne lub nienawistne wobec jakiejkolwiek grupy lub osoby.
Spraw, aby tekst był dostępny za pomocą prostego języka i dostępny dla osób uczących się języka angielskiego jako drugiego języka lub osób z trudnościami w uczeniu się.

Dodatkowe zasoby na temat włączania można znaleźć tutaj.

7. Aspekty prawne

Twoje zasady społeczne mogą obejmować przypominanie pracownikom o poszanowaniu własności intelektualnej, praw autorskich, znaków towarowych i innych właściwych przepisów. W razie wątpliwości praktyczna zasada jest stosunkowo prosta: jeśli to nie jest twoje i nie masz pozwolenia, nie publikuj tego. Łatwy!

8. Co robić, a czego nie

Oczywiście, chociaż możesz chcieć szczegółowo przejrzeć poprzednie sekcje, sporządzenie krótkiej listy zaleceń i zakazów jest szansą na przedstawienie wszystkiego tak jasno, jak to możliwe.

Na przykład…

Uwzględnij firmę jako pracodawcę w swojej biografii w mediach społecznościowych (jeśli chcesz).
NIE SPOTYKAJ się z konkurentami w niewłaściwy sposób
NALEŻY udostępniać firmowe wiadomości, wydarzenia i historie w mediach społecznościowych.
NIE UJAWNIAJ tajemnic firmowych ani poufnych informacji współpracowników
WYRAŻAJ własne zdanie – tylko upewnij się, że nie wypowiadasz się w imieniu firmy.
NIE komentuj kwestii prawnych związanych z firmą
ZGŁASZAJ przypadki nękania, których doświadczasz lub które zauważysz
NIE Wchodź w interakcje z trollami, negatywnymi relacjami lub komentarzami

9. Przydatne zasoby

Możesz zawrzeć linki do pomocnych zasobów w poradniku lub wymienić je w osobnej sekcji. Gdziekolwiek je umieścisz, dobrym pomysłem jest umieszczenie linku do zasad dotyczących mediów społecznościowych, przewodnika po stylu mediów społecznościowych i wytycznych dla społeczności, aby każdy miał te informacje pod ręką.

Inne linki, które możesz chcieć dołączyć, to:

dokumenty firmowe
- korporacyjny kodeks postępowania
- umowy o pracę
- Polityka prywatności
Przepisy dotyczące marketingu, reklamy i sprzedaży wydane przez rząd Kanady i Federalną Komisję Handlu.

Jeśli Twoja firma oferuje zasoby mediów społecznościowych, jaki jest lepszy sposób niż rekomendacje w mediach społecznościowych, aby wszyscy byli o nich świadomi? Niezależnie od tego, czy są to narzędzia, szkolenia z Hootsuite, czy stypendia w mediach społecznościowych, dajesz ludziom, którzy dla Ciebie pracują, możliwość pójścia na całość (stopami?) w mediach społecznościowych.

10. Dane kontaktowe i data

Nie zapomnij również dodać informacji, gdzie możesz wysyłać pytania. Może to być konkretna osoba, forum lub kanał Slack lub adres e-mail.

Musisz także wskazać, kiedy Twoje rekomendacje były ostatnio aktualizowane.

Przykłady rekomendacji dla sieci społecznościowych

Szukasz prawdziwych przykładów zasad korzystania z mediów społecznościowych? Zebraliśmy kilka źródeł inspiracji.

Grossmont-Cuyamaca Community College District zapewnia jasne i zwięzłe porady dotyczące najlepszych praktyk. „Z wolności słowa należy korzystać odpowiedzialnie” — przypomina czytelnikom strona. „Niniejsze wytyczne stanowią mapę drogową konstruktywnego, pełnego szacunku i produktywnego korzystania z serwisów społecznościowych”.

Firma Intel dokłada wszelkich starań, aby zapewnić pracowników, że nie są tutaj, aby cenzurować lub kontrolować ich zachowanie w Internecie. „Ufamy ci” — mówi bezpośrednio i pośrednio instrukcja. Od samego początku Intel jasno określa swoje życzenia: bądź szczery, skupiaj się na dobru i kieruj się zdrowym rozsądkiem.

Uniwersytet Stanforda (tak, ta sama instytucja, z której zrezygnował założyciel Facebooka, Mark Zuckerberg) opracował zasady dotyczące mediów społecznościowych, które są dość szerokie, ale zapewniają użytkownikom wiele zasobów i kontekstu. Jeśli Twoje zalecenia dotyczące mediów społecznościowych są tak szczegółowe, dobrym pomysłem może być omówienie kluczowych wniosków ze swoim zespołem na warsztatach lub seminariach, aby upewnić się, że żadne szczegóły nie zostaną pominięte.

Bloomberg School of Nursing na Uniwersytecie w Toronto oferuje bardzo zwięzłą listę zaleceń, które są łatwe do przyswojenia na pierwszy rzut oka. To dobre przypomnienie, że sposób, w jaki opracujesz wytyczne, może pomóc w zrozumieniu, niezależnie od tego, czy jest to strona internetowa, plik PDF czy broszura.

Pamiętaj, że Twoje rekomendacje mogą być tak długie lub tak krótkie, jak chcesz. Na przykład Sharp News oferuje tylko cztery zalecenia dotyczące korzystania z mediów społecznościowych.

Komitet Olimpijski zachował swoje zalecenia w mediach społecznościowych dotyczące Igrzysk Olimpijskich w Pekinie na jednej stronie, choć dość gęstej. Na podstawie „można” i „niemożliwego” od razu staje się jasne, co jest dopuszczalne, a co potępiane.

Ponieważ Nordstrom jest firmą zajmującą się obsługą klienta, a prywatność jest ważna, jej zasady dotyczące mediów społecznościowych koncentrują się głównie na ochronie klientów. Twoja własna branża będzie inna, więc dostosuj swoje rekomendacje do konkretnych obszarów problemowych (lub możliwości!).