Microsoft Outlook: 5 porad i sztuczek ułatwiających codzienne życie

Microsoft Outlook to bogaty w funkcje klient poczty e-mail. Oto 5, które są bardzo przydatne w życiu codziennym.

W czasie pandemii praca zdalna lub hybrydowa jest bardzo powszechna. Duże i małe firmy, w tym giganci Apple, Google, Facebook i Twitter, przyjęły zasady pracy z domu w ciągu ostatnich dwóch lat.

Niezależnie od tego, czy pracujesz dla giganta technologicznego, czy dla małej firmy, żonglowanie wirtualnymi spotkaniami, współpracownikami w różnych strefach czasowych, powiadomieniami Slack i długimi czatami e-mailowymi może być dość stresujące. Microsoft Outlook oferuje szereg funkcji ułatwiających codzienne cyfrowe życie.

Oto kilka bardzo pomocnych wskazówek i wskazówek.

Zarządzanie spotkaniem

Zapraszanie osób na spotkanie za pośrednictwem Outlooka jest łatwe, ale możesz też łatwo śledzić, kto przyjdzie, niezależnie od tego, czy jesteś gospodarzem, czy tylko uczestnikiem. Oto jak:

Otwórz Microsoft Outlooka.
Otwórz panel kalendarza i wybierz wydarzenie.
Poniżej opcji odpowiedzi powinno być widoczne imię i nazwisko osoby, która Cię zaprosiła, oraz liczba osób, które zareagowały na to zaproszenie.
Kliknij ten numer, aby zobaczyć, kto zaakceptował, odmówił, nie wie, a kto nie odpowiedział.

Jeśli organizujesz spotkanie, masz dodatkowe opcje, otwierając formularz w nowym oknie. Możesz użyć funkcji, takich jak asystent planowania, aby zorientować się w dostępności każdej z opcji i niektórych opcji odpowiedzi.

Zarządzanie strefą czasową

Hybrydowe środowisko pracy nigdzie się nie wybiera, co oznacza, że pracownicy mogą nie być w pracy w tym samym czasie, co fizycznie w biurze. Świadomość tego i szanowanie harmonogramu każdego z nas jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Zamiast przeprowadzać obliczenia za każdym razem, gdy chcesz coś zaplanować, możesz dodać inną strefę czasową do programu Outlook:

Otwórz okienko kalendarza w Outlooku.
Wybierz „Nowe wydarzenie” i otwórz je w nowym oknie.
Kliknij asystenta planowania.
Kliknij ikonę kuli ziemskiej obok przycisku Cały dzień z napisem Strefy czasowe, jeśli najedziesz na nią kursorem.
Pozostaw pole z czasem lokalnym i wyszukaj wybrane przez siebie miasto w innej strefie czasowej.
Kliknij Gotowe.

Program Outlook przeniesie Cię z powrotem do wersji roboczej zaproszenia i zobaczysz strefy czasowe obok siebie. Dotyczy to tylko zaproszenia, nad którym pracujesz, nie będziesz ich widzieć przez cały czas.

Harmonogram e-maili

Możesz także zaplanować e-maile, aby nie przychodziły o dziwnych porach. Oto jak:

Wpisz swój adres e-mail, ale nie klikaj przycisku „Prześlij”.
Kliknij małą strzałkę w dół obok opcji Prześlij.
Wybierz Wyślij później. Otworzy się okno, w którym możesz wybrać datę i godzinę.

Outlook domyślnie sugeruje 30-minutowe interwały, ale jeśli naprawdę musisz wysłać wiadomość e-mail o 16:17, możesz wprowadzić czas ręcznie.

Nie ma dedykowanej karty dla zaplanowanych wiadomości e-mail, ale można je znaleźć na karcie Wersje robocze (do momentu wysłania). Wiadomość e-mail mówi również, że jest zaplanowana, więc nie usuniesz jej przypadkowo.

Szybka nawigacja między wieloma oknami

Jeśli wykonujesz wiele zadań jednocześnie, pracujesz z wieloma widokami programu Outlook i masz wrażenie, że za każdym razem marnujesz czas, wiedz, że pasek nawigacyjny może zaoszczędzić czas. Jeśli chcesz, aby Kalendarz i Skrzynka odbiorcza były otwarte w tym samym czasie, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Otwórz w nowym oknie”. Ta funkcja jest jeszcze potężniejsza dzięki narzędziom Snap Layout i Snap Group w systemie Windows 11.

Wyłącz rozmowy

Możliwe, że skończyłeś w rozmowie e-mail z przypadkowo naciśniętym przyciskiem Odpowiedz wszystkim. Jeśli rozmowa jest szczególnie aktywna i nie chcesz, aby przeszkadzały Ci już powiadomienia, możesz poprosić o wyciszenie tej rozmowy. Spowoduje to usunięcie go ze wszystkich Twoich folderów z wyjątkiem folderu Elementy wysłane, a także z nowych odpowiedzi na tego e-maila.

Oto jak:

Otwórz wiadomość e-mail.
Kliknij ikonę z trzema małymi kropkami na pasku narzędzi.
Kliknij Ignoruj.
Program Outlook zapyta, czy na pewno chcesz wyciszyć rozmowę. Kliknij OK.

Jeśli chcesz nieco mniej trwałego rozwiązania, możesz wybrać „Powtórz rozmowę”. Na tym samym pasku narzędzi kliknij Powtórz i wybierz czas trwania. Odpowiedzi w tej rozmowie nie będą już przeszkadzać w wybranym przez Ciebie czasie.