8 maneiras fáceis de compartilhar o calendário do Outlook com outras pessoas
Você deseja compartilhar seu calendário com colegas e outras pessoas em seu local de trabalho, mas não sabe como fazer isso? Não se preocupe; Neste artigo, discutiremos maneiras fáceis de tornar o processo de compartilhamento de calendário muito fácil para você.
Siga todas as etapas mencionadas no artigo conforme são dadas para evitar a possibilidade de qualquer erro. As etapas neste artigo funcionam muito bem no Office 365 e nas versões posteriores a 2013 do Outlook, permitindo que você compartilhe seu calendário do Outlook com outras pessoas.
O que é o Microsoft Outlook?
O Microsoft Outlook é um software versátil que atende a diversos propósitos, incluindo colaborar com outras pessoas para marcar eventos, definir lembretes para eventos importantes, agendar compromissos e muito mais.
O Microsoft Office inclui pastas do Office 365. É usado principalmente para trocar e-mails (com serviços de e-mail como @Gmail, @hotmail, @msn, etc.) com membros da equipe por meio da comunicação com os servidores da Microsoft.
Recursos como compartilhamento de calendário de e-mail e gerenciamento de tarefas importantes tornam o Outlook uma parte importante de qualquer empresa.
- Etapas para compartilhar seu novo calendário no Microsoft Outlook
- Etapas para compartilhar sua agenda com um colega de trabalho
- Como faço para visualizar um calendário compartilhado comigo por um colega?
- Etapas para compartilhar sua agenda com alguém fora da sua organização
- Como faço para acessar um calendário que foi compartilhado com alguém fora da minha organização?
- Como posso acessar o calendário compartilhado se estiver usando um software de terceiros?
- Quem tem acesso ao seu calendário e quais permissões eles têm?
Ao compartilhar um calendário do Outlook, há duas situações possíveis. Primeiro, você conhece a pessoa para quem deseja enviar este calendário. Outro cenário é quando um usuário compartilha um calendário fora de sua organização.
Veremos como abordar ambas as situações com as etapas a seguir.
As etapas para compartilhar um calendário do Outlook que você conhece ou trabalha na mesma organização são simples.
1. Abra o aplicativo da área de trabalho do Outlook.
2. Se você tiver várias contas registradas em seu pacote de escritório, certifique-se de selecionar apenas o calendário da conta Microsoft correta.
3. Clique na guia Início. Clique em Compartilhar calendário e selecione o calendário desejado.
4. Vá para a guia “Permissões” e clique em “Propriedades do calendário”. Ele mostrará uma lista de usuários que podem acessar seu calendário.
5. De acordo com as configurações padrão, quem trabalha na mesma empresa só pode ver a agenda quando estiver ocupado, nada mais.
6. No entanto, as configurações variam de acordo com a organização. Portanto, vamos nos concentrar em como você pode compartilhá-lo com um usuário que trabalha com você.
7. Agora clique no botão “Adicionar” para permitir que alguém acesse seu calendário.
8. Em seguida, você verá sua agenda de endereços no visor. De acordo com as configurações padrão, ele mostrará uma lista de usuários de sua organização.
9. Se o usuário necessário não estiver na lista, você poderá ativá-lo clicando no botão Adicionar. Clique OK.
- Depois de adicionar o usuário, clique em OK. Sua agenda não estará disponível para esta pessoa.
10. O nome de usuário selecionado será mostrado na janela de permissões. Por padrão, eles serão definidos como “Pode visualizar todos os detalhes”.
Essa configuração pode ser configurada e alterada a qualquer momento, conforme você desejar.
- Clique na guia “Página inicial”.
- Selecione Adicionar calendário.
- Clique em Abrir calendário compartilhado.
- Depois disso, uma janela será aberta. Insira o nome do usuário cujo calendário compartilhado você deseja visualizar e clique em OK.
Agora você pode acessar todos os calendários compartilhados desse usuário na lista Calendários compartilhados.
O processo de compartilhamento de um calendário com alguém que trabalha em outra organização não é muito diferente.
1. Abra o aplicativo OutlookDesktop.
2. Abra o calendário que deseja compartilhar.
3. Se você tiver várias contas da Microsoft em seu dispositivo, certifique-se de selecionar apenas o calendário da conta da Microsoft correta.
4. Clique em Menu Principal. Clique em Compartilhar calendário.
5. Em seguida, uma janela com as propriedades do calendário será aberta. Para compartilhar seu calendário com um usuário que não está listado, clique em Adicionar na caixa de diálogo Adicionar usuários.
6. Você pode ver uma lista de usuários que podem ver seu calendário do Outlook.
7. Depois disso, seu catálogo de endereços será exibido na tela. A partir daqui, selecione “Contatos”. Todos os contatos externos armazenados em seu catálogo de endereços serão mostrados na lista.
8. No entanto, se você descobrir que o usuário desejado não está nesta lista, será necessário adicioná-lo primeiro. Adicione este usuário e clique em OK. Seu calendário será compartilhado.
9. O usuário selecionado será incluído na janela de permissões. Por padrão, eles serão definidos como “Pode visualizar todos os detalhes”.
Esta opção pode ser atualizada ou alterada a qualquer momento, a seu critério.
É importante observar aqui que as pessoas que trabalham fora de sua organização não podem receber direitos de “Delegar” ou “Pode Editar”.
Isso é diferente da maneira usual de acessar um calendário compartilhado.
O processo de exibição de um calendário compartilhado por alguém fora da sua organização é um pouco diferente.
Siga as etapas abaixo para acessar o calendário compartilhado como destinatário.
- Clique em Aceitar e Ver Calendário.
- Você será redirecionado para o site oficial do Outlook.
- Você deve estar conectado à sua conta para ver o calendário compartilhado.
Os métodos mencionados no artigo não são aplicáveis diretamente se você não tiver o Outlook e estiver usando um software alternativo.
O processo é um pouco demorado, pois requer algumas etapas extras. Explicaremos usando um link para o Google Agenda. Isso ocorre porque é um dos softwares de calendário mais populares disponíveis no mercado no momento.
No entanto, as etapas são igualmente válidas para qualquer outro software de calendário que você esteja usando.
- Abra o Gmail (ou qualquer serviço de e-mail que você usa) e faça login na sua conta de e-mail.
- Abra o e-mail de convite de compartilhamento.
- Você verá um novo e-mail aberto. Clique com o botão direito do mouse na opção “Este URL” no canto inferior direito do e-mail.
- Selecione Copiar localização do link.
- Faça login no seu Google Agenda.
- Clique nos três pontos ao lado de Adicionar calendário.
- Selecione Do URL.
- Cole a URL que você copiou.
- Clique em Adicionar calendário.
O calendário não aparecerá na lista “Outros calendários” no lado esquerdo da tela.
7. Quem tem acesso ao seu calendário e quais permissões eles têm?
Ao compartilhar um calendário, você tem vários níveis de detalhes para escolher.
- Pode ver quando estou ocupado: aqueles com esse nível de acesso em sua agenda só verão quando você estiver presente.
- Pode visualizar títulos e locais: os usuários com este nível de permissão podem visualizar sua disponibilidade, conteúdo e locais de reunião.
- Pode visualizar todas as informações. Aqueles que têm esse nível de acesso em seu calendário podem visualizar todos os detalhes de seus compromissos da mesma forma que você.
Conclusão
Isso nos leva ao final deste artigo. Neste artigo, falamos sobre como compartilhar sua agenda com pessoas dentro e fora da sua organização.
Discutimos como você pode ver os calendários compartilhados. Também explicamos como você pode conceder permissão a outros usuários conforme necessário.
Perguntas frequentes
Você pode revogar a permissão de acesso ao seu calendário de qualquer pessoa a qualquer momento. Esteja ciente de que os usuários do Microsoft 365 e do Outlook podem levar algum tempo para atualizar as permissões de exibição do seu calendário.1. Selecione Calendário.2. Clique em Início. Selecione permissões de calendário.3. Na guia de permissões, você encontrará uma lista de usuários que podem acessar este calendário. Selecione o nome de usuário que deseja remover e clique em Remover.4. Clique no botão OK.
Existem três explicações possíveis para a notificação “Este calendário não pode ser publicado”.– O endereço de e-mail fornecido é inválido.– Este é um endereço de e-mail de grupo do Microsoft 365.
Uma das principais razões pelas quais as pessoas optam por compartilhar calendários por e-mail é que, com esse método, você pode enviar uma cópia estática do calendário. Você também pode especificar o período do intervalo de datas específico que deseja compartilhar. Isso manterá suas atualizações agendadas seguras e privadas. Ao usar esse método, você pode garantir que o destinatário receba um instantâneo do seu calendário.
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