15 melhores dicas e truques do Microsoft Word

O Microsoft Word é o aplicativo perfeito, fácil de usar, mas com muitos recursos de aprendizado. Neste guia, mostrarei algumas das melhores dicas e truques do Microsoft Word. Isso será muito útil se você editar documentos todos os dias.

O Word continua sendo uma das ferramentas mais valiosas e antigas da Microsoft. Ao longo dos anos, o software evoluiu para criar tabelas e gráficos complexos, resumos, folhetos e newsletters, entre outras coisas. Você pode usar essas dicas e truques para reduzir o tempo gasto no MS Word e passar para a próxima tarefa da sua lista.

15 melhores dicas e truques do Microsoft Word

O aplicativo de processamento de texto mais popular usado por datilógrafos em todo o mundo é o Microsoft Word. Quando você digita um relatório, uma história, um ensaio ou qualquer outra coisa em que esteja trabalhando, o programa é carregado com todos os tipos de recursos que você nunca encontrará. Apresento alguns dos meus truques favoritos para ajudá-lo a descobrir alguns dos softwares menos conhecidos. Aqui estão quinze dicas e truques que o transformarão em um assistente do Microsoft Word:

1. Use suas próprias fontes e estilos
2. Determine as estatísticas de legibilidade do seu documento
3. Destaque uma oferta clicando em
4. Usar data e hora de atualização automática
5. Livre-se da formatação indesejada.
6. Inserir captura de tela
7. Faça seu documento falar
8. Remover Faixa da Barra de Ferramentas
9. Proteja seu documento
10. Converter palavras em PDF
11. Use modelos para economizar tempo.
12. Importar, formatar e editar imagens
13. Excluir palavras com um único pressionamento de tecla
14. Adicionar marcadores a um documento
15. Combinando e Mesclando Documentos

Vamos experimentá-los um por um.

1] Clique em Fontes e estilos personalizados

Uma das dicas importantes para trabalhar com o Word é ajustar o tamanho e o estilo da fonte. O Word exibe o texto na fonte Calibri de 12 pontos por padrão. Se você alterar as configurações de fonte, poderá alterar a aparência do seu documento.

Há duas maneiras de alterar o tamanho e o estilo da fonte:

• Antes de inserir qualquer coisa, você pode fazer alterações nas configurações.
• Depois de escrever o texto, você também pode ajustar o tamanho e o estilo do texto.

Você pode alterar isso no canto superior esquerdo da tela fazendo o seguinte:

• No lado esquerdo da guia Início , você verá o grupo Fonte .

• Basta clicar e arrastar o cursor para selecionar o texto que deseja alterar.
• Depois disso, você pode alterar a fonte usando os menus suspensos no grupo Fonte .
• Escolha um novo estilo de fonte e altere o tamanho.

Em tempo real, você verá como o Word atualiza seu texto. Isso o torna uma das dicas mais populares para o Microsoft Word – é um ajuste simples que produz resultados significativos!

2] Determine as estatísticas de legibilidade do seu documento

O Word também pode avaliar a complexidade do seu estilo de escrita, além da ortografia e gramática. Seu estilo de escrita corresponde, por exemplo, ao nível de compreensão de alunos do quinto ano ou de pessoas com nível superior? Você não tem nada com o que se preocupar. O Word calcula sua pontuação em uma escala de 100 pontos com o Flesh Reading Ease Test. Como regra geral, quanto maior a porcentagem na escala, mais fácil é entender. A documentação do Escritório geralmente indica que a pontuação deve ser superior a 60.

Além disso, o teste Flesh-Kincaid Grade Level indica a nota para a qual seu texto foi escrito e, de acordo com a documentação da Microsoft, você deve apontar entre 7.0 e 8.0.

Aqui está o procedimento para ativar este recurso:

• Abra o Word > Vá para Arquivo > Opções > Selecionar Ortografia
• Sob o título Ao corrigir ortografia e gramática no Word > Marque a caixa de seleção Verificar gramática com ortografia.
• Em seguida, marque Mostrar estatísticas de legibilidade > Clique em OK.
• Depois de habilitar esse recurso, abra o arquivo que deseja explorar.
• Pressione F7 ou selecione Visão geral > Ortografia e gramática.

O Word exibe o nível de leitura do seu documento depois de verificar a gramática e a ortografia.

3] Destaque uma oferta com um clique

Você pode selecionar uma grande parte do documento para alterar a fonte, a cor do texto etc. A maneira usual de mover o cursor sobre um bloco de texto é arrastar o cursor, mas isso pode consumir muito tempo, especialmente quando o bloco de texto é grande e abrange várias páginas.

Para fazer isso rapidamente, siga estas etapas:

• Clique no início do bloco de texto que deseja destacar.
• Mantenha pressionada a tecla Shift e role para baixo até o final do bloco de texto.
• Tudo ficará destacado quando você clicar no final do texto. Você pode então tomar qualquer ação que você precisa.

Se você quiser selecionar o documento inteiro, pode fazê-lo pressionando Ctrl + A.

4] Use data e hora de atualização automática

Você está usando o mesmo documento repetidamente, desde que altere apenas alguns detalhes importantes? Um truque legal é permitir que o Word atualize automaticamente a data se o documento contiver a hora e a data.

Para inserir uma data que é atualizada automaticamente, você pode seguir estas etapas:

• Abra o Word > clique na guia Inserir.
• No grupo Texto > clique em Data e hora.
• Na caixa de diálogo Data e hora, selecione o formato desejado .
• Em seguida, marque a caixa Atualizar automaticamente .

A data será inserida como um campo e será atualizada automaticamente.

5] Livre-se da formatação indesejada

É fácil estragar a formatação de um documento, especialmente se ele foi copiado e colado de outra fonte. Assim, você deve verificar e corrigir qualquer formatação incorreta para tornar seu documento mais atraente e apresentável. Você deve revertê-lo para o formato padrão, conforme mostrado no grupo Fonte na guia Início da faixa de opções. Para fazer isso, você precisa seguir as etapas abaixo:

• Destaque o texto ofensivo e pressione Ctrl+Espaço.
• Você também pode usar o botão “ Limpar toda a formatação ” para se livrar da formatação do texto selecionado.

Isso é tudo.

6] Inserir captura de tela

Adicionar uma representação visual ou link ao conteúdo de um artigo ou revisão às vezes adiciona profundidade. É assim que você pode usar o recurso de captura de tela no MS Word para fazer uma captura de tela e adicionar peso ao seu conteúdo. Para fazer isso, siga estas etapas:

• Abra o Word > Clique na guia “Inserir”
• Clique na opção Captura de tela no grupo Ilustração no grupo Faixa de opções .
• A opção de recortar a tela aparecerá .
• Ao clicar nele, você será direcionado para a página da qual deseja tirar uma captura de tela.
• Arraste o mouse até a imagem desejada.
• Uma cópia da captura de tela será adicionada automaticamente ao seu documento.

Isso é tudo.

7] Faça seu documento falar

O Word possui um recurso interessante que permite ler o texto de um documento por meio dos alto-falantes do computador. Ele não pertence à faixa de opções, portanto deve ser adicionado à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para fazer seus documentos falarem, siga estas etapas:

• Abra o Word > Clique em Arquivo na faixa de opções > Em seguida, clique em Opções no menu à esquerda da tela.
• Clique em Barra de ferramentas de acesso rápido > Alterar a lista suspensa de comandos populares para todos os comandos. Aguarde alguns segundos para que a lista de comandos seja atualizada.
• Role para baixo até Falar > toque em Adicionar.
• Na barra de acesso rápido acima da faixa de opções, você verá o ícone Falar. Parece um balão de diálogo vazio.
• Selecione algum texto > Em seguida, clique no ícone Falar e, após alguns segundos, você ouvirá o texto falado.

Você pode criar um audiolivro a partir de um documento. Isso seria muito útil em uma apresentação em que seu público precisa entender todos os pontos de um documento antes de passar para a próxima seção.

Freqüentemente, é mais eficaz para o público ouvir a palavra falada do que ler algo em que pode pular linhas e chegar a conclusões errôneas.

8] Remover faixa da barra de ferramentas

A barra de ferramentas cinza na parte superior do Word é chamada de faixa de opções.

Se você deseja escrever sem interrupção, pode ocultar a barra de ferramentas na parte superior do documento simplesmente pressionando a combinação de teclas Ctrl + F1 no teclado. Quando terminar seu trabalho, você pode pressionar Ctrl + F1 novamente para trazê-lo de volta à vista.

9] Proteja seu documento

É provável que você tenha se esforçado muito para criar um documento complexo e talvez não queira que seus colegas possam fazer alterações ou apenas que eles possam fazer determinadas alterações, como inserir comentários .

Além disso, se o documento estiver disponível em um ambiente multiusuário, você pode atribuir uma senha a ele para que apenas usuários autorizados possam abri-lo. O Microsoft Word possui vários recursos de segurança integrados que podem ajudar a criptografar seu texto. Para acessar as configurações de proteção, siga as etapas abaixo:

• Clique em Arquivo > Informações > Proteger documento.
• Você pode selecionar Restringir edição, Criptografar com senha ou Restringir acesso no menu suspenso.

Selecionar “Criptografar com senha” permite que você controle as permissões para visualizar e editar arquivos .

10] Converter Word para PDF

Você ainda está usando software de terceiros para converter documentos do Word em arquivos PDF? Bem, agora você pode simplesmente converter seu documento do Word em PDF em apenas algumas etapas, em vez da maneira antiga:

• Abra o documento que deseja salvar como PDF .
• Salve o documento clicando na guia Arquivo > clique na guia Salvar como, a caixa de diálogo Salvar como aparecerá.
• Clique na lista suspensa Salvar como tipo > selecione a opção PDF .
• Certifique-se de que a opção Abrir arquivo após a publicação esteja marcada ou selecionada.
• Clique na opção Salvar.

Este será o seu documento PDF.

11] Use modelos para economizar tempo.

Existem muitos modelos disponíveis no Microsoft Word, de currículos a newsletters. A maior parte do trabalho duro – formatação, layout, etc. – já está feito para você se você começar com um modelo. Para começar a usar um modelo, siga estas etapas:

• Inicie o Word > Clique em Novo.
• Na opção Documento em branco , você verá visualizações em miniatura de alguns dos modelos que você pode escolher.
• Os modelos mostrados acima são apenas algumas das opções disponíveis online.
• Se você estiver procurando por algo específico, clique onde diz Pesquisar modelos on-line e digite uma palavra-chave – como CV . Em seguida, pressione Enter no teclado.

Isso é tudo.

12] Importar, formatar e editar imagens

Você pode adicionar imagens aos seus documentos fazendo o seguinte:

• Inicie o Word. Clique na guia Inserir na faixa de opções.
• Em seguida, clique em Imagens > Este dispositivo.
• Encontre a imagem desejada. Em seguida, clique em Inserir para adicioná-lo ao documento.
• Você também pode selecionar imagens de estoque ou imagens online em Inserir > Imagens > Imagens online.

Na maioria dos casos, você precisará fazer algum trabalho para que suas imagens tenham a melhor aparência. Por padrão, o Word posiciona suas imagens para que fiquem alinhadas com seu texto, mas essa pode não ser a melhor escolha. Para corrigir isso, siga estas etapas:

• Clique com o botão direito na imagem e selecione “ Text Wrap “para outras opções. Quadrado é uma boa opção porque permite arrastar a imagem para qualquer lugar e envolver o texto em volta dela.
• Clique na sua imagem e, em seguida, na guia Formato da imagem na faixa de opções para obter mais opções de edição de imagens.
• Por exemplo, você pode selecionar uma moldura, sombra ou efeito em Estilos de Imagem , ou clicar em “ Cortar ” para remover áreas indesejadas da imagem.

13] Excluir palavras com um toque de tecla

Deseja excluir um grande pedaço de texto? Em vez de manter pressionada a tecla Backspace, mantenha pressionada a tecla CTRL e pressione a tecla Backspace no teclado.

Ao fazer isso, em vez de remover apenas um caractere, uma palavra é removida toda vez que você pressiona a tecla backspace. Graças a isso, você pode excluir pedaços de texto na velocidade da luz.

14] Adicionar marcadores a um documento

Ao trabalhar com documentos grandes, os marcadores são muito convenientes. Você pode marcar qualquer parte de um documento e nomear o marcador para que possa ser usado para pesquisar um texto específico. O nome do marcador não é exibido no próprio documento.

Para adicionar um marcador, siga estas etapas:

• Você pode criar um marcador colocando o cursor onde deseja que ele apareça.
• Clique na guia Inserir na faixa de opções > No grupo Links , clique no ícone Marcador .
• Você será solicitado a dar um nome ao seu favorito em uma janela pop-up.
• Basta clicar no botão “ Adicionar ” para adicionar um marcador ao seu documento.
• Agora pressione F5 para encontrar o marcador no documento.
• Os botões Ir para e Localizar e substituir aparecerão na janela pop-up.
• Selecione “ Marcador ” na primeira lista > Em seguida, selecione o nome do marcador desejado na lista suspensa.
• Clique em “Ir” .

15] Fusão e Consolidação de Documentos

O Office 365 oferece um recurso do Word que permite a qualquer pessoa mesclar e mesclar vários documentos em um único arquivo. Isso é incrivelmente útil para quem recebe documentos de várias fontes e precisa apresentá-los à reunião como um único documento.

Conclusão

Embora o Microsoft Word seja amplamente utilizado, seus melhores recursos são desconhecidos para a maioria dos usuários. Espero que este post tenha sido útil e agora você conheça algumas das melhores dicas e truques do Microsoft Word que economizarão muito tempo, especialmente se você estiver trabalhando com um documento grande e complexo.