Segurança em salas de dados virtuais: 6 coisas a ter em mente

Manter os arquivos da empresa seguros é uma obrigação para qualquer empresa. Esses documentos contêm informações que não apenas ajudam a empresa a prosperar, mas também incluem os arquivos pessoais de seus funcionários, seus salários e endereços residenciais. É por isso que armazenar esses documentos em um local específico, protegido de qualquer ameaça externa, é bom para o seu negócio.

Das muitas soluções de armazenamento em nuvem disponíveis no mercado, apenas algumas são capazes de fornecer segurança completa de arquivos. As salas de dados virtuais são construídas com base na ideia de um ambiente de documentos seguro que pode ser compartilhado com o mundo externo, se necessário. Mas quais recursos as melhores salas de dados devem ter?

1. Certificado de segurança

Os provedores de data room virtuais devem ter todos os certificados e algoritmos de segurança necessários para torná-lo tão seguro quanto uma fortaleza. Dê uma olhada nas salas de dados virtuais mais populares disponíveis no mercado e compare quais certificações de segurança elas possuem e o que realmente fazem com espaço seguro.

Se o armazenamento de arquivos online é construído com base na ideia de segurança, ele também possui ferramentas que permitem ao cliente tornar o espaço ainda mais seguro. Geralmente, são configurações de permissão, recursos de marca d’água e autenticação de dois fatores.

2. Configurações de permissão

Um VDR seguro é projetado não apenas para armazenamento, mas também para colaboração. É por isso que é importante acompanhar quem tem acesso a quais arquivos.

Com as configurações de permissão, você pode permitir que certas pessoas acessem documentos selecionados. Assim, apenas os arquivos diretamente vinculados a eles estarão disponíveis para eles.

Você não corre o risco de vazamento de informações ou violação de privacidade e pode ter certeza de que apenas as pessoas que precisam visualizar os documentos poderão visualizá-los. Os provedores de data room virtuais têm certeza disso.

3. Recursos de marca d’água

Se alguém quiser recuperar um arquivo do software da sala de dados virtual, esses documentos terão uma marca d’água sublinhando quem carregou o arquivo e quando.

Se houver algum problema com o vazamento de informações confidenciais, você pode usar o recurso de marca d’água para identificar um ponto fraco em uma das contas de seus funcionários.

Também é muito mais fácil acompanhar quais tipos de documentos são impressos e quem precisa imprimi-los para fins de gerenciamento. Também existem opções para a ferramenta, dependendo das necessidades do usuário do data room virtual.

4. Compartilhamento seguro de arquivos

Conforme mencionado anteriormente, o software de data room online não é apenas um local para armazenar documentos com segurança, mas também para compartilhá-los com outras pessoas.

A forma como eles são compartilhados também deve ser segura, e o data room virtual deve ser capaz de fornecer essa segurança a você – por meio de algoritmos de criptografia e concedendo acesso a pessoas com a devida autorização. E não deve haver nenhuma preocupação com a privacidade durante a transferência de arquivos ou acesso a arquivos, e você precisará verificar as análises do provedor de data room virtual para ver o quão fortes são suas medidas de segurança.

É uma combinação de ferramentas disponíveis para o cliente e aquelas incorporadas à solução que tornam a troca de experiências verdadeiramente segura.

5. Autenticação de dois fatores

Quando se trata de segurança de contas pessoais, uma das coisas que você pode ter certeza é a autenticação de dois fatores. Muitos hackers tentam acessar seus dados e uma simples senha antiga não é suficiente.

A combinação do que você tem (autenticador) e o que você sabe (senha) é praticamente inigualável. Uma sala de dados virtual deve ter essa funcionalidade para ser um ambiente verdadeiramente seguro para armazenar seus arquivos de negócios.

6. Suporte

Se houver algum problema ao usar salas de dados virtuais, uma boa equipe de suporte pode fornecer a segurança extra de que você precisa. Quaisquer bugs no software ou simplesmente má gestão das ferramentas disponíveis podem ser corrigidos através da linha direta de um provedor competente.

Ao procurar uma solução de data room virtual, você também deve estar ciente da ajuda que pode obter da equipe – eles têm uma linha direta ou um recurso de bate-papo integrado ao data room virtual? Há sempre um representante ao vivo disponível para ajudá-lo?

Segurança em salas virtuais

A segurança é crítica em todas as situações. No mundo dos negócios, esta é uma das funções mais importantes que qualquer ferramenta pode ter. Por isso o data room eletrônico, onde devem ser armazenados todos os arquivos mais importantes da empresa, deve ser um ambiente seguro. Ao examinar todos os recursos listados e procurá-los no mercado de data room virtual, você certamente encontrará uma solução que atenda a todas as suas necessidades de serviço de data room.