Como construir um processo eficaz de aprovação de mídia social para sua equipe
Toda equipe de mídia social que consiste em mais de uma pessoa precisa de um processo de aprovação de mídia social.
Os processos de aprovação de conteúdo não são exclusivos das mídias sociais. Por exemplo, você provavelmente já tem um processo de aprovação para seu blog ou site. Mas a velocidade e o alcance dos canais sociais tornam o fluxo de trabalho de aprovação ainda mais importante para suas postagens nas redes sociais.
Aqui, explicaremos como configurar um fluxo de trabalho de aprovação de mídia social que permita que sua equipe colabore de maneira eficaz, garantindo que seu conteúdo seja limpo, correto e com marca.
O processo de aprovação de mídia social é um fluxo de trabalho em que o conteúdo passa de uma parte interessada para outra até ser finalmente publicado.
Um processo de aprovação bem projetado rege todas as fases de sua atividade de mídia social, desde a criação de conteúdo até a postagem na plataforma de mídia social. Ele também cria um caminho claro para o seu conteúdo de pessoa para pessoa em sua organização. Ele documenta quais partes interessadas estão envolvidas e quando. Por fim, especifica quem tem autoridade final para aprovar o conteúdo para publicação nas redes sociais da sua marca.
Antes de escrever sua política, você precisa fazer alguma preparação. Aqui estão todas as ferramentas e peças necessárias para começar:
Etapa 1: defina sua estratégia de mídia social
Se você lê regularmente o blog da Hootsuite, sabe que falamos muito sobre estratégia. Acreditamos fortemente no planejamento e na definição de metas. Sem saber para onde quer ir, dificilmente você chegará lá.
Por que você precisa de uma estratégia social antes de configurar um processo de aprovação?
Uma estratégia clara torna mais fácil para os criadores de conteúdo (designers gráficos e profissionais de marketing de conteúdo) criar conteúdo que atenda às expectativas dos principais interessados. Isso permite que todos estejam na mesma página e economiza tempo, reduzindo o número de cliques necessários no nível de postagem individual.
Uma estratégia clara de mídia social também permite que você saiba se seu processo de aprovação está alinhado com seus objetivos. Por exemplo, se sua estratégia é estar na vanguarda dos tópicos de tendências, você precisa definir o número de partes interessadas e seu cronograma de acordo.
Etapa 2: Definir as funções e responsabilidades da equipe e das partes interessadas
Mais de 20% dos clientes empresariais de médio porte da Hootsuite têm várias equipes usando mídias sociais. Para criar um processo de mídia social eficaz, você precisa esclarecer todas as pessoas e equipes que usam a mídia social e quem está envolvido na aprovação de cada um.
O que parece depende de você. Talvez cada equipe tenha seus próprios canais e seus próprios processos de aprovação. Ou talvez algumas partes interessadas seniores sejam os guardiões de todo o conteúdo social da sua marca.
O principal é que tudo isso seja registrado.
Por exemplo, você deve escrever:
- Quem cria e planeja conteúdo de mídia social?
- Quem edita o conteúdo para manter a qualidade?
- Quem aprova e publica o conteúdo?
Em uma empresa de médio porte, o processo de aprovação de conteúdo de mídia social pode incluir as seguintes funções:
- Criadores de conteúdo: escritores, designers, editores de vídeo e qualquer pessoa envolvida na criação e planejamento de conteúdo.
- Editores de conteúdo que editam conteúdo para linguagem, estilo e consistência em contas de mídia social.
- Gerentes de mídia social que aprovam o conteúdo e garantem que o cronograma de postagem seja consistente com a estratégia geral da marca e o tempo ideal de postagem.
Etapa 3: crie um guia de estilo de mídia social
Qual conteúdo sua marca publica? Você usa ortografia britânica ou americana? Ou uma linguagem completamente diferente? O tom da sua marca é lúdico e divertido? Ou informativo e sério? O que você acha de hashtags e emojis?
Tudo isso precisa ser considerado para garantir que o conteúdo de mídia social da sua marca seja consistente, de alta qualidade e sempre alinhado com a marca.
Certifique-se de que sua empresa criou um guia de estilo. Este é um documento detalhado que descreve como suas redes sociais devem ser. Isso pode incluir tudo, desde tom e estilo de escrita até cores de marca, uso de fotos e fonte.
Quando todos na equipe de marketing trabalham a partir de um guia de estilo sólido, a aprovação é muito mais fácil. Os criadores de conteúdo usam este documento para orientar seu trabalho. Enquanto isso, editores e gerentes podem consultar o documento para garantir que os padrões e diretrizes da marca sejam seguidos.
Etapa 4: criar uma biblioteca de conteúdo
A biblioteca de conteúdo é um conjunto existente de recursos sociais aprovados. Isso pode incluir gráficos, modelos e outros recursos que seus desenvolvedores de conteúdo podem usar ao criar novas postagens.
O uso de ativos de uma biblioteca pré-aprovada simplifica muito o processo de aprovação. As partes interessadas seniores podem ter certeza de que muitos elementos foram aprovados antes mesmo de o cargo ser criado.
Passo 5: Estabeleça prazos e prazos
Seu processo de aprovação de mídia social deve estar vinculado a um cronograma que dê a todos tempo suficiente para concluir sua parte do processo.
Comece determinando quanto tempo seus criadores de conteúdo levam, em média, para criar um determinado número de postagens. Em seguida, determine quanto tempo levará para editar esse conteúdo, programá-lo e aprová-lo.
Em seguida, trabalhe para trás para configurar uma linha do tempo que funcione para todos. Isso ajudará a evitar pânico de última hora ou gargalos de conteúdo.
Defina também prazos regulares e um cronograma que responsabilize todos pela entrega no prazo.
Por exemplo, um processo de aprovação de mídia social em andamento pode incluir:
- Os criadores entregam o conteúdo finalizado até o dia 15 de cada mês.
- Os editores entregam o conteúdo final até o dia 20 de cada mês.
- Os gerentes planejam conteúdo de qualidade editado para o próximo mês antes do final do mês atual.
Obviamente, essa linha do tempo funciona apenas para conteúdo perene ou que não seja excepcionalmente oportuno. Pode ser necessário criar um segundo conjunto de prazos ou prazos que permitam que sua marca responda às tendências sociais conforme elas surgem.
Passo 6: Defina seu fluxo de trabalho e notificações
Seu processo de aprovação de mídia social é um fluxo de trabalho em que o conteúdo passa de uma pessoa para outra até ser finalmente publicado. Você já definiu funções e prazos para todos. Agora é hora de usar essas informações para personalizar seu fluxo de trabalho e notificações.
Idealmente, seu fluxo de trabalho deve transferir automaticamente o conteúdo de uma pessoa para outra, notificando cada pessoa quando for sua vez de começar a trabalhar. Manter tudo em um sistema garante que todos saibam onde tudo está no processo de aprovação. Ele também garante que apenas uma pessoa esteja fazendo alterações no conteúdo por vez.
Então, como você garante que todos sejam notificados quando for a vez deles? Você pode usar e-mail, notificações do Slack ou outras ferramentas de gerenciamento de projetos.
Ao projetar um fluxo de trabalho, é uma boa ideia incluir ferramentas e aplicativos que facilitarão a criação de conteúdo e a identificação de problemas de conteúdo.
Algumas ótimas ferramentas para o seu fluxo de trabalho:
- Grammarly para oferecer suporte à ortografia, gramática e clareza na escrita.
- Visme para suporte de design.
- Pictógrafo para suportar a edição de fotos.
Etapa 7: monitorar e revisar conforme necessário
Experimente o processo de aprovação de mídia social por um tempo e veja como funciona para sua equipe. Em seguida, reúna todos para discutir quaisquer falhas ou coisas que possam ser melhoradas.
O objetivo é sempre facilitar a vida da equipe, não dificultar. Se um processo se torna pesado, ele não funciona. Obtenha feedback regular dos membros da equipe para que todos se sintam valorizados e envolvidos.
Você provavelmente já colheu alguns dos benefícios de criar um processo de mídia social. Mas há alguns que queremos nomear explicitamente.
1. Certifique-se de que o conteúdo esteja alinhado com a voz e a estratégia da sua marca.
Anteriormente, falamos sobre a criação de um guia de estilo de mídia social para ajudar a gerenciar seu conteúdo e processo de aprovação. Essa é uma boa maneira de manter seu conteúdo reconhecível.
Mas nada supera a experiência combinada de sua equipe. Trabalhar ao longo do processo garante que todos possam compartilhar sua experiência, tanto em suas principais habilidades quanto em seu conhecimento da história e estilo da marca.
A implementação de um processo de revisão também oferece a melhor chance de detectar erros antes que o conteúdo seja publicado. Mesmo os melhores editores às vezes pulam links quebrados ou vírgulas ausentes. Quanto mais mãos no baralho, mais chances de acertar.
2. Evite o compartilhamento de senhas e controle o acesso
Compartilhar senhas dentro das equipes e com consultores e contratados externos é um pesadelo de segurança.
O processo de aprovação de mídia social, combinado com boas ferramentas de gerenciamento de mídia social, permite que todos façam seu trabalho no mesmo sistema sem precisar compartilhar senhas.
O processo de aprovação também deve permitir que você controle quanto acesso cada membro da equipe tem. Você deseja que várias pessoas possam criar conteúdo, mas provavelmente apenas algumas têm permissões de aprovação.
As ferramentas do processo de aprovação também permitem que você exclua alguém do processo se ele deixar sua equipe ou organização, para que você nunca fique exposto a riscos externos desnecessários.
3. Colabore de forma mais eficaz
O loop constante de toda a equipe – com várias partes interessadas – pode ser oneroso. Se você fizer isso por e-mail ou transferir documentos, isso reduzirá a eficiência, retardará seu fluxo de trabalho e poderá afetar seu calendário de conteúdo de mídia social. O fluxo de trabalho de aprovação simplifica o processo e melhora a produtividade.
Por exemplo, um gerente de projeto de marketing imobiliário global falou com a Forrester Consulting sobre os desafios de trabalhar sem um fluxo de trabalho de aprovação:
“Quando os funcionários queriam postar, eles precisavam enviar seus ativos por e-mail e, em seguida, era um processo de várias etapas com alguém postando em seu nome ou voltando para revisar o conteúdo publicado posteriormente em seu nome.”
É muito mais eficiente manter tudo em uma plataforma para criar, visualizar e publicar. Quando surgem solicitações específicas, os colaboradores sabem quem é o responsável por cada etapa do processo. Isso significa que os funcionários podem colaborar direta e efetivamente.
Além disso, o fluxo de trabalho de aprovação ajuda os funcionários a cumprir o cronograma. Isso evita que o conteúdo seja criado, esquecido ou não publicado. As notificações informam a todos sobre o que precisa de sua atenção.
Um relatório da Forrester descobriu que melhorar o gerenciamento do processo de aprovação de mídia social poderia economizar US$ 495.000 em tempo e esforço em três anos. É muito tempo e esforço.
Fonte: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.
4. Mantenha o controle de versão e a edição de trilhas
O envio de arquivos por e-mail pode resultar em feedback de diferentes partes interessadas em diferentes versões. Alguém pode estar visualizando um arquivo que já está desatualizado. Ou alguém pode ter que coletar feedback de várias partes interessadas e compilá-lo em um documento.
Não é a melhor perda de tempo. E isso cria o risco de que a versão errada passe pelo processo de aprovação ou até mesmo seja publicada.
O processo de aprovação de mídia social também permite rastrear as alterações para que você possa ver quem mudou o quê e quando. Este é um bom recurso educacional para qualquer pessoa envolvida na criação de conteúdo.
Aqui estão algumas de nossas ferramentas favoritas para ajudá-lo a criar seu processo de aprovação de mídia social e fluxo de trabalho.
1.Hootsuite
Você já viu como o Hootsuite pode ajudar no processo de aprovação de mídias sociais.
Usar o Hootsuite significa que todas as partes do fluxo de trabalho podem ser executadas na mesma plataforma. O conteúdo pode ser criado, editado e aprovado no painel Hootsuite.
Veja como os seniores de sua equipe podem usar o Hootsuite para aprovar postagens criadas por criadores de redes sociais:
Esses recursos de aprovação de nível superior estão disponíveis nos planos Hootsuite Business e Enterprise.
Projetado para equipes pequenas, o Group Plan também inclui muitos recursos úteis para manter um fluxo de trabalho de aprovação de mídia social.
Os membros seniores da equipe podem gerenciar o acesso e as funções da equipe e atribuir postagens e comentários a membros específicos da equipe.
2. Folga
O Slack é uma poderosa plataforma de mensagens que ajuda as equipes a colaborar. O aplicativo Slack para Hootsuite permite que você compartilhe nas mídias sociais diretamente no Slack sem sair do Hootsuite para facilitar o envio de mensagens entre as equipes.
Essa ferramenta ajuda a manter as equipes organizadas. Organize e codifique tarefas com cores em cartões e quadros do Trello. Atribua tarefas a um membro da equipe e marque sua tarefa como concluída quando terminar. E com o recurso “mencionar” você saberá que o membro da sua equipe será alertado sobre o andamento do processo.
3. Trello
O recurso de arrastar e soltar torna o Trello fácil de usar. Ele visualiza o fluxo de trabalho e toda a equipe pode ficar ciente do processo de aprovação.
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