Como criar um guia de mídia social eficaz para o seu negócio

Não importa em que setor você esteja, toda empresa moderna deve ter as melhores práticas de mídia social.

As Diretrizes de Mídia Social estabelecem as melhores práticas sociais para seus funcionários. Em alguns casos, essas regras são exigidas por lei ou para proteção legal. Mas, em última análise, o objetivo dessas diretrizes é fornecer aos funcionários as informações de que precisam para tomar as decisões de mídia social corretas para eles e para a empresa.

Isso é verdade mesmo que sua empresa ainda não tenha uma presença na mídia social. Quer você tenha uma conta oficial no Twitter ou um perfil no Instagram ou não, é melhor confiar que seus funcionários estão online e conversando descontroladamente.

Este artigo abordará:

Diferença entre política de mídia social e diretrizes de mídia social
Exemplos reais de outras marcas
Como usar nosso modelo de guia de mídia social gratuito para criar seu próprio conjunto de guias

O que são recomendações de mídia social?

As diretrizes de mídia social são sugestões de como os funcionários da empresa devem se apresentar e apresentar a empresa em suas contas pessoais de mídia social.

Pense nas melhores práticas de mídia social como um guia para as melhores práticas de mídia social para funcionários.

Devem descrever como se comportar nas redes sociais de forma positiva e benéfica tanto para a empresa quanto para funcionários e clientes. As recomendações sociais podem incluir dicas de etiqueta, ferramentas úteis e links para recursos importantes.

É importante observar que realmente não recomendamos proibir os funcionários de usar as mídias sociais ou proibi-los de falar sobre sua empresa. Não é bom proteger ou censurar a presença social dos membros de sua equipe: fale sobre o assassino moral e diga adeus a qualquer oportunidade de embaixador orgânico.

Observe que as políticas de uso de mídia social são diferentes da política de mídia social de sua empresa. Eles também diferem do seu guia de estilo de mídia social.

A Política de Mídia Social é um documento abrangente que detalha como uma empresa e seus funcionários usam a mídia social. Essas políticas visam proteger a marca de riscos legais e manter sua reputação nas redes sociais. Onde as políticas de mídia social estabelecem regras e consequências para quebrá-las, as diretrizes de mídia social são mais informativas.

Enquanto isso, o guia de estilo de mídia social define a voz da marca, os visuais da marca e outros elementos importantes de marketing. É frequentemente usado por criadores de conteúdo em organizações para garantir que suas postagens tenham marca.

Outra diferença: as regras de mídia social também são diferentes das regras da comunidade, que definem as regras de interação pública com sua conta ou grupo.

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Por que a orientação de mídia social é importante?

Cada funcionário (sim, incluindo Maurice na contabilidade) é um potencial porta-voz de uma marca online. Compartilhar recomendações nas mídias sociais é sua chance de fornecer a toda a equipe as ferramentas para ajudá-los a promovê-lo de maneira positiva, inclusiva e respeitosa.

Use as regras de mídia social para:

Dê a seus funcionários a oportunidade de interagir positivamente com suas contas sociais pessoais.
Ensine as melhores práticas de mídia social
Incentive os funcionários a seguir suas contas oficiais ou usar hashtags oficiais.
Divulgue a estratégia da sua empresa nas redes sociais
Apresente aos funcionários ferramentas e recursos úteis de terceiros, como o painel de mídia social da Hootsuite ou o treinamento da Hootsuite Academy.
Proteja seus funcionários do assédio social
Proteja sua empresa contra ameaças de cibersegurança
Esclareça quais informações podem ser compartilhadas e o que é uma violação de privacidade
Aumente a reputação da sua marca nas redes sociais

Embora as práticas recomendadas de mídia social geralmente sejam projetadas para serem compartilhadas com os funcionários, qualquer pessoa com quem você trabalha também pode se beneficiar dessas práticas recomendadas – como parceiros corporativos, agências de marketing ou influenciadores.

Se você não criar as melhores práticas de como sua empresa é apresentada ou discutida nas mídias sociais, as coisas podem rapidamente sair do controle. E, por outro lado, a falta de recomendações de mídia social também pode impedir que você se beneficie do conteúdo do funcionário. Um membro da equipe entusiasmado, munido de princípios sociais e confiante de que tem permissão para falar, pode ser um poderoso porta-voz da sua marca.

10 regras de mídia social para funcionários

Aqui está um resumo das principais seções que você deve incluir em suas políticas de mídia social. Mas é claro que, embora esses detalhes sejam comuns, vá em frente e adapte qualquer parte disso para se adequar à sua marca: afinal, cada setor é diferente.

Na verdade, cada empresa é única… então você pode querer verificar com sua equipe antes de se comprometer com quaisquer regras rígidas e rápidas. Seus funcionários podem ter dúvidas ou preocupações específicas que seria útil incluir em seu documento principal.

1. Contas oficiais

Identifique os canais de mídia social oficiais da sua empresa e incentive os funcionários a segui-los. Esta não é apenas uma chance de conseguir mais alguns seguidores, é uma ótima oportunidade para mostrar aos funcionários como sua marca se apresenta nas redes sociais.

Você também pode definir hashtags específicas se elas forem uma parte importante de sua estratégia social.

Em alguns casos, as empresas permitem ou exigem que determinados funcionários mantenham contas de mídia social relacionadas à marca. Se é isso que sua empresa faz, é um bom lugar em suas diretrizes sociais para explicar como um membro da equipe pode (ou não) entrar em sua própria conta de marca.

2. Divulgação e transparência

Se os membros da sua equipe declaram orgulhosamente em suas contas sociais que trabalham para sua empresa, é uma boa ideia pedir-lhes que esclareçam que estão criando postagens de mídia social em seu nome e não em sua marca. Adicionar informações ao seu perfil de mídia social ou biografia de que “Todas as opiniões expressas são minhas” (ou similar) ajuda a deixar claro que essa não é uma visão oficial.

Dito isto, se eles vão discutir questões relacionadas à empresa nas mídias sociais, eles são efetivamente obrigados por lei a se identificarem como funcionários. Esta é uma regra, não uma sugestão amigável. De fato, nos Estados Unidos, a Federal Trade Commission exige que a identificação ocorra no posto apropriado. Apenas mencioná-lo em sua biografia não é suficiente.

Um exemplo de biografia de um funcionário do Google no Twitter

3. Privacidade

Nunca é demais lembrar à sua equipe que as informações confidenciais da empresa são confidenciais a qualquer hora do dia. Quer se trate de informações pessoais sobre colegas, divulgações financeiras, produtos futuros, comunicações privadas, dados de pesquisa e desenvolvimento ou outras informações confidenciais, esclareça que a privacidade e a confidencialidade devem ser respeitadas em todas as plataformas de mídia social.

4. Cibersegurança

Hacks cibernéticos e ameaças não são brincadeira. Mesmo que seus funcionários estejam atentos a phishing e afins, nunca é demais aprender os fundamentos da segurança cibernética, especialmente se você estiver coletando informações de clientes ou clientes.

Cibersegurança em primeiro lugar!

Atualização rápida de segurança cibernética 101:

Escolha senhas fortes
Use senhas diferentes para cada conta social
Não use as mesmas senhas para contas corporativas.
Use a autenticação de dois fatores (ou multifatores) para entrar nas redes sociais
Limite as informações pessoais e profissionais que você compartilha
Use credenciais pessoais para contas pessoais
Verifique se sua conexão com a Internet é segura
Não baixe ou clique em conteúdo suspeito
Ative serviços de localização em aplicativos somente quando necessário
Pratique Navegação Segura

5. Perseguição

As diretrizes geralmente lembram os funcionários de serem gentis nas mídias sociais. Mas, além de promover a positividade, as empresas também devem deixar claro que não toleram nenhuma forma de assédio nas redes sociais.

Por outro lado, é uma oportunidade de dar suporte aos seus funcionários caso eles sofram assédio. Defina sua política em relação a trolls ou agressores, seja denunciá-los, ignorá-los, bloqueá-los ou bani-los.

Diga às pessoas como relatar problemas que possam estar enfrentando. Se for necessário suporte, informe aos funcionários como e onde eles podem obtê-lo.

Fornecer um protocolo e ferramentas ajudará sua equipe a eliminar os problemas pela raiz antes que eles se transformem em uma crise de mídia social.

6. Inclusão

É importante que todos os empregadores e marcas promovam a inclusão nas mídias sociais e além. Incentive seus funcionários a fazerem o mesmo – é uma forma de mostrar que você também se importa com eles.

As recomendações para inclusão podem incluir:

Use pronomes inclusivos (eles/eles/eles/pessoas)
Adicione legendas descritivas às imagens
Esteja atento à representação
Não faça suposições sobre gênero, raça, experiência ou habilidades
Evite emojis de gênero ou raça
Sinta-se à vontade para compartilhar seus pronomes favoritos
Use letras maiúsculas para hashtags (isso as torna mais legíveis para leitores de tela_
Use uma variedade de imagens e ícones. Isso inclui imagens de estoque, emoji e visuais de marca.
Denuncie e exclua quaisquer comentários considerados sexistas, racistas, capacitistas, anti-idade, homofóbicos ou odiosos em relação a qualquer grupo ou pessoa.
Torne o texto acessível usando linguagem simples e acessível para pessoas aprendendo inglês como segunda língua ou pessoas com dificuldades de aprendizagem.

Recursos adicionais sobre inclusão podem ser encontrados aqui.

7. Aspectos legais

Seus princípios sociais podem incluir lembrar os funcionários de respeitar a propriedade intelectual, direitos autorais, marcas registradas e outras leis relevantes. Em caso de dúvida, a regra geral é relativamente simples: se não for seu e você não tiver permissão, não poste. Fácil!

8. O que fazer e o que não fazer

É claro que, embora você queira examinar as seções anteriores em detalhes, fazer uma lista de referência rápida do que fazer e do que não fazer é uma chance de tornar tudo o mais claro possível.

Por exemplo…

INCLUA a empresa como empregadora em sua biografia nas redes sociais (se desejar).
NÃO ENCONTRE concorrentes de forma inadequada
Partilhe mensagens, eventos e histórias da empresa nas redes sociais.
NÃO DIVULGUE segredos da empresa ou informações confidenciais de seus colegas
EXPRESSE sua própria opinião – apenas certifique-se de não falar pela empresa.
NÃO comente sobre questões legais relacionadas à empresa
DENUNCIE o assédio que você experimentou ou notou
NÃO interaja com trolls, cobertura negativa ou comentários

9. Recursos úteis

Você pode incluir links para recursos úteis em seu documento de orientação ou listá-los em uma seção separada. Onde quer que você os coloque, é uma boa ideia criar um link para sua política de mídia social, guia de estilo de mídia social e diretrizes da comunidade para que todos tenham essas informações à mão.

Outros links que você pode querer incluir podem ser:

documentos da empresa
- código de conduta corporativo
- Contratos de trabalho
- política de Privacidade
Regulamentos de Marketing, Publicidade e Vendas do Governo do Canadá e da Federal Trade Commission.

Se sua empresa oferece recursos de mídia social, que maneira melhor do que suas recomendações de mídia social para conscientizá-los? Quer se trate de ferramentas, treinamento da Hootsuite ou bolsas de mídia social, você dá às pessoas que trabalham para você a oportunidade de se esforçar (pés?) nas mídias sociais.

10. Informações de contato e data

Não se esqueça de adicionar também informações para onde você pode enviar perguntas. Pode ser uma pessoa específica, um fórum ou canal Slack ou um endereço de e-mail.

Você também deve indicar quando suas recomendações foram atualizadas pela última vez.

Exemplos de recomendações para redes sociais

Procurando exemplos reais de regras de uso de mídia social? Reunimos várias fontes de inspiração.

O Grossmont-Cuyamaca Community College District fornece conselhos claros e concisos sobre as melhores práticas. “A liberdade de expressão deve ser exercida com responsabilidade”, lembra a página aos leitores. “Essas diretrizes fornecem um roteiro para o uso construtivo, respeitoso e produtivo de sites de redes sociais.”

A Intel faz de tudo para assegurar aos funcionários que eles não estão aqui para censurar ou controlar seu comportamento online. “Confiamos em você”, diz o manual direta e indiretamente. Desde o início, a Intel deixou seus desejos claros: seja sincero, concentre-se no bem e use o bom senso.

A Universidade de Stanford (sim, a mesma instituição da qual o fundador do Facebook, Mark Zuckerberg, abandonou) desenvolveu políticas de mídia social que são bastante amplas, mas fornecem aos usuários muitos recursos e contexto. Se suas recomendações de mídia social forem tão detalhadas, pode ser uma boa ideia discutir as principais conclusões com sua equipe em um workshop ou seminário para garantir que nenhum detalhe seja deixado de fora.

A Escola de Enfermagem Bloomberg da Universidade de Toronto oferece uma lista muito concisa de recomendações que são fáceis de digerir rapidamente. É um bom lembrete de que a forma como você desenvolve suas diretrizes pode ajudar na compreensão, seja uma página da Web, um PDF ou um folheto.

Lembre-se de que suas recomendações podem ser tão longas ou tão curtas quanto você desejar. O Sharp News, por exemplo, oferece apenas quatro recomendações para o uso das mídias sociais.

O Comitê Olímpico manteve suas recomendações de mídia social para as Olimpíadas de Pequim em uma página, embora bastante densa. Com base no “pode” e no “impossível”, torna-se imediatamente claro o que é aceitável e o que é condenável.

Como a Nordstrom é uma empresa de atendimento ao cliente e a privacidade é importante, suas políticas de mídia social se concentram fortemente na proteção do cliente. Seu próprio setor será diferente, portanto, ajuste suas recomendações para atender às suas áreas problemáticas específicas (ou oportunidades!).