15 bästa Microsoft Word-tips och tricks

Microsoft Word är den perfekta appen som är lätt att komma igång med men som har många inlärningsfunktioner. I den här guiden kommer jag att gå igenom några av de bästa Microsoft Word-tipsen och tricken. Detta kommer att vara väldigt praktiskt om du redigerar dokument varje dag.

Word är fortfarande ett av Microsofts mest värdefulla och äldsta verktyg. Under åren har mjukvaran utvecklats för att skapa komplexa tabeller och diagram, sammanfattningar, flygblad och nyhetsbrev, bland annat. Du kan använda dessa bästa tips och tricks för att minska tiden du spenderar på MS Word och gå vidare till nästa uppgift på din lista.

15 bästa Microsoft Word-tips och tricks

Det mest populära ordbehandlingsprogrammet som används av maskinskrivare runt om i världen är Microsoft Word. När du skriver ut en rapport, en berättelse, en uppsats eller vad du än jobbar med, är programmet laddat med alla möjliga funktioner som du kanske aldrig kommer att stöta på. Jag presenterar några av mina favoritknep för att hjälpa dig att upptäcka några av de mindre kända programvarorna. Här är femton tips och tricks som gör dig till en Microsoft Word-guide:

1. Använd dina egna typsnitt och stilar
2. Bestäm ditt dokuments läsbarhetsstatistik
3. Markera ett erbjudande genom att klicka
4. Använd automatisk uppdatering av datum och tid
5. Bli av med oönskad formatering.
6. Infoga skärmdump
7. Få ditt dokument att tala
8. Ta bort Toolbar Ribbon
9. Skydda ditt dokument
10. Konvertera Word till PDF
11. Använd mallar för att spara tid.
12. Importera, formatera och redigera bilder
13. Radera ord med en enda knapptryckning
14. Lägg till bokmärken i ett dokument
15. Kombinera och slå samman dokument

Låt oss prova dem en efter en.

1] Klicka på Anpassade teckensnitt och stilar

Ett av de viktiga tipsen för att arbeta med Word är att justera teckenstorleken och stilen. Word visar text i 12-punkts Calibri-teckensnitt som standard. Om du ändrar teckensnittsinställningarna kan du ändra utseendet på ditt dokument.

Det finns två sätt att ändra teckenstorlek och stil:

• Innan du anger något kan du göra ändringar i inställningarna.
• När du har skrivit texten kan du även justera storleken och stilen på texten.

Du kan ändra detta i det övre vänstra hörnet av skärmen genom att göra följande:

• På vänster sida av fliken Hem ser du Teckensnittsgruppen .

• Klicka och dra bara markören för att välja texten du vill ändra.
• Efter det kan du ändra teckensnittet med hjälp av rullgardinsmenyerna i gruppen Teckensnitt .
• Välj en ny typsnittsstil och ändra storleken.

I realtid kommer du att se hur Word uppdaterar din text. Detta gör det till ett av de mest populära tipsen för Microsoft Word – det är en enkel justering som ger betydande resultat!

2] Bestäm ditt dokuments läsbarhetsstatistik

Word kan också bedöma komplexiteten i din skrivstil, förutom stavning och grammatik. Stämmer din skrivstil med till exempel nivån på förståelse hos femteklassare eller personer med högre utbildning? Du har inget att oroa dig för. Word beräknar din poäng på en 100-gradig skala med Flesh Reading Ease Test. Som en allmän regel gäller att ju högre procentandel på skalan, desto lättare är det att förstå. Dokumentation från kontoret anger vanligtvis att poängen måste vara över 60.

Dessutom indikerar Flesh-Kincaid Grade Level-testet vilket betyg din text är skriven för, och enligt Microsofts dokumentation bör du sikta på mellan 7.0 och 8.0.

Här är proceduren för att aktivera den här funktionen:

• Öppna Word > Gå till Arkiv > Alternativ > Välj stavning
• Under rubriken Vid rättning av stavning och grammatik i Word > Markera kryssrutan Kontrollera grammatik med stavning.
• Markera sedan Visa läsbarhetsstatistik > Klicka på OK.
• När du har aktiverat den här funktionen öppnar du filen du vill utforska.
• Tryck på F7 eller välj Översikt > Stavning och grammatik.

Word visar läsnivån för ditt dokument efter att ha kontrollerat grammatik och stavning.

3] Markera ett erbjudande med ett klick

Du kanske vill välja en stor del av dokumentet för att ändra teckensnitt, textfärg etc. Det vanliga sättet att flytta markören över ett textblock är att dra markören, men detta kan vara tidskrävande, särskilt när textblocket är stort och sträcker sig över flera sidor.

För att göra detta snabbt, följ dessa steg:

• Klicka på början av textblocket du vill markera.
• Håll ned Skift-tangenten och scrolla ner till slutet av textblocket.
• Allt kommer att markeras när du klickar på slutet av texten. Du kan sedan vidta alla åtgärder du behöver.

Om du vill markera hela dokumentet kan du göra det genom att trycka på Ctrl + A.

4] Använd automatisk uppdatering av datum och tid

Använder du samma dokument om och om igen så länge du bara ändrar några få viktiga detaljer? Ett smart knep är att låta Word automatiskt uppdatera datumet om dokumentet innehåller tid och datum.

För att infoga ett datum som uppdateras automatiskt kan du följa dessa steg:

• Öppna Word > klicka på fliken Infoga.
• I textgruppen > klicka på Datum och tid.
• Välj önskat format i dialogrutan Datum och tid .
• Markera sedan rutan Uppdatera automatiskt .

Datumet kommer att infogas som ett fält och uppdateras automatiskt.

5] Bli av med oönskad formatering

Det är lätt att förstöra formateringen av ett dokument, särskilt om det har kopierats och klistrats in från en annan källa. Därför bör du kontrollera och korrigera eventuell felaktig formatering för att göra ditt dokument mer attraktivt och presentabelt. Du måste återställa det till standardformatet som visas i Teckensnittsgruppen på fliken Hem i menyfliksområdet. För att göra detta måste du följa stegen nedan:

• Markera den stötande texten och tryck på Ctrl+Mellanslag.
• Du kan också använda knappen ” Rensa all formatering ” för att bli av med formateringen av den markerade texten.

Det är allt.

6] Infoga skärmdump

Att lägga till en visuell representation eller länk till innehållet i en artikel eller recension ger ibland djup. Så här kan du använda skärmdumpsfunktionen i MS Word för att ta en skärmdump och lägga vikt på ditt innehåll. För att göra detta, följ dessa steg:

• Öppna Word > Klicka på fliken ”Infoga”.
• Klicka på alternativet Skärmdump i illustrationsgruppen i bandgruppen .
• Alternativet att beskära skärmen visas .
• Om du klickar på den kommer du till sidan du vill ta en skärmdump av.
• Dra musen till önskad bild.
• En kopia av skärmdumpen kommer automatiskt att läggas till ditt dokument.

Detta är allt.

7] Få ditt dokument att tala

Word har en intressant funktion som låter dig läsa text i ett dokument genom din dators högtalare. Det hör inte till menyfliksområdet, så det måste läggas till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Följ dessa steg för att få dina dokument att tala:

• Öppna Word > Klicka på Arkiv på menyfliksområdet > Klicka sedan på Alternativ från menyn till vänster på skärmen.
• Klicka på verktygsfältet Snabbåtkomst > Ändra rullgardinsmenyn från populära kommandon till alla kommandon. Vänta några sekunder tills listan med kommandon uppdateras.
• Rulla ned till Tala > tryck på Lägg till.
• I snabbåtkomstfältet ovanför menyfliksområdet ser du Tala-ikonen. Det ser ut som en tom pratbubbla.
• Välj text > Klicka sedan på Tala- ikonen och efter några sekunder kommer du att höra den upplästa texten.

Du kan skapa en ljudbok från ett dokument. Detta skulle vara till stor hjälp i en presentation där din publik måste förstå alla punkter i ett dokument innan de går vidare till nästa avsnitt.

Det är ofta mer effektivt för en publik att lyssna på det talade ordet än att läsa något där de kan hoppa över rader och komma till felaktiga slutsatser.

8] Ta bort verktygsfältsband

Det grå verktygsfältet överst i Word kallas menyfliksområdet.

Om du vill skriva utan avbrott kan du dölja verktygsfältet högst upp i dokumentet genom att helt enkelt trycka på tangentkombinationen Ctrl + F1 på ditt tangentbord. När du är klar med ditt arbete kan du trycka på Ctrl + F1 igen för att visa det igen.

9] Skydda ditt dokument

Det är troligt att du har lagt ner mycket arbete på att skapa ett komplext dokument, och du kanske inte vill att dina kollegor ska kunna göra några ändringar, eller så vill du bara att de ska kunna göra vissa ändringar, som att infoga kommentarer .

Om dokumentet är tillgängligt i en fleranvändarmiljö kan du också tilldela ett lösenord till det så att endast behöriga användare kan öppna det. Microsoft Word har ett antal inbyggda säkerhetsfunktioner som kan hjälpa till att kryptera din text. Följ stegen nedan för att komma åt skyddsinställningarna:

• Klicka på Arkiv > Info > Skydda dokument.
• Du kan välja Begränsa redigering, Kryptera med lösenord eller Begränsa åtkomst från rullgardinsmenyn.

Genom att välja ”Kryptera med lösenord” kan du kontrollera behörigheter för visning och redigering .

10] Konvertera Word till PDF

Använder du fortfarande programvara från tredje part för att konvertera Word-dokument till PDF-filer? Nåväl, nu kan du helt enkelt konvertera ditt Word-dokument till PDF med bara några få steg istället för på gammaldags sätt:

• Öppna dokumentet du vill spara som PDF .
• Spara dokumentet genom att klicka på fliken Arkiv > klicka på fliken Spara som, dialogrutan Spara som visas.
• Klicka på rullgardinsmenyn Spara som typ > välj PDF-alternativet .
• Se till att alternativet Öppna fil efter publicering är markerat eller markerat.
• Klicka på alternativet Spara.

Detta blir ditt PDF-dokument.

11] Använd mallar för att spara tid.

Det finns många mallar tillgängliga i Microsoft Word, från CV till nyhetsbrev. Det mesta av det hårda arbetet – formatering, layout etc. – är redan gjort för dig om du börjar med en mall. Följ dessa steg för att komma igång med en mall:

• Starta Word > Klicka på Ny.
• Under alternativet Tomt dokument ser du miniatyrbilder av några av mallarna du kan välja mellan.
• Mallarna som visas ovan är bara några av alternativen som finns tillgängliga online.
• Om du letar efter något specifikt, klicka där det står Sök onlinemallar och ange ett nyckelord – som CV . Tryck sedan på Enter på ditt tangentbord.

Det är allt.

12] Importera, formatera och redigera bilder

Du kan lägga till bilder till dina dokument genom att göra följande:

• Starta Word. Klicka på fliken Infoga på menyfliksområdet.
• Klicka sedan på Bilder > Den här enheten.
• Hitta önskad bild. Klicka sedan på Infoga för att lägga till det i dokumentet.
• Du kan också välja stockbilder eller onlinebilder från Infoga > Bilder > Onlinebilder.

I de flesta fall kommer du att behöva göra en del arbete för att få dina bilder att se bäst ut. Som standard placerar Word dina bilder så att de är i linje med din text, men detta kanske inte är det bästa valet. För att åtgärda detta, följ dessa steg:

• Högerklicka på bilden och välj ” Text Wrap ” för andra alternativ. Square är ett bra alternativ eftersom det låter dig dra bilden var som helst och linda text runt den.
• Klicka på din bild och sedan på fliken Bildformat på menyfliksområdet för fler bildredigeringsalternativ.
• Du kan till exempel välja en ram, skugga eller effekt i Picture Styles , eller klicka på ” Crop ” för att ta bort oönskade delar av bilden.

13] Radera ord med en knapptryckning

Vill du radera en stor textbit? Istället för att hålla ner backstegstangenten håller du ned CTRL och trycker sedan på backstegstangenten på ditt tangentbord.

Genom att göra detta, istället för att bara ta bort ett tecken, tas ett ord bort varje gång du trycker på backstegstangenten. Tack vare detta kan du radera bitar av text blixtsnabbt.

14] Lägg till bokmärken till ett dokument

När du arbetar med stora dokument är bokmärken väldigt bekväma. Du kan bokmärka vilken del av ett dokument som helst och namnge bokmärket så att det kan användas för att söka efter specifik text. Namnet på bokmärket visas inte i själva dokumentet.

För att lägga till ett bokmärke, följ dessa steg:

• Du kan skapa ett bokmärke genom att placera markören där du vill att den ska visas.
• Klicka på fliken Infoga på menyfliksområdet > Klicka på bokmärkesikonen i gruppen Länkar .
• Du kommer att uppmanas att ge ditt bokmärke ett namn i ett popup-fönster.
• Klicka bara på ” Lägg till ”-knappen för att lägga till ett bokmärke till ditt dokument.
• Tryck nu på F5 för att hitta bokmärket i dokumentet.
• Knapparna Gå till och Sök och Ersätt visas i popup-fönstret.
• Välj ” Bokmärke ” i den första listan > Välj sedan det bokmärkesnamn du vill ha från rullgardinsmenyn.
• Klicka på ”Gå” .

15] Sammanfoga och konsolidera dokument

Office 365 erbjuder en Word-funktion som gör att vem som helst kan slå samman och slå samman flera dokument till en enda fil. Detta är otroligt praktiskt för dem som får dokument från flera källor och behöver presentera dem för mötet som ett dokument.

Slutsats

Även om Microsoft Word används flitigt, är dess bästa funktioner okända för de flesta användare. Jag hoppas att det här inlägget var till hjälp och nu känner du till några av de bästa Microsoft Word-tipsen och tricken som kommer att spara dig mycket tid, speciellt om du arbetar med ett stort och komplext dokument.