8 enkla sätt att dela Outlook-kalender med andra
Vill du dela din kalender med kollegor och andra personer på din arbetsplats, men vet inte hur du gör det? Oroa dig inte; I den här artikeln kommer vi att diskutera enkla sätt att göra kalenderdelningsprocessen till en lek för dig.
Följ alla steg som nämns i artikeln eftersom de ges för att undvika risken för misstag. Stegen i den här artikeln fungerar utmärkt i Office 365 och efter 2013 versioner av Outlook, så att du kan dela din Outlook-kalender med andra.
Vad är Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook är en mångsidig programvara som tjänar en mängd olika syften, inklusive att samarbeta med andra för att markera händelser, ställa in påminnelser för viktiga händelser, schemalägga möten och mer.
Microsoft Office innehåller Office 365-mappar. Det används främst för att utbyta e-postmeddelanden (med e-posttjänster som @Gmail, @hotmail, @msn, etc.) med teammedlemmar via kommunikation med Microsofts servrar.
Funktioner som delning av e-postkalender och hantering av viktiga uppgifter gör Outlook till en viktig del av alla företag.
- Steg för att dela din nya kalender i Microsoft Outlook
- Steg för att dela din kalender med en arbetskollega
- Hur visar jag en kalender som delas med mig av en kollega?
- Steg för att dela din kalender med någon utanför din organisation
- Hur får jag åtkomst till en kalender som har delats med någon utanför min organisation?
- Hur kan jag komma åt den delade kalendern om jag använder programvara från tredje part?
- Vem har tillgång till din kalender och vilka behörigheter har de?
När du delar en Outlook-kalender finns det två möjliga situationer. Först vet du personen du vill skicka den här kalendern till. Ett annat scenario är när en användare delar en kalender utanför din organisation.
Vi kommer att titta på hur man närmar sig båda situationerna med följande steg.
Stegen för att dela en Outlook-kalender som du känner till eller arbetar i samma organisation är enkla.
1. Öppna skrivbordsprogrammet Outlook.
2. Om du har flera konton registrerade i din kontorssvit, se till att du bara väljer kalendern från rätt Microsoft-konto.
3. Klicka på fliken Hem. Klicka på Dela kalender och välj önskad kalender.
4. Gå till fliken ”Behörigheter” och klicka på ”Kalenderegenskaper”. Det kommer att visa dig en lista över användare som kan komma åt din kalender.
5. Enligt standardinställningarna kan alla som jobbar på samma företag bara se schemat när du är upptagen, inget mer.
6. Konfigurationerna varierar dock beroende på organisation. Därför kommer vi att fokusera på hur du kan dela det med en användare som arbetar med dig.
7. Klicka nu på ”Lägg till”-knappen för att ge någon åtkomst till din kalender.
8. Därefter kommer du att se din adressbok på displayen. Enligt standardinställningarna kommer den att visa dig en lista över användare från din organisation.
9. Om den önskade användaren inte finns i listan kan du aktivera den genom att klicka på knappen Lägg till. Klicka på OK.
- När du har lagt till användaren klickar du på OK. Din kalender kommer inte att vara tillgänglig för den här personen.
10. Det valda användarnamnet kommer att visas i behörighetsfönstret. Som standard kommer de att vara inställda på ”Kan visa alla detaljer”.
Denna inställning kan konfigureras och ändras när som helst som du vill.
- Klicka på fliken ”Hem”.
- Välj Lägg till kalender.
- Klicka på Öppna delad kalender.
- Efter det öppnas ett fönster. Ange namnet på användaren vars delade kalender du vill visa och klicka på OK.
Du kan nu komma åt alla användarens delade kalendrar i listan Delade kalendrar.
Processen för att dela en kalender med någon som arbetar i en annan organisation är inte mycket annorlunda.
1. Öppna programmet OutlookDesktop.
2. Öppna kalendern du vill dela.
3. Om du har flera Microsoft-konton på din enhet, se till att du bara väljer kalendern från rätt Microsoft-konto.
4. Klicka på Huvudmeny. Klicka på Dela kalender.
5. Då öppnas ett fönster med kalenderegenskaper. Om du vill dela din kalender med en användare som inte finns med i listan klickar du på Lägg till i dialogrutan Lägg till användare.
6. Du kan se en lista över användare som för närvarande kan se din Outlook-kalender.
7. Efter det kommer din adressbok att visas på skärmen. Härifrån väljer du ”Kontakter”. Alla externa kontakter som är lagrade i din adressbok kommer att visas i listan.
8. Men om du upptäcker att användaren du vill ha inte finns i den här listan, måste du lägga till den användaren först. Lägg till denna användare och klicka på OK. Din kalender kommer att delas.
9. Användaren du valde kommer att inkluderas i behörighetsfönstret. Som standard kommer de att vara inställda på ”Kan visa alla detaljer”.
Detta alternativ kan uppdateras eller ändras när som helst efter eget gottfinnande.
Det är viktigt att notera här att personer som arbetar utanför din organisation inte kan beviljas ”Delegate” eller ”Can Edit”-rättigheter.
Detta skiljer sig från det vanliga sättet att komma åt en delad kalender.
Processen för att visa en delad kalender av någon utanför din organisation är något annorlunda.
Följ stegen nedan för att komma åt den delade kalendern som mottagare.
- Klicka på Acceptera och visa kalender.
- Du kommer att omdirigeras till den officiella Outlook-webbplatsen.
- Du måste vara inloggad på ditt konto för att se den delade kalendern.
Metoderna som nämns i artikeln är inte direkt tillämpliga om du inte har Outlook och använder alternativ programvara.
Processen är lite tidskrävande eftersom den kräver några extra steg. Vi kommer att förklara genom att ta en länk till Google Kalender. Detta beror på att det är en av de mest populära kalenderprogramvaran som finns på marknaden just nu.
Stegen är dock lika giltiga för alla andra kalenderprogram som du använder.
- Öppna Gmail (eller vilken e-posttjänst du använder) och logga in på ditt e-postkonto.
- Öppna e-postmeddelandet med delningsinbjudan.
- Du kommer att se ett nytt e-postmeddelande öppet. Högerklicka på alternativet ”Denna URL” i det nedre högra hörnet av e-postmeddelandet.
- Välj Kopiera länkplats.
- Logga in på din Google Kalender.
- Klicka på de tre prickarna bredvid Lägg till kalender.
- Välj Från URL.
- Klistra in webbadressen du kopierade.
- Klicka på Lägg till kalender.
Kalendern visas inte i listan ”Övriga kalendrar” till vänster på skärmen.
7. Vem har tillgång till din kalender och vilka behörigheter har de?
När du delar en kalender har du flera detaljnivåer att välja mellan.
- Kan se när jag är upptagen: De med denna åtkomstnivå i din kalender ser bara när du är närvarande.
- Kan visa titlar och platser: Användare med denna behörighetsnivå kan se din tillgänglighet, innehåll och mötesplatser.
- Kan se all information. De som har den här åtkomstnivån i din kalender kan se alla dina mötesdetaljer precis som du kan.
Slutsats
Detta för oss till slutet av denna artikel. I den här artikeln pratade vi om hur du delar din kalender med personer inom och utanför din organisation.
Vi diskuterade hur du kan se delade kalendrar. Vi har också förklarat hur du kan ge tillstånd till andra användare vid behov.
FAQ
Du kan när som helst återkalla behörigheten att komma åt din kalender från vem som helst. Tänk på att Microsoft 365- och Outlook-användare kan ta lite tid att uppdatera visningsbehörigheterna för din kalender.1. Välj Kalender.2. Klicka på Hem. Välj kalenderbehörigheter.3. På behörighetsfliken hittar du en lista över användare som kan komma åt den här kalendern. Välj det användarnamn du vill ta bort och klicka på Ta bort.4. Klicka på OK-knappen.
Det finns tre möjliga förklaringar till meddelandet ”Den här kalendern kan inte publiceras”.– Den angivna e-postadressen är ogiltig.– Detta är en Microsoft 365-grupp-e-postadress.
En av de främsta anledningarna till att människor väljer att dela kalendrar via e-post är att med den här metoden kan du skicka dem en statisk kopia av kalendern. Du kan också ange perioden för det specifika datumintervallet du vill dela. Detta kommer att hålla dina schemalagda uppdateringar säkra och privata. Genom att använda den här metoden kan du säkerställa att mottagaren får en ögonblicksbild av din kalender.
Lämna ett svar