Säkerhet i virtuella datarum: 6 saker att tänka på

Att hålla företagsfiler säkra är ett måste för alla företag. Dessa dokument innehåller information som inte bara hjälper företaget att blomstra, utan inkluderar även dina anställdas personliga filer, deras löner och hemadresser. Det är därför det är bra för ditt företag att lagra dessa dokument på en specifik plats, skyddad från externa hot.

Av de många molnlagringslösningar som finns på marknaden är det bara ett fåtal som kan tillhandahålla fullständig filsäkerhet. Virtuella datarum är byggda kring idén om en säker dokumentmiljö som kan delas med omvärlden vid behov. Men vilka funktioner ska de bästa datarummen ha?

1. Säkerhetscertifikat

Virtuella datarumsleverantörer måste ha alla nödvändiga certifikat och säkerhetsalgoritmer för att göra det lika säkert som en fästning. Ta en titt på de mest populära virtuella datarummen som finns på marknaden och jämför vilka säkerhetscertifieringar de har och vad de verkligen gör med säkert utrymme.

Om online-fillagring bygger på idén om säkerhet, har den också verktyg som låter klienten göra utrymmet ännu säkrare. Dessa är vanligtvis behörighetsinställningar, vattenmärkningsfunktioner och tvåfaktorsautentisering.

2. Behörighetsinställningar

En säker VDR är designad inte bara för lagring utan också för samarbete. Därför är det viktigt att ha koll på vem som har tillgång till vilka filer.

Med behörighetsinställningar kan du tillåta vissa personer att komma åt utvalda dokument. Således kommer endast de filer som är direkt länkade till dem att vara tillgängliga för dem.

Du riskerar inte informationsläckor eller integritetsintrång, och du kan vara säker på att endast de personer som behöver se dokumenten kommer att kunna se dem. Virtuella datarumsleverantörer är säkra på det.

3. Vattenstämpelfunktioner

Om någon vill hämta en fil från programvaran för det virtuella datarummet kommer dessa dokument att ha en vattenstämpel som understryker vem som laddade upp filen och när.

Om det finns några problem med att läcka känslig information kan du använda vattenmärkningsfunktionen för att identifiera en svag punkt på ett av dina anställdas konton.

Det är också mycket lättare att hålla reda på vilka typer av dokument som skrivs ut och vem som behöver skriva ut dem för hanteringsändamål. Det finns också alternativ för verktyget, beroende på behoven hos användaren av det virtuella datarummet.

4. Säker fildelning

Som nämnts tidigare är online datarumsmjukvara inte bara en plats för att lagra dokument på ett säkert sätt, utan också för att dela dem med andra.

Sättet de delas på måste också vara säkert, och det virtuella datarummet måste kunna ge dig den säkerheten – genom krypteringsalgoritmer och ge åtkomst till personer med lämplig behörighet. Och det bör inte finnas några integritetsproblem under filöverföring eller filåtkomst, och du måste kontrollera den virtuella datarumsleverantörens recensioner för att se hur starka deras säkerhetsåtgärder är.

Det är en kombination av verktyg som är tillgängliga för kunden och de som är inbyggda i lösningen som gör erfarenhetsutbytet verkligen säkert.

5. Tvåfaktorsautentisering

När det gäller personlig kontosäkerhet är en av de saker du kan vara säker på på din sida tvåfaktorsautentisering. Många hackare försöker komma åt din data och ett enkelt gammalt lösenord räcker inte.

Kombinationen av vad du har (autentisering) och vad du vet (lösenord) är praktiskt taget oöverträffad. Ett virtuellt datarum måste ha denna funktion för att vara en verkligt säker miljö för att lagra dina affärsfiler.

6. Support

Om det finns några problem när du använder virtuella datarum kan ett bra supportteam ge den extra säkerhet du behöver. Eventuella buggar i programvaran eller helt enkelt felaktig hantering av tillgängliga verktyg kan korrigeras via en kompetent leverantörs hotline.

När du letar efter en virtuell datarumslösning bör du också vara medveten om vilken hjälp du kan få från teamet – har de en hotline eller chattfunktion inbyggd i sitt virtuella datarum? Finns det alltid en representant tillgänglig för att hjälpa dig?

Säkerhet i virtuella rum

Säkerheten är avgörande i alla situationer. I affärsvärlden är detta en av de viktigaste funktionerna som alla verktyg kan ha. Därför ska det elektroniska datarummet, där alla företagets viktigaste filer ska lagras, vara en säker miljö. Genom att titta igenom alla listade funktioner och söka efter dem på marknaden för virtuella datarum, är du säker på att hitta en lösning som passar alla dina behov av datarumsservice.