Hur du skapar en effektiv guide för sociala medier för ditt företag

Oavsett vilken bransch du är i, bör alla moderna företag ha bästa praxis för sociala medier.

Riktlinjerna för sociala medier beskriver de bästa sociala metoderna för dina anställda. I vissa fall krävs dessa regler enligt lag eller för rättsskydd. Men i slutändan är syftet med dessa riktlinjer att ge anställda den information de behöver för att fatta de rätta besluten i sociala medier för sig själva och företaget.

Detta gäller även om ditt företag inte har en närvaro på sociala medier ännu. Oavsett om du har ett officiellt Twitter-konto eller en Instagram-profil eller inte, är det bättre att lita på att dina anställda är online och chattar vilt.

Den här artikeln kommer att täcka:

• Skillnad mellan policy för sociala medier och riktlinjer för sociala medier
• Riktiga exempel från andra märken
• Så här använder du vår gratis mall för sociala medier för att skapa din egen uppsättning guider

Vad är rekommendationer för sociala medier?

Riktlinjer för sociala medier är förslag på hur företagets anställda ska presentera sig själva och företaget på sina personliga sociala mediekonton.

Tänk på bästa metoder för sociala medier som en guide till bästa metoder för sociala medier för anställda.

De ska beskriva hur man beter sig i sociala nätverk på ett sätt som är positivt och fördelaktigt för både företaget och anställda och kunder. Sociala rekommendationer kan innehålla etiketttips, användbara verktyg och länkar till viktiga resurser.

Det är viktigt att notera att vi verkligen inte rekommenderar att förbjuda anställda att använda sociala medier, eller att förbjuda dem att prata om ditt företag överhuvudtaget. Det är inte bra att bevaka eller censurera den sociala närvaron av dina teammedlemmar: prata om den moraliska mördaren och säg adjö till alla organiska ambassadörsmöjligheter.

Observera att användningspolicyer för sociala medier skiljer sig från ditt företags policy för sociala medier. De skiljer sig också från din stilguide för sociala medier.

Policyn för sociala medier är ett omfattande dokument som beskriver hur ett företag och dess anställda använder sociala medier. Dessa policyer är utformade för att skydda varumärket från juridiska risker och upprätthålla dess rykte på sociala medier. Där policyer för sociala medier anger regler och konsekvenser för att bryta mot dem, är riktlinjerna för sociala medier mer informativa.

Samtidigt definierar stilguiden för sociala medier varumärkets röst, varumärkesvisualer och andra viktiga marknadsföringselement. Det används ofta av innehållsskapare i organisationer för att säkerställa att deras inlägg är varumärkesskyddade.

En annan skillnad: regler för sociala medier skiljer sig också från gemenskapsregler, som anger reglerna för offentlig interaktion med ditt konto eller din grupp.

Vill veta mer? Ta den kostnadsfria Hootsuite Academy-kursen Implementering av social mediahantering i din organisation.

Varför är vägledning i sociala medier viktigt?

Varje anställd (ja, inklusive Maurice inom redovisning) är en potentiell talesperson för ett onlinevarumärke. Att dela rekommendationer på sociala medier är din chans att ge hela teamet verktygen för att hjälpa dem att marknadsföra dig på ett positivt, inkluderande och respektfullt sätt.

Använd regler för sociala medier för att:

• Ge dina anställda möjligheten att positivt interagera med sina personliga sociala konton.
• Lär ut bästa praxis för sociala medier
• Uppmuntra anställda att följa dina officiella konton eller använda officiella hashtags.
• Sprid ditt företags strategi på sociala medier
• Introducera anställda för användbara verktyg och resurser från tredje part, som Hootsuites instrumentpanel för sociala medier eller Hootsuite Academy-utbildning.
• Skydda dina anställda från sociala trakasserier
• Skydda ditt företag från cybersäkerhetshot
• Förtydliga vilken information som kan delas och vad som är integritetskränkning
• Öka ditt varumärkes rykte på sociala medier

Medan bästa metoder för sociala medier vanligtvis är utformade för att delas med anställda, kan alla du arbetar med också dra nytta av dessa bästa metoder – som företagspartners, marknadsföringsbyråer eller influencers.

Om du inte skapar bästa praxis för hur ditt företag presenteras eller diskuteras på sociala medier kan saker snabbt gå utom kontroll. Och å andra sidan kan en brist på rekommendationer i sociala medier också hindra dig från att dra nytta av medarbetarnas innehåll. En entusiastisk teammedlem, beväpnad med sociala principer och säker på att de får tala, kan vara en kraftfull talesperson för ditt varumärke.

10 regler för sociala medier för anställda

Här är en sammanfattning av de viktigaste avsnitten du bör inkludera i dina policyer för sociala medier. Men självklart, även om dessa detaljer är vanliga, fortsätt och skräddarsy någon del av detta för att passa ditt varumärke: varje bransch är trots allt olika.

Faktum är att varje företag är unikt… så du kanske vill kolla med ditt team innan du förbinder dig till några hårda och snabba regler. Dina anställda kan ha specifika frågor eller funderingar som det skulle vara bra att ta med i ditt huvuddokument.

1. Officiella räkenskaper

Identifiera ditt företags officiella sociala mediekanaler och uppmuntra anställda att följa dem. Det här är inte bara en chans att få några fler följare, det är ett utmärkt tillfälle att visa medarbetarna hur ditt varumärke presenterar sig på sociala medier.

Du kan också definiera specifika hashtags om de är en viktig del av din sociala strategi.

I vissa fall tillåter eller kräver företag att vissa anställda har varumärkesrelaterade konton på sociala medier. Om det är vad ditt företag gör, är det en bra plats i dina sociala riktlinjer för att förklara hur en teammedlem kan (eller inte kan) logga in på sitt eget varumärkeskonto.

2. Offentliggörande och transparens

Om dina teammedlemmar stolt uppger på sina sociala konton att de arbetar för ditt företag, är det en bra idé att be dem förtydliga att de skapar inlägg på sociala medier för deras räkning och inte för ditt varumärke. Att lägga till information till sin sociala medieprofil eller bio om att ”Alla åsikter som uttrycks är mina egna” (eller liknande) hjälper till att göra det klart att detta inte är en officiell åsikt.

Med det sagt, om de ska diskutera företagsrelaterade frågor på sociala medier är de i praktiken skyldiga enligt lag att identifiera sig som anställda. Detta är en regel, inte ett vänligt förslag. Faktum är att i USA kräver Federal Trade Commission att identifiering sker på lämplig post. Det räcker inte att bara nämna det i din biografi.

Ett exempel på en Google-anställds biografi på Twitter

3. Sekretess

Det skadar aldrig att påminna ditt team om att konfidentiell företagsinformation är konfidentiell när som helst på dygnet. Oavsett om det är personlig information om kollegor, finansiella avslöjanden, framtida produkter, privat kommunikation, forsknings- och utvecklingsdata eller annan känslig information, förtydliga att integritet och sekretess måste respekteras på alla sociala medieplattformar.

4. Cybersäkerhet

Cyberhacks och hot är inget skämt. Även om dina anställda är vaksamma på nätfiske och liknande, skadar det aldrig att lära sig grunderna i cybersäkerhet, speciellt om du samlar in kund- eller kundinformation.

Cybersäkerhet först!

Rapid Cyber ​​​​Security Update 101:

• Välj starka lösenord
• Använd olika lösenord för varje socialt konto
• Använd inte samma lösenord för företagskonton.
• Använd tvåfaktorsautentisering (eller multifaktorautentisering) för att logga in på sociala nätverk
• Begränsa den personliga och professionella information du delar
• Använd personliga uppgifter för personliga konton
• Se till att din internetanslutning är säker
• Ladda inte ner eller klicka på misstänkt innehåll
• Aktivera platstjänster i appar endast när det behövs
• Öva Säker webbsökning

5. Förföljelse

Riktlinjerna brukar påminna personalen om att vara snäll på sociala medier. Men förutom att främja positivitet bör företag också göra det klart att de inte tolererar någon form av trakasserier på sociala medier.

Å andra sidan är det en möjlighet att ge stöd till dina anställda om de utsätts för trakasserier. Definiera din policy för troll eller mobbare, oavsett om det är att rapportera dem, ignorera dem, blockera eller förbjuda dem.

Berätta för andra hur de ska rapportera problem som de kan uppleva. Om stöd behövs, låt medarbetarna veta hur och var de kan få det.

Genom att tillhandahålla ett protokoll och verktyg hjälper ditt team att få bukt med problemen innan de eskalerar till en fullständig kris i sociala medier.

6. Inkludering

Det är viktigt för varje arbetsgivare och varumärke att främja inkludering på sociala medier och utanför. Uppmuntra dina anställda att göra detsamma – det är ett sätt att visa att du bryr dig om dem också.

Rekommendationer för inkludering kan inkludera:

• Använd inkluderande pronomen (de/dem/dem/människor)
• Lägg till beskrivande bildtexter till bilder
• Var uppmärksam på representation
• Gör inga antaganden om kön, ras, erfarenhet eller förmågor
• Undvik köns- eller rasemoji
• Dela gärna med dig av dina favoritpronomen
• Använd versaler för hashtags (detta gör dem mer läsbara för skärmläsare_
• Använd en mängd olika bilder och ikoner. Detta inkluderar stockbilder, emoji och märkesvaror.
• Rapportera och ta bort alla kommentarer som anses vara sexistiska, rasistiska, kompetenta, ålderdomliga, homofobiska eller hatiska mot någon grupp eller person.
• Gör texten tillgänglig med ett vanligt språk och tillgänglig för personer som lär sig engelska som andraspråk eller personer med inlärningssvårigheter.

Ytterligare resurser om inkludering finns här.

7. Juridiska aspekter

Dina sociala principer kan innefatta att påminna anställda om att respektera immateriella rättigheter, upphovsrätter, varumärken och andra relevanta lagar. När du är osäker är tumregeln relativt enkel: om det inte är ditt och du inte har tillstånd, lägg det inte. Lätt!

8. Göra och inte göra

Även om du kanske vill gå igenom de föregående avsnitten i detalj, är det naturligtvis en chans att göra allt så tydligt som möjligt att göra en snabb referenslista över vad du bör och inte får göra.

Till exempel…

• Ta med företaget som arbetsgivare i din bio på sociala medier (om du vill).
• MÖT INTE konkurrenter på ett olämpligt sätt
• DELA företagets meddelanden, evenemang och berättelser på sociala medier.
• AVSLUTA INTE företagshemligheter eller konfidentiell information om dina kollegor
• UTTRYCK din egen åsikt – se bara till att du inte talar för företaget.
• kommentera INTE juridiska frågor som rör företaget
• Anmäl trakasserier du upplever eller märker
• Interagera INTE med troll, negativ bevakning eller kommentarer

9. Användbara resurser

Du kan inkludera länkar till användbara resurser i ditt vägledningsdokument eller lista dem i ett separat avsnitt. Var du än placerar dem är det en bra idé att länka till din policy för sociala medier, stilguide för sociala medier och riktlinjer för communityn så att alla har denna information till hands.

Andra länkar du kanske vill inkludera kan vara:

• företagsdokument
  • företags uppförandekod
  • anställningsavtal
  • Integritetspolicy
• Marknadsföring, reklam och försäljningsföreskrifter från Kanadas regering och Federal Trade Commission.

Om ditt företag erbjuder resurser för sociala medier, vilket bättre sätt än dina rekommendationer för sociala medier för att göra alla medvetna om dem? Oavsett om det handlar om verktyg, utbildning från Hootsuite eller stipendier i sociala medier, ger du de som jobbar för dig möjligheten att gå all out (fötter?) på sociala medier.

10. Kontaktuppgifter och datum

Glöm inte att även lägga till information dit du kan skicka frågor. Det kan vara en specifik person, ett forum eller Slack-kanal, eller en e-postadress.

Du måste också ange när dina rekommendationer senast uppdaterades.

Exempel på rekommendationer för sociala nätverk

Letar du efter riktiga exempel på regler för användning av sociala medier? Vi har samlat flera inspirationskällor.

Grossmont-Cuyamaca Community College District ger tydliga och koncisa råd om bästa praxis. ”Det fria ordet måste utövas ansvarsfullt”, påminner sidan läsarna om. ”Dessa riktlinjer ger en färdplan för konstruktiv, respektfull och produktiv användning av sociala nätverkssajter.”

Intel går långt för att försäkra anställda om att de inte är här för att censurera eller kontrollera deras onlinebeteende. ”Vi litar på dig”, säger manualen direkt och indirekt. Från början har Intel gjort sina önskemål tydliga: var uppriktig, fokusera på det goda och använd sunt förnuft.

Stanford University (ja, samma institution som Facebooks grundare Mark Zuckerberg hoppade av) har utvecklat policyer för sociala medier som är ganska breda men ger användarna mycket resurser och sammanhang. Om dina rekommendationer på sociala medier är så detaljerade kan det vara en bra idé att diskutera de viktigaste alternativen med ditt team på en workshop eller ett seminarium för att se till att inga detaljer utelämnas.

Bloomberg School of Nursing vid University of Toronto erbjuder en mycket kortfattad lista med rekommendationer som är lätta att smälta på ett ögonkast. Det är en bra påminnelse om att hur du utvecklar dina riktlinjer kan hjälpa dig att förstå, oavsett om det är en webbsida, en PDF eller en broschyr.

Kom ihåg att dina rekommendationer kan vara så långa eller korta som du vill. Sharp News, till exempel, erbjuder bara fyra rekommendationer för användning av sociala medier.

Olympiska kommittén har hållit sina rekommendationer i sociala medier för OS i Peking på en sida, om än en ganska tät sådan. Utifrån ”kan” och ”omöjliga” blir det omedelbart klart vad som är acceptabelt och vad som fördöms.

Eftersom Nordstrom är ett kundtjänstföretag och integritet är viktigt, fokuserar dess policyer för sociala medier mycket på kundskydd. Din egen bransch kommer att vara annorlunda, så justera dina rekommendationer för att passa dina specifika problemområden (eller möjligheter!).

Sociala medier guide mall

Vi har sammanställt alla dessa användbara tips i en gratis, nedladdningsbar mall. Det är bara ett enkelt Google-dokument och det är ganska lätt att använda.

Gör bara en kopia och börja lägga till dina rekommendationer för att hjälpa ditt team att lyckas på sociala medier.