15 個最佳 Microsoft Word 提示和技巧

Microsoft Word 是一款完美的應用程序，易於上手，但具有大量學習功能。在本指南中，我將引導您了解一些最好的 Microsoft Word 提示和技巧。如果您每天編輯文檔，這將非常方便。

Word 仍然是 Microsoft 最有價值和最古老的工具之一。多年來，該軟件已經發展到可以創建複雜的表格和圖表、摘要、傳單和新聞通訊等。您可以使用這些重要提示和技巧來減少在 MS Word 上花費的時間，並繼續執行列表中的下一個任務。

15 個最佳 Microsoft Word 提示和技巧

世界各地打字員使用的最流行的文字處理應用程序是 Microsoft Word。當您輸入報告、故事、文章或您可能正在處理的任何其他內容時，該程序會加載您可能從未遇到過的各種功能。我提出了一些我最喜歡的技巧來幫助您發現一些鮮為人知的軟件。以下十五個提示和技巧可幫助您成為 Microsoft Word 嚮導：

1. 使用您自己的字體和样式
2. 確定文檔的可讀性統計數據
3. 單擊突出顯示報價
4. 使用自動更新日期和時間
5. 擺脫不需要的格式。
6. 插入截圖
7. 讓你的文檔說話
8. 刪除工具欄功能區
9. 保護您的文檔
10. 將 Word 轉換為 PDF
11. 使用模板可以節省時間。
12. 導入、格式化和編輯圖像
13. 只需按一下鍵即可刪除單詞
14. 向文檔添加書籤
15. 組合和合併文檔

讓我們一一嚐試。

1]單擊自定義字體和样式

使用 Word 的重要技巧之一是調整字體大小和样式。默認情況下，Word 以 12 點 Calibri 字體顯示文本。如果更改字體設置，則可以更改文檔的外觀。

有兩種方法可以更改字體大小和样式：

• 在輸入任何內容之前，您可以更改設置。
• 寫完文字後，還可以調整文字的大小和样式。

您可以通過執行以下操作在屏幕左上角更改此設置：

• 在“主頁”選項卡的左側，您將看到“字體”組。

• 只需單擊並拖動光標即可選擇要更改的文本。
• 之後，您可以使用“字體”組中的下拉菜單更改字體。
• 選擇新的字體樣式並更改大小。

您將實時看到 Word 如何更新您的文本。這使其成為 Microsoft Word 最受歡迎的提示之一 – 這是一個簡單的調整，但會產生顯著的結果！

2]確定文檔的可讀性統計數據

除了拼寫和語法之外，Word 還可以評估您的寫作風格的複雜性。例如，您的寫作風格是否符合五年級學生或受過高等教育的人的理解水平？你沒有什麼可擔心的。Word 通過 Flesh Reading Ease Test 按 100 分制計算您的分數。一般來說，量表上的百分比越高，就越容易理解。辦公室的文件通常規定分數必須高於 60 分。

此外，Flesh-Kincaid Grade Level 測試表明您的文本所針對的等級，根據 Microsoft 的文檔，您的目標應該在 7.0 到 8.0 之間。

以下是激活此功能的過程：

• 打開 Word > 轉到文件 > 選項 >選擇拼寫
• 在“在 Word 中更正拼寫和語法時”標題下>選中“通過拼寫檢查語法”複選框。
• 然後選中“顯示可讀性統計信息”>單擊“確定”。
• 啟用此功能後，打開您要瀏覽的文件。
• 按F7或選擇概述 > 拼寫和語法。

Word 在檢查語法和拼寫後顯示文檔的閱讀級別。

3]一鍵突出顯示報價

您可能想要選擇文檔的很大一部分來更改字體、文本顏色等。將光標移動到文本塊上的常用方法是拖動光標，但這可能很耗時，尤其是當文本塊很大並且跨越多個頁面。

要快速執行此操作，請按照下列步驟操作：

• 單擊要突出顯示的文本塊的開頭。
• 按住Shift 鍵並向下滾動到文本塊的末尾。
• 當您單擊文本末尾時，所有內容都會突出顯示。然後您可以採取任何您需要的操作。

如果要選擇整個文檔，可以按Ctrl + A來執行此操作。

4]使用自動更新日期和時間

您是否一遍又一遍地使用同一份文檔，只更改了一些關鍵細節？一個巧妙的技巧是，如果文檔包含時間和日期，則讓 Word 自動更新日期。

要插入自動更新的日期，您可以按照以下步驟操作：

• 打開Word >單擊“插入”選項卡。
• 在文本組中 >單擊日期和時間。
• 在“日期和時間”對話框中，選擇所需的格式。
• 接下來，選中自動更新框。

日期將作為字段插入並自動更新。

5]擺脫不需要的格式

文檔的格式很容易混亂，尤其是從其他來源複製並粘貼時。因此，您應該檢查並更正任何不正確的格式，以使您的文檔更具吸引力和美觀性。您必須將其恢復為默認格式，如功能區“主頁”選項卡上“字體”組中所示。為此，您需要執行以下步驟：

• 突出顯示有問題的文本並按Ctrl+空格鍵。
• 您還可以使用“清除所有格式”按鈕來刪除所選文本的格式。

就這樣。

6]插入截圖

添加視覺表示或鏈接到文章或評論的內容有時會增加深度。您可以通過這種方式使用 MS Word 中的屏幕截圖功能來截取屏幕截圖並為您的內容增加分量。為此，請按照下列步驟操作：

• 打開Word > 單擊“插入”選項卡
• 單擊功能區組中插圖組中的屏幕截圖選項。
• 將出現裁剪屏幕的選項。
• 單擊它會將您帶到您要截取屏幕截圖的頁面。
• 將鼠標拖動到所需的圖像上。
• 屏幕截圖的副本將自動添加到您的文檔中。

這就是全部。

7]讓你的文檔說話

Word 有一個有趣的功能，允許您通過計算機的揚聲器閱讀文檔中的文本。它不屬於功能區，因此必須將其添加到快速訪問工具欄。要讓您的文檔說話，請按照下列步驟操作：

• 打開Word >單擊功能區上的“文件” >然後單擊屏幕左側菜單中的“選項” 。
• 單擊快速訪問工具欄 >將下拉列表從常用命令更改為所有命令。等待幾秒鐘以更新命令列表。
• 向下滾動到“語音”>點擊“添加”。
• 在功能區上方的快速訪問欄中，您將看到“講話”圖標。它看起來像一個空洞的講話泡泡。
• 選擇一些文本 >然後單擊“朗讀”圖標，幾秒鐘後您將聽到朗讀文本。

您可以從文檔創建有聲讀物。這對於演示文稿非常有幫助，因為觀眾需要在進入下一部分之前了解文檔中的所有要點。

對於聽眾來說，聽口頭語言通常比閱讀可能跳台並得出錯誤結論的內容更有效。

8]刪除工具欄功能區

Word 頂部的灰色工具欄稱為功能區。

如果您想不間斷地書寫，只需按鍵盤上的Ctrl + F1 組合鍵即可隱藏文檔頂部的工具欄功能區。完成工作後，可以再次按Ctrl + F1將其重新顯示到視圖中。

9]保護您的文檔

您可能已經投入了大量工作來創建複雜的文檔，並且您可能不希望您的同事能夠進行任何更改，或者您可能只希望他們能夠進行某些更改，例如插入註釋。

此外，如果該文檔在多用戶環境中可用，您可以為其分配密碼，以便只有授權用戶才能打開它。Microsoft Word 具有許多內置的安全功能，可以幫助加密您的文本。要訪問保護設置，請按照以下步驟操作：

• 單擊“文件”>“信息” > “保護文檔”。
• 您可以從下拉菜單中選擇限制編輯、使用密碼加密或限制訪問。

選擇“使用密碼加密”可以控制查看和編輯的權限。

10]將Word轉換為PDF

您還在使用第三方軟件將Word文檔轉換為PDF文件嗎？好吧，現在您只需幾個步驟即可將 Word 文檔轉換為 PDF，而不是使用老式的方法：

• 打開要另存為PDF 的文檔。
• 單擊“文件”選項卡 >單擊“另存為”選項卡保存文檔， 將出現“另存為”對話框。
• 單擊“另存為類型”下拉列表>選擇PDF 選項。
• 確保選中或選擇“發布後打開文件”選項。
• 單擊“保存”選項。

這將是您的 PDF 文檔。

11]使用模板來節省時間。

Microsoft Word 中有許多可用的模板，從簡歷到新聞通訊。如果您從模板開始，大部分艱苦的工作（格式設置、佈局等）都已經為您完成。要開始使用模板，請按照下列步驟操作：

• 啟動Word >單擊“新建”。
• 在“空白文檔”選項下，您將看到一些可供選擇的模板的縮略圖預覽。
• 上面顯示的模板只是在線可用的一些選項。
• 如果您正在尋找特定的內容，請單擊“搜索在線模板”並輸入關鍵字 – 例如CV。然後按鍵盤上的Enter 鍵。

就這樣。

12]導入、格式化和編輯圖像

您可以通過執行以下操作將圖像添加到文檔中：

• 啟動Word。單擊功能區上的“插入”選項卡。
• 然後單擊圖片 > 此設備。
• 找到所需的圖像。然後單擊“插入”將其​​添加到文檔中。
• 您還可以從“插入”>“圖像”>“在線圖像”中選擇庫存圖像或在線圖像。

在大多數情況下，您需要做一些工作才能使圖像達到最佳效果。默認情況下，Word 會定位圖像，使其與文本對齊，但這可能不是最佳選擇。要解決此問題，請按照下列步驟操作：

• 右鍵單擊圖像並選擇“文本換行”以設置其他選項。Square 是一個不錯的選擇，因為它允許您將圖像拖動到任意位置並在其周圍環繞文本。
• 單擊您的圖像，然後單擊功能區上的“圖像格式”選項卡以獲取更多圖像編輯選項。
• 例如，您可以在“圖片樣式”中選擇框架、陰影或效果，或單擊“裁剪”以刪除圖像中不需要的區域。

13]一鍵刪除單詞

想要刪除一大段文字嗎？不要按住 Backspace 鍵，而是按住CTRL，然後按鍵盤上的Backspace鍵。

通過這樣做，每次按退格鍵都會刪除一個單詞，而不是僅刪除一個字符。多虧了這一點，您可以以閃電般的速度刪除文本塊。

14]向文檔添加書籤

處理大型文檔時，書籤非常方便。您可以為文檔的任何部分添加書籤並命名書籤，以便可以使用它來搜索特定文本。書籤的名稱不會顯示在文檔本身中。

要添加書籤，請按照下列步驟操作：

• 您可以通過將光標放置在您希望其出現的位置來創建書籤。
• 單擊功能區上的“插入”選項卡 > 在“鏈接”組中，單擊“書籤”圖標。
• 系統將提示您在彈出窗口中為書籤命名。
• 只需單擊“添加”按鈕即可將書籤添加到您的文檔中。
• 現在按F5在文檔中查找書籤。
• “轉到”、“查找”和“替換”按鈕將出現在彈出窗口中。
• 在第一個列表中選擇“書籤” > 然後從下拉列表中選擇所需的書籤名稱。
• 單擊“開始”。

15]合併和合併文檔

Office 365 提供了 Word 功能，允許任何人合併多個文檔並將其合併為一個文件。對於那些從多個來源接收文檔並需要將它們作為一份文檔呈現給會議的人來說，這非常方便。

結論

儘管 Microsoft Word 被廣泛使用，但大多數用戶並不知道其最佳功能。我希望這篇文章對您有所幫助，現在您已經了解了一些最好的 Microsoft Word 提示和技巧，這將為您節省大量時間，尤其是在您處理大型且複雜的文檔時。