如何為您的團隊建立有效的社交媒體審批流程
每個由多人組成的社交媒體團隊都需要社交媒體審批流程。
內容審批流程並非社交媒體所獨有。例如，您的博客或網站可能已經有了審批流程。但社交渠道的速度和覆蓋範圍使得審批工作流程對於您的社交媒體帖子變得更加重要。
在這裡，我們將解釋如何設置社交媒體審批工作流程，使您的團隊能夠有效協作，同時確保您的內容乾淨、正確且品牌化。
社交媒體審批流程是一個工作流程，其中內容從一個利益相關者轉移到另一個利益相關者，直到最終發布。
精心設計的審批流程管理社交媒體活動的所有階段，從內容創建到發佈到社交媒體平台。它還為您的內容在組織中從人到人創建了一條清晰的路徑。它記錄了哪些利益相關者參與以及何時參與。最後，它指定誰擁有批准在您的品牌社交媒體上發佈內容的最終權力。
在製定保單之前，您需要做一些準備工作。以下是您開始使用時所需的所有工具和部件：
第 1 步：定義您的社交媒體策略
如果您經常閱讀 Hootsuite 博客，您就會知道我們經常談論策略。我們堅信規劃和目標設定。如果不知道你想去哪裡，你就不可能到達那裡。
為什麼在建立審批流程之前需要社交策略？
清晰的策略使內容創建者（圖形設計師和內容營銷人員）更容易創建滿足高級利益相關者期望的內容。這使得每個人都可以在同一頁面上，並通過減少單個帖子級別所需的點擊次數來節省時間。
清晰的社交媒體策略還可以讓您知道您的審批流程是否符合您的目標。例如，如果您的策略是處於熱門話題的前沿，則需要相應地設置利益相關者的數量及其時間範圍。
步驟 2：定義團隊和利益相關者的角色和職責
Hootsuite 超過 20% 的中型企業客戶擁有多個使用社交媒體的團隊。要創建有效的社交媒體流程，您需要明確使用社交媒體的所有人員和團隊以及參與批准每個流程的人員和團隊。
它看起來是什麼樣子取決於你。也許每個團隊都有自己的渠道和審批流程。或者，一些高級利益相關者可能是您品牌所有社交內容的看門人。
最主要的是這一切都被記錄下來了。
例如，你應該寫：
- 誰創建和規劃社交媒體內容？
- 誰編輯內容以保持質量？
- 誰批准和發佈內容？
在中型公司中，社交媒體內容審批流程可能包括以下角色：
- 內容創作者：作家、設計師、視頻編輯以及參與內容創作和規劃的任何人。
- 內容編輯者負責編輯內容的語言、風格和跨社交媒體帳戶的一致性。
- 社交媒體經理批准內容並確保發佈時間表與整體品牌策略和最佳發佈時間一致。
第 3 步：創建社交媒體風格指南
您的品牌發布哪些內容？你使用英式拼寫還是美式拼寫？或者完全不同的語言？您的品牌基調俏皮有趣嗎？還是信息豐富且嚴肅？您對主題標籤和表情符號有何看法？
所有這些都需要考慮，以確保您的品牌的社交媒體內容一致、高質量且始終與品牌保持一致。
確保您的公司已創建風格指南。這是一份詳細的文檔，描述了您的社交網絡應該是什麼樣子。這可以包括從語氣和寫作風格到品牌顏色、照片的使用和字體的一切。
當營銷團隊中的每個人都按照可靠的風格指南工作時，批准就會容易得多。內容創建者使用此文檔來指導他們的工作。同時，編輯和經理可以參考該文件，以確保遵循品牌標準和指南。
第 4 步：創建內容庫
內容庫是現有的經批准的社會資源池。這可能包括內容開發人員在創建新帖子時可能使用的圖形、模板和其他資源。
使用預先批准的庫中的資源大大簡化了批准過程。高級利益相關者可以確信，在職位創建之前，許多要素就已獲得批准。
第五步：設定期限和期限
您的社交媒體審批流程應該與時間表掛鉤，讓每個人都有足夠的時間來完成他們的流程部分。
首先確定內容創建者創建給定數量的帖子平均需要多長時間。然後確定編輯該內容、安排時間並批准它需要多長時間。
然後逆向制定一個適合每個人的時間表。這將有助於避免最後一刻的恐慌或內容瓶頸。
還要設定定期的截止日期和時間表，讓每個人都有責任按時交付。
例如，持續的社交媒體審批流程可能包括：
- 創作者在每月 15 日之前交付完成的內容。
- 編輯們會在每月 20 日之前發布最終內容。
- 經理們計劃在當月月底之前編輯下個月的優質內容。
當然，這個時間線僅適用於常綠內容或不是特別及時的內容。您可能需要創建第二組最後期限或最後期限，以便您的品牌能夠在社會趨勢出現時對其做出反應。
第 6 步：定義您的工作流程和通知
您的社交媒體審批流程是一個工作流程，其中內容從一個人轉移到另一個人，直到最終發布。您已經為每個人定義了角色和截止日期。現在是時候使用此信息來自定義您的工作流程和通知了。
理想情況下，您的工作流程應自動將內容從一個人傳輸到另一個人，並在輪到每個人開始工作時通知他們。將所有內容保存在一個系統中可確保每個人都知道審批流程中的所有內容。它還確保一次只有一個人對內容進行更改。
那麼，如何確保輪到每個人時都收到通知呢？您可以使用電子郵件、Slack 通知或其他項目管理工具。
設計工作流程時，最好包含一些工具和應用程序，以便更輕鬆地創建內容和識別內容問題。
適用於您的工作流程的一些很棒的工具：
第 7 步：根據需要進行監控和審查
嘗試一段時間的社交媒體審批流程，看看它對您的團隊有何作用。然後讓大家聚在一起討論任何問題或可以改進的地方。
我們的目標始終是讓團隊的生活變得更輕鬆，而不是更困難。如果一個流程變得笨拙，它就不起作用。定期獲取團隊成員的反饋，讓每個人都感到受到重視並參與其中。
您可能已經獲得了創建社交媒體流程的一些好處。但有一些我們想明確指出。
1. 確保內容符合您的品牌形象和戰略。
我們之前討論過創建社交媒體風格指南來幫助管理您的內容和審批流程。這是讓您的內容易於識別的好方法。
但沒有什麼比您團隊的綜合經驗更重要的了。通過這個過程，確保每個人都可以分享他們的經驗，包括他們的核心技能以及他們對品牌歷史和風格的了解。
實施審核流程還為您提供了在內容髮布之前發現任何錯誤的最佳機會。即使是最好的編輯有時也會跳過損壞的鏈接或丟失的逗號。牌桌上的牌越多，做對的機會就越多。
2. 避免密碼共享並控制訪問
在團隊內部以及與外部顧問和承包商共享密碼是一場安全噩夢。
社交媒體審批流程與良好的社交媒體管理工具相結合，使每個人都可以在同一系統上完成自己的工作，而無需共享密碼。
批准流程還應該允許您控制每個團隊成員擁有的訪問權限。您希望多人能夠創建內容，但可能只有少數人擁有批准權限。
如果某人離開您的團隊或組織，審批流程工具還允許您將其排除在流程之外，因此您永遠不會面臨不必要的外部風險。
3. 更有效地協作
整個團隊（與多個利益相關者）的不斷循環可能會很繁重。如果您通過電子郵件或傳輸文檔來執行此操作，則會降低效率，減慢您的工作流程，並可能影響您的社交媒體內容日曆。審批工作流程簡化了流程並提高了工作效率。
例如，一位全球房地產營銷項目經理向 Forrester Consulting 談到了在沒有審批工作流程的情況下工作的挑戰：
“當員工想要發帖時，他們必須通過電子郵件發送他們的資產，然後這是一個多步驟的過程，有人代表他們發帖，或者之後代表他們回來查看發布的內容。”
將所有內容都保存在一個平台上進行創建、查看和發布會更加高效。當出現具體要求時，員工知道誰負責流程的每個步驟。這意味著員工可以直接有效地協作。
此外，審批工作流程有助於員工按計劃進行。這可以防止內容被創建、遺忘或取消發布。通知會告知每個人需要注意的事項。
Forrester 的一份報告發現，改進社交媒體審批流程管理可以在三年內節省 495,000 美元的時間和精力。這需要大量的時間和精力。
資料來源：Forrester Consulting，總體經濟影響™。
4. 維護版本控制和跟踪編輯
通過電子郵件提交文件可能會得到不同版本的不同利益相關者的反饋。有人可能正在查看已經過期的文件。或者有人可能必須收集多個利益相關者的反饋並將其編譯成一份文檔。
這不是最好的浪費時間。這就產生了錯誤版本通過審批流程甚至發布的風險。
社交媒體審批流程還可以讓您跟踪更改，以便您可以看到誰更改了什麼以及何時更改。對於任何參與內容創作的人來說，這都是一個很好的教育資源。
以下是我們最喜歡的一些工具，可幫助您構建社交媒體審批流程和工作流程。
1.Hootsuite
您已經了解了 Hootsuite 如何幫助完成社交媒體審批流程。
使用 Hootsuite 意味著工作流程的所有部分都可以在同一平台上運行。可以從 Hootsuite 儀表板創建、編輯和批准內容。
以下是您團隊中的高級人員如何使用 Hootsuite 批准社交媒體創建者創建的帖子：
Hootsuite Business 和 Enterprise 計劃中提供了這些頂級審批功能。
團體計劃專為小型團隊設計，還包括許多有助於維護社交媒體審批工作流程的功能。
高級團隊成員可以管理團隊訪問和角色，並將帖子和評論分配給特定的團隊成員。
2.鬆弛
Slack 是一個功能強大的消息傳遞平台，可幫助團隊協作。Hootsuite 的 Slack 應用程序允許您直接在 Slack 中在社交媒體上分享，而無需離開 Hootsuite，從而更輕鬆地在團隊之間發送消息。
該工具有助於保持團隊井然有序。在卡片和 Trello 看板上組織任務並用顏色編碼。將任務分配給團隊成員，並在任務完成後將任務標記為已完成。通過“提及”功能，您將知道您的團隊成員將收到有關流程進度的提醒。
3.特雷洛
拖放功能使 Trello 用戶友好。它可視化工作流程，整個團隊都可以了解審批流程。
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