社交媒體合規性：2022 年您需要了解的一切

社交媒體合規性是一個複雜的話題，可能會讓社交營銷人員感到恐懼。在這篇文章中，我們將盡力使其更清晰、更不那麼令人生畏。

什麼是社交媒體合規性？

合規只是意味著遵守規則。但實際上，社交媒體合規絕非易事。“規則”是行業法規以及聯邦、州和地方法律的複雜組合。

常見的社交媒體合規風險

社交媒體合規標準和風險因行業和地點而異。最常見的通常分為四大類。

1. 隱私和數據保護

一般隱私和數據保護要求：

• 限制營銷人員的接觸圈子
• 指定營銷人員如何收集和存儲數據
• 確保消費者知道他們的數據是如何存儲和使用的

這方面有很多消費者保護法律法規。一些相關規則包括：

• 反垃圾郵件（美國）
• 加拿大的反垃圾郵件立法
• 加州消費者隱私法 (CCPA)
• 歐盟通用數據保護條例(GDPR)
• 美國兒童在線隱私保護法 (COPPA)
• 全球跨境隱私政策（CBPR）論壇

一般原則往往會重疊。實際上：

• 互聯網營銷人員不應發送未經請求的消息。
• 營銷人員在收集和存儲個人數據時必須通知消費者。
• 營銷人員需要確保個人數據的安全和負責任的使用。

2. 隱私

營銷人員需要了解其行業的全方位隱私要求。

例如，這些營銷學校必須遵守《家庭教育權利和隱私法案》（FERPA）和《學生權利保護修正案》（PPRA）。

醫療保健專業人員了解《健康保險流通與責任法案》(HIPAA)非常重要。未經簽署同意而簡單地重新發佈到社交網絡可能會導致 HIPAA 合規問題。

事實上，所有醫療保健專業人員都必須遵守 HIPAA 社交媒體合規規則。這就是為什麼制定內部社交媒體政策如此重要（請參閱下面的提示＃7）。

例如，一系列推文最近在網上瘋傳，其中有人聲稱自己在蕾哈娜分娩的巴巴多斯醫院工作。宣布她臨產的推文將導致醫院因不遵守美國 HIPAA 規定而被處以巨額罰款。

欲了解更多信息，請查看我們關於使用社交媒體進行醫療保健的帖子。

3. 營銷主張

所有行業的社交營銷人員都需要了解營銷和廣告規則，以確保安全的社交媒體存在。

它們可能來自食品藥品監督管理局 (FDA) 和聯邦貿易委員會 (FTC) 等機構。

FDA 特別監控與食品、飲料和補充劑相關的聲明。他們目前特別關注遏制與 COVID-19 相關的索賠。

聯邦貿易委員會通常關注批准和召回。在社會領域，這通常意味著影響力。

在英國，廣告標準局對不當影響者採取了獨特的方法。當局在網頁上公佈了他們的姓名和筆名。他們甚至在社交媒體上做廣告，以有影響力的人的名字命名。

來源：每日郵報

4. 訪問和歸檔

訪問和可訪問性要求旨在確保關鍵信息的訪問。

美國信息自由法 (FOIA) 和其他公共記錄法允許公眾訪問政府記錄。這包括社交媒體上的政府帖子。

這意味著政府社交媒體帳戶不應屏蔽關注者，即使是有問題的關注者。即使政客的個人頁面也不應該阻止訂閱者，如果他們將這些頁面用於政治業務。

請閱讀我們關於如何為政府機構使用社交媒體的文章，了解更多信息。

同時，歸檔要求確保每個組織都有社交媒體活動的記錄。這可能是法律案件所必需的。

如何在社交媒體上保持聯繫

1.了解你所在行業的規則

如果您將社交媒體用於受監管的行業，您可能有內部合規官員。它們應該是您在社交媒體上可以（和不能）做什麼的任何問題的答案來源。

您的合規團隊擁有有關合規要求的最新信息。您擁有有關社交工具和策略的最新信息。當合規性和社交媒體營銷協同工作時，您可以最大限度地提高品牌效益並降低風險。

2. 控制對社交帳戶的訪問

您需要確切地知道誰有權訪問您的社交媒體帳戶。您還需要為不同的團隊成員提供不同級別的訪問權限。

例如，您可能希望多個團隊成員能夠創建社交媒體內容。但在發布之前您可能需要原則上的批准。

團隊成員之間共享密碼會帶來不必要的風險。當人們離開自己的角色時，問題尤其嚴重。需要一個管理密碼和權限的系統。

3.監控您的賬戶

在受監管的行業中，監控尤為重要。您可能必須在一定時間內回複評論。您可能還需要向監管機構報告意見。例如，與藥物不良反應相關的那些。

關注與您的組織相關但不受公司控制的社交帳戶也很重要。

可能是善意的顧問或合作夥伴創建了不適當的帳戶。或者它可能是冒名頂替的帳戶。其中每一個都會導致合規性問題。

任何與外部賣家合作的品牌都應該警惕不當聲明。

例如，直銷自律委員會（SRCSB）進行定期監控。他們最近發現，多層次營銷食品套裝品牌 Tastely Simple 的賣家在 Facebook 和 Pinterest 上發布未經證實的收入聲明。該委員會通知了 Tasteful Simple，後者聯繫了賣家撤回索賠。

在某些情況下，Tasteically Simple 無法刪除索賠。董事會隨後建議公司：

“利用社交媒體平台的知識產權侵權舉報機制，如有必要，還可以書面聯繫平台，要求刪除剩餘的社交媒體帖子。”

為了避免出現問題，請從社交媒體審核開始，以識別與您的品牌相關的社交媒體帳戶。然後實施定期的社會監測計劃。

4. 歸檔所有內容

在受監管的行業中，所有社交媒體帖子都必須存檔。

自動化社交媒體合規工具（請參閱本文底部的一些提示）使歸檔變得更加容易和高效。這些工具對內容進行分類並創建可搜索的數據庫。

他們還將消息放在上下文中。然後您（和監管機構）將能夠了解每個社交帖子如何融入大局。

5. 創建內容庫

預先批准的內容庫使您的整個團隊可以輕鬆訪問兼容的社交內容、模板和資源。員工、顧問和承包商可以在他們的社交網絡上分享它們。

例如，Penn Mutual 為獨立金融專業人士提供經過批准的內容庫。發布的便捷性意味著 70% 的 Penn Mutual 金融專業人士會分享經認可的社交內容。他們平均每天看到 80-100 股。

6.定期鍛煉

讓社交媒體合規培訓成為您入職培訓的一部分。然後投資於定期培訓更新。確保每個人都了解您所在領域的最新發展。

與您的合規團隊合作。他們可以與您分享最新的監管動態。您可以與他們分享社交營銷和社交策略的最新進展。這樣，他們就可以標記任何新的潛在合規風險。

也許最重要的是……

7.制定適當的社交媒體合規政策

您的社交媒體合規政策的組成部分將根據您的行業和業務規模而有所不同。事實上，它可以包括幾種不同類型的策略，例如：

• 社交網絡中的政治。這可以指導內部社交媒體活動並幫助您的團隊保持合規性。包括相關規則和規定、社會角色和責任的描述、審批流程和賬戶安全指南。我們有一整篇文章可以幫助您制定社交媒體政策。
• 可接受的使用政策。這有助於粉絲和關注者以正確的方式與您互動。這有助於降低基於公眾與社交媒體互動的不合規風險。
• 隱私政策。這可以讓人們了解您如何使用和存儲他們的數據。在您的網站上發布強有力的隱私政策是許多隱私法的要求。確保您專門針對社交媒體用戶。
• 影響者合規政策。有影響力的人不太可能對合規性有深入的了解。在與影響者的合同中包含合規要求。

社交媒體合規政策示例

以下是上述每種類型的社交媒體合規政策的示例：

社交媒體政策：GitLab

值得為團隊成員閱讀完整的GitLab 社交媒體政策，但以下是他們的注意事項列表中的一些精彩摘錄：

來源：GitLab

可接受的使用政策：Canopy Growth Corporation

Spectrum Therapeutics 子公司的可接受使用政策如下：

“我們要求所有評論和帖子都尊重 Canopy Growth Corporation 和其他用戶。”

除其他指導原則外，該政策還包含以下重要建議：

“請勿發布非法、虛假、攻擊性、誹謗性、冒犯性、威脅性、有害、淫穢、褻瀆、性取向或種族攻擊性的信息。”

如果你忽視政治怎麼辦？

“在三次警告後，一些違規者將被禁止使用我們的社交媒體渠道。”

隱私政策：伍德集團

該集團公司的社交媒體隱私政策描述瞭如何以及為何收集、存儲和共享社交數據。它包括有關訪客和員工的信息。

例如：

“我們自動收集的信息可能包括您的 IP 地址、設備類型、唯一設備識別號、瀏覽器類型、廣泛的地理位置（例如國家或城市級別的位置）等信息以及其他技術信息。我們還可能收集有關您的設備如何與我們的社交網絡互動的信息，包括訪問的頁面、點擊的鏈接，或者您是否關注我們的社交媒體頁面。”

影響者合規政策：Fiverr

Fiverr在其影響者支持政策中列出了 FTC 的要求。例如：

“每位社交媒體影響者的認可都必須清楚、顯著且明確地披露他們與 Fiverr 品牌的‘物質聯繫’。”

該政策包含有關如何實現此披露的詳細指導：

“為了使視頻獲得批准，影響者必須進行口頭披露，並將披露的語言覆蓋在視頻本身上。對於現場支持，影響者必須進行口頭披露，並在整個直播過程中定期重複披露。”

Fiverr 還提供了經批准的披露聲明的示例：

來源：Fiverr

金融機構的社交媒體合規性

金融機構面臨著廣泛的社交媒體合規要求。

以美國金融業監管局（FINRA）為例。它為靜態和交互式內容提供了不同的合規性要求。

靜態內容被視為廣告，必須經過預先批准才有資格。然而，互動內容是經過事後審查的。您必須將兩種類型的社交媒體帖子存檔至少三年。

什麼是靜態帖子和互動帖子？這是每個公司都必鬚根據其風險承受能力來回答的問題。合規策略應涉及組織的最高層。

美國證券交易委員會 (SEC) 還監控違反社交媒體要求的行為。

在英國，金融行為監管局 (FCA) 制定了管理金融機構社會責任的規則。

FCA 最近強制一款投資應用程序刪除所有有影響力人物的社交媒體廣告。該行動是基於對財務要求的擔憂。除其他外，自由貿易有限公司引用：

“發佈在 Instagram 故事中一位影響者個人資料上的 TikTok 視頻，宣傳利用該公司從事投資業務的好處，但不包括所需的風險披露。”

與此同時，澳大利亞證券和投資委員會（ASIC）最近提交了RG 271。其中規定金融服務公司必須在24小時內確認投訴。即使在社交媒體上。

您可以在我們的帖子中找到有關如何使用社交媒體提供金融服務的更多信息。

7 個有用的社交媒體合規工具

合規管理是一項艱鉅的工作。社交媒體合規工具可以提供幫助。

1.Hootsuite

Hootsuite 通過多種方式幫助您的品牌保持一致。首先，它允許您創建自定義權限。團隊成員可以訪問社交內容創建，但最終批准僅限於相關高級員工或合規官員。

其次，Hootsuite 內容庫允許您創建和存儲預先批准的兼容內容。社交團體可以隨時使用和分享這些材料。

Hootsuite Amplify 將批准的內容分發給您的整個員工和顧問網絡。這可以確保善意的員工不會造成意外的合規風險。

Hootsuite 還與以下社交媒體合規工具集成，以提高安全性。

2. 布羅利

政府、教育、金融服務和私營部門的多個組織使用的安全記錄保存和歸檔應用程序，以滿足合規性要求。

3.AE追踪器

AETracker 專為生命科學領域的公司而設計。它實時識別、監測和報告潛在的不良事件和標籤外使用。

4. 社會保護

該應用程序預先篩選所有用戶消息和附件。它驗證它們是否遵守公司政策和適用法規。不符合要求的消息將被標記為待審核且無法發布。它還創建完整的審計跟踪。

5 零狐

ZeroFOX 自動檢查不當、惡意和虛假內容。它可以針對危險、威脅或攻擊性消息發送自動警報。它還可以檢測惡意鏈接和詐騙。

6.證明點

添加到 Hootsuite 後，Proofpoint 會在您鍵入消息時標記常見的合規違規行為。Proofpoint不允許發布存在合規性問題的內容。

7.斯馬什

實時 Smarsh 驗證可確保遵守公司、法律和監管政策。所有社交內容都會被存檔，無論是批准、拒絕還是修改。內容可以被控制、收集、查看、添加到案例中以及合法持有。

Hootsuite 的權限、安全性和存檔工具可通過單個控制面板使您的所有社交媒體配置文件保持最新狀態。今天看看它的實際應用。