15 найкращих порад і хитрощів Microsoft Word

Microsoft Word — ідеальна програма, з якою легко почати роботу, але має багато функцій для навчання. У цьому посібнику я розповім вам кілька найкращих порад і підказок щодо Microsoft Word. Це буде дуже зручно, якщо ви редагуєте документи кожен день.

Word залишається одним із найцінніших і найстаріших інструментів Microsoft. Протягом багатьох років програмне забезпечення розвивалося, серед іншого, створювало складні таблиці та діаграми, резюме, листівки та інформаційні бюлетені. Ви можете скористатися цими найкращими порадами та підказками, щоб скоротити час, який ви витрачаєте на MS Word, і перейти до наступного завдання у вашому списку.

15 найкращих порад і хитрощів Microsoft Word

Найпопулярнішою програмою для обробки текстів, якою користуються друкарки в усьому світі, є Microsoft Word. Коли ви друкуєте доповідь, оповідання, есе чи будь-що інше, над чим, можливо, працюєте, програма завантажується різними функціями, які ви, можливо, ніколи не зустрінете. Я представляю декілька моїх улюблених трюків, які допоможуть вам відкрити деякі менш відомі частини програмного забезпечення. Ось п’ятнадцять порад і прийомів, які перетворять вас на майстра Microsoft Word:

1. Використовуйте власні шрифти та стилі
2. Визначте статистику читабельності вашого документа
3. Виділіть пропозицію, натиснувши
4. Використовуйте дату й час автоматичного оновлення
5. Позбудьтеся небажаного форматування.
6. Вставте скріншот
7. Зробіть так, щоб ваш документ говорив
8. Видалити стрічку панелі інструментів
9. Захистіть свій документ
10. Перетворення Word на PDF
11. Використовуйте шаблони, щоб заощадити час.
12. Імпорт, форматування та редагування зображень
13. Видаляйте слова одним натисканням клавіші
14. Додайте закладки до документа
15. Об’єднання та об’єднання документів

Давайте спробуємо їх один за іншим.

1] Клацніть «Власні шрифти та стилі».

Однією з важливих порад для роботи з Word є налаштування розміру та стилю шрифту. Word за замовчуванням відображає текст 12-пунктовим шрифтом Calibri. Якщо ви зміните параметри шрифту, ви зможете змінити вигляд свого документа.

Існує два способи змінити розмір і стиль шрифту:

• Перш ніж щось вводити, ви можете змінити налаштування.
• Після написання тексту ви також можете налаштувати розмір і стиль тексту.

Ви можете змінити це у верхньому лівому куті екрана, виконавши такі дії:

• Ліворуч на вкладці «Головна» ви побачите групу «Шрифт» .

• Просто натисніть і перетягніть курсор, щоб вибрати текст, який потрібно змінити.
• Після цього ви можете змінити шрифт за допомогою спадних меню в групі «Шрифт» .
• Виберіть новий стиль шрифту та змініть розмір.

У режимі реального часу ви побачите, як Word оновлює ваш текст. Це робить його однією з найпопулярніших порад для Microsoft Word – це просте налаштування, яке дає значні результати!

2] Визначте статистику читабельності вашого документа

Word також може оцінити складність вашого стилю письма, крім орфографії та граматики. Чи відповідає ваш стиль письма, наприклад, рівню розуміння п’ятикласників чи людей з вищою освітою? Вам нема про що хвилюватися. Word обчислює вашу оцінку за 100-бальною шкалою за допомогою тесту Flesh Reading Ease Test. Як правило, чим вищий відсоток на шкалі, тим легше це зрозуміти. У документації Офісу зазвичай зазначено, що оцінка має бути вище 60.

Крім того, тест Flesh-Kincaid Grade Level вказує на оцінку, для якої написаний ваш текст, і, згідно з документацією Microsoft, ви повинні прагнути отримати між 7,0 і 8,0.

Ось процедура активації цієї функції:

• Відкрийте Word > Перейдіть до Файл > Параметри > Вибрати правопис
• Під заголовком Під час виправлення орфографії та граматики в Word > установіть прапорець Перевіряти граматику з орфографією.
• Потім поставте прапорець Показати статистику читабельності > Натисніть OK.
• Увімкнувши цю функцію, відкрийте файл, який хочете дослідити.
• Натисніть клавішу F7 або виберіть «Огляд» > «Правопис і граматика».

Word відображає рівень читання вашого документа після перевірки граматики та орфографії.

3] Виділіть пропозицію одним клацанням миші

Можливо, ви захочете виділити велику частину документа, щоб змінити шрифт, колір тексту тощо. Звичайним способом переміщення курсору над блоком тексту є перетягування курсору, але це може зайняти багато часу, особливо коли блок тексту великий і охоплює кілька сторінок.

Щоб зробити це швидко, виконайте такі дії:

• Клацніть на початку текстового блоку, який потрібно виділити.
• Утримуючи клавішу Shift , прокрутіть униз до кінця текстового блоку.
• При натисканні на кінець тексту все буде виділено. Після цього ви зможете виконати будь-яку потрібну дію.

Якщо ви хочете виділити весь документ, ви можете зробити це, натиснувши Ctrl + A.

4] Використовуйте дату й час автоматичного оновлення

Ви використовуєте той самий документ знову і знову, якщо змінюєте лише кілька ключових деталей? Один хитрий трюк — дозволити Word автоматично оновлювати дату, якщо документ містить час і дату.

Щоб вставити дату, яка автоматично оновлюється, виконайте такі дії:

• Відкрийте Word > натисніть вкладку «Вставити».
• У групі «Текст» натисніть «Дата й час».
• У діалоговому вікні «Дата й час» виберіть потрібний формат .
• Далі поставте прапорець Оновлювати автоматично .

Дата буде вставлено як поле та оновлено автоматично.

5] Позбудьтеся небажаного форматування

Легко зіпсувати форматування документа, особливо якщо його скопійовано та вставлено з іншого джерела. Таким чином, ви повинні перевірити та виправити будь-яке неправильне форматування, щоб зробити ваш документ більш привабливим і презентабельним. Його потрібно повернути до стандартного формату, як показано в групі «Шрифт» на вкладці «Домашня сторінка» стрічки. Для цього потрібно виконати наведені нижче дії.

• Виділіть образливий текст і натисніть Ctrl+Пробіл.
• Ви також можете скористатися кнопкою « Очистити все форматування », щоб позбутися форматування виділеного тексту.

Це все.

6] Вставте знімок екрана

Додавання візуального представлення або посилання на вміст статті чи огляду іноді додає глибини. Ось як ви можете використовувати функцію знімка екрана в MS Word, щоб зробити знімок екрана та додати вмісту ваги. Для цього виконайте такі дії:

• Відкрийте Word > натисніть вкладку «Вставити».
• Натисніть опцію «Знімок екрана» в групі «Ілюстрація» в групі «Стрічка» .
• З’явиться можливість обрізати екран .
• Натиснувши на нього, ви перейдете на сторінку, скріншот якої потрібно зробити.
• Перетягніть мишку до потрібного зображення.
• Копія знімка екрана буде автоматично додана до вашого документа.

Це все.

7] Зробіть так, щоб ваш документ говорив

У Word є цікава функція, яка дозволяє читати текст у документі через динаміки комп’ютера. Він не належить до стрічки, тому його потрібно додати на панель швидкого доступу. Щоб ваші документи говорили, виконайте такі дії:

• Відкрийте Word > натисніть «Файл» на стрічці > потім натисніть «Параметри» в меню ліворуч на екрані.
• Натисніть Панель швидкого доступу > Змініть спадне меню з популярних команд на всі команди. Зачекайте кілька секунд, поки список команд оновиться.
• Прокрутіть униз до розділу «Говорити» > торкніться «Додати».
• На панелі швидкого доступу над стрічкою ви побачите піктограму «Говорити». Виглядає як порожня підказка.
• Виберіть певний текст > Потім клацніть піктограму «Промовити» , і через кілька секунд ви почуєте промовлений текст.

Ви можете створити аудіокнигу з документа. Це було б дуже корисно під час презентації, де вашій аудиторії потрібно зрозуміти всі пункти документа, перш ніж переходити до наступного розділу.

Часто для аудиторії ефективніше слухати усне слово, ніж читати щось, де вони можуть пропускати рядки та дійти помилкових висновків.

8] Видалити стрічку панелі інструментів

Сіра панель інструментів у верхній частині Word називається стрічкою.

Якщо ви хочете писати без перерви, ви можете приховати стрічку панелі інструментів у верхній частині документа, просто натиснувши комбінацію клавіш Ctrl + F1 на клавіатурі. Коли ви закінчите свою роботу, ви можете знову натиснути Ctrl + F1 , щоб повернути його в поле зору.

9] Захистіть свій документ

Цілком ймовірно, що ви доклали багато роботи для створення складного документа, і, можливо, ви не хочете, щоб ваші колеги могли вносити будь-які зміни, або ви можете хотіти, щоб вони могли вносити лише певні зміни, наприклад вставляти коментарі .

Крім того, якщо документ доступний у багатокористувацькому середовищі, ви можете призначити йому пароль, щоб лише авторизовані користувачі могли його відкривати. Microsoft Word має низку вбудованих функцій безпеки, які можуть допомогти зашифрувати ваш текст. Щоб отримати доступ до налаштувань захисту, виконайте наведені нижче дії.

• Натисніть Файл > Інформація > Захистити документ.
• У спадному меню можна вибрати «Обмежити редагування», «Шифрувати за допомогою пароля» або «Обмежити доступ» .

Якщо вибрати «Шифрувати за допомогою пароля», ви зможете контролювати дозволи на перегляд і редагування .

10] Перетворення Word на PDF

Ви все ще використовуєте програмне забезпечення сторонніх розробників для перетворення документів Word у файли PDF? Що ж, тепер ви можете просто перетворити свій документ Word у PDF лише за кілька кроків замість старого способу:

• Відкрийте документ, який потрібно зберегти як PDF .
• Збережіть документ, клацнувши вкладку «Файл» > клацнувши вкладку «Зберегти як», з’явиться діалогове вікно «Зберегти як».
• Клацніть розкривний список «Зберегти як тип» > виберіть параметр PDF .
• Переконайтеся, що опцію Відкрити файл після публікації позначено або вибрано.
• Натисніть на опцію Зберегти.

Це буде ваш PDF-документ.

11] Використовуйте шаблони, щоб заощадити час.

У Microsoft Word доступно багато шаблонів, від резюме до інформаційних бюлетенів. Більшість важкої роботи – форматування, верстка тощо – уже зроблено за вас, якщо ви починаєте з шаблону. Щоб розпочати роботу з шаблоном, виконайте такі дії:

• Запустіть Word > натисніть Створити.
• Під опцією «Порожній документ» ви побачите мініатюри попереднього перегляду деяких шаблонів, які можна вибрати.
• Наведені вище шаблони – це лише деякі варіанти, доступні в Інтернеті.
• Якщо ви шукаєте щось конкретне, клацніть там, де написано Пошук в онлайн-шаблонах, і введіть ключове слово, наприклад CV . Потім натисніть Enter на клавіатурі.

Це все.

12] Імпортувати, форматувати та редагувати зображення

Ви можете додати зображення до своїх документів, виконавши такі дії:

• Запустіть Word. Натисніть вкладку «Вставити» на стрічці.
• Потім натисніть «Зображення» > «Цей пристрій».
• Знайдіть потрібне зображення. Потім натисніть «Вставити» , щоб додати його до документа.
• Ви також можете вибрати стокові зображення або онлайн-зображення в меню «Вставити» > «Зображення» > «Зображення в Інтернеті».

У більшості випадків вам потрібно буде трохи попрацювати, щоб ваші зображення виглядали якнайкраще. За замовчуванням Word розташовує зображення так, щоб вони були вирівняні з текстом, але це може бути не найкращим вибором. Щоб виправити це, виконайте такі дії:

• Клацніть правою кнопкою миші на зображенні та виберіть « Обтікання текстом », щоб переглянути інші параметри. Квадрат — хороший варіант, оскільки він дозволяє перетягувати зображення куди завгодно та обтікати його текстом.
• Натисніть своє зображення, а потім вкладку «Формат зображення» на стрічці, щоб отримати додаткові параметри редагування зображення.
• Наприклад, ви можете вибрати рамку, тінь або ефект у стилях зображення або натиснути « Обрізати », щоб видалити непотрібні ділянки зображення.

13] Видалення слів одним натисканням клавіші

Хочете видалити великий фрагмент тексту? Замість того, щоб утримувати клавішу Backspace, утримуйте клавішу CTRL , а потім натисніть клавішу Backspace на клавіатурі.

Таким чином, замість видалення лише одного символу, одне слово видаляється кожного разу, коли ви натискаєте клавішу повернення. Завдяки цьому ви можете блискавично видаляти фрагменти тексту.

14] Додати закладки до документа

При роботі з великими документами закладки дуже зручні. Ви можете створити закладку для будь-якої частини документа та назвати закладку так, щоб її можна було використовувати для пошуку певного тексту. Назва закладки не відображається в самому документі.

Щоб додати закладку, виконайте такі дії:

• Ви можете створити закладку, розмістивши курсор там, де ви хочете, щоб вона з’явилася.
• Клацніть вкладку «Вставити» на стрічці > у групі «Посилання» клацніть піктограму «Закладка» .
• Вам буде запропоновано дати назву закладці у спливаючому вікні.
• Просто натисніть кнопку « Додати », щоб додати закладку до свого документа.
• Тепер натисніть F5 , щоб знайти закладку в документі.
• У спливаючому вікні з’являться кнопки «Перейти» та «Знайти та замінити» .
• Виберіть « Закладка » в першому списку > Потім виберіть потрібну назву закладки зі спадного списку.
• Натисніть «Перейти» .

15] Об’єднання та консолідація документів

Office 365 пропонує функцію Word, яка дозволяє будь-кому об’єднувати та об’єднувати кілька документів в один файл. Це надзвичайно зручно для тих, хто отримує документи з кількох джерел і має представити їх на зустрічі як один документ.

Висновок

Незважаючи на те, що Microsoft Word широко використовується, його найкращі функції невідомі більшості користувачів. Сподіваюся, ця публікація була корисною, і тепер ви знаєте кілька найкращих порад і прийомів Microsoft Word, які заощадять вам багато часу, особливо якщо ви працюєте з великим і складним документом.