8 простих способів поділитися календарем Outlook з іншими

Ви хочете поділитися своїм календарем з колегами та іншими людьми на вашому робочому місці, але не знаєте, як це зробити? Не хвилюйтеся; У цій статті ми обговоримо прості способи зробити процес спільного використання календаря легким для вас.

Виконуйте всі кроки, згадані в статті, як вони наведені, щоб уникнути ймовірності будь-якої помилки. Кроки, наведені в цій статті, чудово працюють у версіях Office 365 і Outlook після 2013 року, дозволяючи надавати доступ до свого календаря Outlook іншим.

Що таке Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook — це універсальне програмне забезпечення, яке служить для різноманітних цілей, зокрема для співпраці з іншими для відзначення подій, встановлення нагадувань про важливі події, планування зустрічей тощо.

Microsoft Office містить папки Office 365. В основному він використовується для обміну електронними листами (з такими службами електронної пошти, як @Gmail, @hotmail, @msn тощо) з членами команди через зв’язок із серверами Microsoft.

Такі функції, як спільний доступ до календаря електронною поштою та керування важливими завданнями, роблять Outlook важливою частиною будь-якої компанії.

Способи надання спільного доступу до календаря Outlook іншим.

1. Кроки для надання спільного доступу до нового календаря в Microsoft Outlook
2. Кроки, щоб надати спільний доступ до календаря колезі по роботі
3. Як переглянути календар, яким зі мною поділився колега?
4. Дії, щоб надати спільний доступ до календаря комусь за межами вашої організації
5. Як отримати доступ до календаря, до якого поділилися люди за межами моєї організації?
6. Як я можу отримати доступ до спільного календаря, якщо я використовую стороннє програмне забезпечення?
7. Хто має доступ до вашого календаря та які дозволи він має?

1. Кроки для надання спільного доступу до нового календаря в Microsoft Outlook

Під час надання спільного доступу до календаря Outlook існують дві можливі ситуації. По-перше, ви знаєте людину, якій хочете надіслати цей календар. Інший сценарій — коли користувач надає спільний доступ до календаря за межами вашої організації.

Ми розглянемо, як підійти до обох ситуацій за допомогою наступних кроків.

2. Кроки для надання спільного доступу до календаря колезі

Кроки, щоб надати спільний доступ до календаря Outlook, який ви знаєте або працюєте в одній організації, прості.

1. Відкрийте настільну програму Outlook.

2. Якщо у вашому офісному пакеті зареєстровано кілька облікових записів, переконайтеся, що ви вибираєте календар лише з правильного облікового запису Microsoft.

3. Натисніть вкладку Домашня сторінка. Натисніть Поділитися календарем і виберіть потрібний календар.

4. Перейдіть на вкладку «Дозволи» та натисніть «Властивості календаря». Він покаже вам список користувачів, які мають доступ до вашого календаря.

5. Відповідно до налаштувань за замовчуванням, кожен, хто працює в одній компанії, може бачити розклад лише тоді, коли ви зайняті, і не більше.

6. Однак конфігурації залежать від організації. Тому ми зосередимося на тому, як ви можете поділитися ним з одним користувачем, який працює з вами.

7. Тепер натисніть кнопку «Додати», щоб надати комусь доступ до вашого календаря.

8. Далі ви побачите свою адресну книгу на дисплеї. Відповідно до налаштувань за замовчуванням, він покаже вам список користувачів із вашої організації.

9. Якщо потрібного користувача немає в списку, ви можете включити його, натиснувши кнопку Додати. Натисніть OK.

1. Додавши користувача, натисніть OK. Ваш календар буде недоступний для цієї особи.

10. Вибране ім’я користувача буде показано у вікні дозволів. За замовчуванням для них буде встановлено значення «Можна переглядати всі деталі».

Цей параметр можна будь-коли налаштувати та змінити за бажанням.

3. Як переглянути календар, яким зі мною поділився колега?

1. Натисніть на вкладку «Домашня сторінка».
2. Виберіть Додати календар.
3. Натисніть Відкрити спільний календар.
4. Після цього відкриється вікно. Введіть ім’я користувача, чий спільний календар ви хочете переглянути, і натисніть OK.

Тепер ви можете отримати доступ до всіх спільних календарів цього користувача в списку «Спільні календарі».

4. Кроки, щоб надати спільний доступ до календаря комусь за межами вашої організації

Процес надання спільного доступу до календаря людині, яка працює в іншій організації, мало чим відрізняється.

1. Відкрийте програму OutlookDesktop.

2. Відкрийте календар, до якого потрібно надати спільний доступ.

3. Якщо на вашому пристрої є кілька облікових записів Microsoft, переконайтеся, що ви вибираєте календар лише з правильного облікового запису Microsoft.

4. Натисніть Головне меню. Натисніть Поділитися календарем.

5. Потім відкриється вікно з властивостями календаря. Щоб поділитися своїм календарем з користувачем, якого немає в списку, натисніть «Додати» в діалоговому вікні «Додати користувачів».

6. Ви можете переглянути список користувачів, які зараз можуть бачити ваш календар Outlook.

7. Після цього на екрані відобразиться ваша адресна книга. Тут виберіть «Контакти». Усі зовнішні контакти, збережені у вашій адресній книзі, відображатимуться у списку.

8. Однак, якщо ви виявите, що потрібного вам користувача немає в цьому списку, вам потрібно буде спочатку додати цього користувача. Додайте цього користувача та натисніть OK. До вашого календаря буде надано спільний доступ.

9. Вибраний вами користувач буде включено у вікно дозволів. За замовчуванням для них буде встановлено значення «Можна переглядати всі деталі».

Цей параметр можна оновити або змінити в будь-який час на ваш розсуд.

Тут важливо зазначити, що люди, які працюють за межами вашої організації, не можуть отримати права «Делегувати» або «Можна редагувати».

5. Як отримати доступ до календаря, до якого надав доступ хтось за межами вашої організації?

Це відрізняється від звичайного способу доступу до спільного календаря.

Процес перегляду спільного календаря кимось за межами вашої організації дещо відрізняється.

Виконайте наведені нижче дії, щоб отримати доступ до спільного календаря як одержувач.

1. Натисніть Прийняти та переглянути календар.
2. Ви будете перенаправлені на офіційний веб-сайт Outlook.
3. Ви повинні увійти у свій обліковий запис, щоб побачити спільний календар.

6. Як мені отримати доступ до спільного календаря, якщо я використовую стороннє програмне забезпечення?

Методи, згадані в статті, не застосовуються безпосередньо, якщо у вас немає Outlook і ви використовуєте альтернативне програмне забезпечення.

Процес займає трохи часу, оскільки вимагає кількох додаткових кроків. Ми пояснимо, взявши посилання на календар Google. Це тому, що це одне з найпопулярніших календарних програм, доступних на ринку зараз.

Однак кроки однаково дійсні для будь-якого іншого програмного забезпечення календаря, яке ви можете використовувати.

1. Відкрийте Gmail (або іншу службу електронної пошти, якою ви користуєтеся) і ввійдіть у свій обліковий запис електронної пошти.
2. Відкрийте електронний лист із запрошенням на спільний доступ.
3. Ви побачите відкритий новий електронний лист. Клацніть правою кнопкою миші опцію «Ця URL-адреса» в нижньому правому куті електронного листа.
4. Виберіть Копіювати розташування посилання.
5. Увійдіть у свій календар Google.
6. Натисніть на три крапки біля Додати календар.
7. Виберіть З URL-адреси.
8. Вставте скопійовану URL-адресу.
9. Натисніть Додати календар.

Календар не відображатиметься у списку «Інші календарі» в лівій частині екрана.

7. Хто має доступ до вашого календаря та які дозволи він має?

Надаючи спільний доступ до календаря, ви можете вибрати з кількох рівнів деталізації.

1. Можу переглядати, коли я зайнятий: ті, хто має цей рівень доступу до вашого календаря, бачитимуть, лише коли ви присутні.
2. Може переглядати заголовки та місця: користувачі з цим рівнем дозволу можуть переглядати вашу доступність, вміст і місця зустрічей.
3. Можна переглянути всю інформацію. Ті, хто має цей рівень доступу до вашого календаря, можуть переглядати всі деталі ваших зустрічей так само, як і ви.

Висновок

Це підійшло до кінця цієї статті. У цій статті ми говорили про те, як надати спільний доступ до календаря людям у вашій організації та за її межами.

Ми обговорили, як можна переглядати спільні календарі. Ми також пояснили, як ви можете надати дозвіл іншим користувачам за потреби.

FAQ

Як я можу заборонити користувачам доступ до мого спільного календаря?

Ви можете відкликати дозвіл на доступ до свого календаря будь-кому в будь-який час. Майте на увазі, що користувачам Microsoft 365 і Outlook може знадобитися деякий час, щоб оновити дозволи перегляду для вашого календаря.1. Виберіть Календар.2. Натисніть Home. Виберіть дозволи календаря.3. На вкладці дозволів ви знайдете список користувачів, які мають доступ до цього календаря. Виберіть ім’я користувача, яке потрібно видалити, і натисніть «Видалити».4. Натисніть на кнопку OK.

Чому я отримую повідомлення про помилку «Неможливо поділитися цим календарем»?

Є три можливі пояснення сповіщення «Цей календар не можна опублікувати».– Надана адреса електронної пошти недійсна.– Це адреса електронної пошти групи Microsoft 365.

Коли я маю надати доступ до свого календаря електронною поштою?

Однією з головних причин, чому люди вибирають спільний доступ до календарів електронною поштою, є те, що за допомогою цього методу ви можете надіслати їм статичну копію календаря. Ви також можете вказати період певного діапазону дат, яким хочете поділитися. Це збереже ваші заплановані оновлення в безпеці та конфіденційності. Використовуючи цей метод, ви можете гарантувати, що одержувач отримає знімок вашого календаря.