Безпека у віртуальних кімнатах даних: 6 речей, про які слід пам’ятати

Захист корпоративних файлів є обов’язковим для будь-якого бізнесу. Ці документи містять інформацію, яка не тільки допомагає компанії процвітати, але й містить особисті справи ваших співробітників, їхні зарплати та домашні адреси. Ось чому зберігання цих документів у певному місці, захищеному від будь-яких зовнішніх загроз, корисно для вашого бізнесу.

З багатьох рішень для хмарних сховищ, доступних на ринку, лише деякі можуть забезпечити повну безпеку файлів. Віртуальні кімнати даних побудовані навколо ідеї безпечного середовища для документів, яким можна поділитися із зовнішнім світом, якщо це необхідно. Але які функції повинні мати найкращі кімнати даних?

1. Сертифікат безпеки

Постачальники віртуальних кімнат даних повинні мати всі необхідні сертифікати та алгоритми безпеки, щоб зробити її такою ж безпечною, як фортеця. Подивіться на найпопулярніші віртуальні кімнати даних, доступні на ринку, і порівняйте, які сертифікати безпеки вони мають і що вони насправді роблять із безпечним простором.

Якщо онлайн-сховище файлів побудовано на ідеї безпеки, воно також має інструменти, які дозволяють клієнту зробити простір ще більш безпечним. Зазвичай це налаштування дозволів, функції водяних знаків і двофакторна автентифікація.

2. Налаштування дозволів

Захищений VDR призначений не лише для зберігання, але й для співпраці. Тому важливо відстежувати, хто до яких файлів має доступ.

За допомогою налаштувань дозволу ви можете дозволити певним людям доступ до вибраних документів. Таким чином, їм будуть доступні лише ті файли, на які вони безпосередньо пов’язані.

Ви не ризикуєте витоком інформації чи порушенням конфіденційності, і можете бути впевнені, що лише ті люди, яким потрібно переглянути документи, зможуть їх переглянути. Провайдери віртуальних кімнат даних у цьому впевнені.

3. Функції водяного знака

Якщо хтось хоче отримати файл із програмного забезпечення віртуальної кімнати даних, ці документи матимуть водяний знак, який підкреслює, хто та коли завантажив файл.

Якщо виникли проблеми з витоком конфіденційної інформації, ви можете скористатися функцією водяних знаків, щоб визначити слабке місце в облікових записах одного з ваших співробітників.

Також набагато простіше відслідковувати, які типи документів друкуються та кому потрібно їх друкувати для цілей управління. Існують також варіанти інструменту, залежно від потреб користувача віртуальної кімнати даних.

4. Безпечний обмін файлами

Як згадувалося раніше, програмне забезпечення для онлайн-кімнати даних — це не лише місце для безпечного зберігання документів, але й для обміну ними з іншими.

Спосіб їх спільного використання також має бути безпечним, і віртуальна кімната даних має бути в змозі забезпечити вам цю безпеку – за допомогою алгоритмів шифрування та надання доступу людям із відповідними повноваженнями. І під час передачі файлів або доступу до них не повинно виникати жодних проблем щодо конфіденційності, і вам потрібно буде перевірити відгуки провайдера віртуальної кімнати даних, щоб дізнатися, наскільки надійними є їхні заходи безпеки.

Це поєднання інструментів, доступних клієнту, і тих, що вбудовані в рішення, робить обмін досвідом справді безпечним.

5. Двофакторна аутентифікація

Що стосується безпеки особистого облікового запису, одна з речей, у якій ви можете бути впевнені, — це двофакторна автентифікація. Багато хакерів намагаються отримати доступ до ваших даних, і простого старого пароля недостатньо.

Поєднання того, що у вас є (автентифікатор), і того, що ви знаєте (пароль), практично не має собі рівних. Віртуальна кімната даних повинна мати цю функцію, щоб бути справді безпечним середовищем для зберігання ваших бізнес-файлів.

6. Підтримка

Якщо під час використання віртуальних кімнат даних виникнуть проблеми, хороша команда підтримки може забезпечити додаткову безпеку, яка вам потрібна. Будь-які помилки в програмному забезпеченні або просто неправильне використання доступних інструментів можна виправити за допомогою гарячої лінії компетентного провайдера.

Шукаючи рішення для віртуальної кімнати даних, ви також повинні знати про допомогу, яку ви можете отримати від команди – чи є у них гаряча лінія або функція чату, вбудована у віртуальну кімнату даних? Чи завжди є живий представник, який допоможе вам?