Як побудувати ефективний процес схвалення соціальних мереж для вашої команди

Кожна команда соціальних медіа, яка складається з кількох людей, потребує процесу затвердження соціальних мереж.

Процеси затвердження вмісту не є унікальними для соціальних мереж. Наприклад, ви, напевно, вже маєте процес затвердження для свого блогу чи веб-сайту. Але швидкість і охоплення соціальних каналів робить робочий процес затвердження ще більш важливим для ваших публікацій у соціальних мережах.

Тут ми пояснимо, як налаштувати робочий процес затвердження в соціальних мережах, який дозволить вашій команді ефективно співпрацювати, одночасно гарантуючи, що ваш вміст буде чистим, правильним і фірмовим.

Що таке процес схвалення соціальних мереж?

Процес затвердження в соціальних мережах — це робочий процес, у якому вміст переміщується від однієї зацікавленої сторони до іншої, доки він остаточно не буде опублікований.

Добре продуманий процес затвердження керує всіма етапами вашої діяльності в соціальних мережах, від створення вмісту до публікації на платформі соціальних мереж. Це також створює чіткий шлях для вашого вмісту від людини до людини через вашу організацію. Він документує, які зацікавлені сторони залучені та коли. Нарешті, він визначає, хто має остаточні повноваження затверджувати вміст для публікації в соціальних мережах вашого бренду.

Перш ніж писати поліс, вам потрібно підготуватися. Ось усі інструменти та частини, які вам знадобляться для початку:

Як створити процес схвалення соціальних мереж

Крок 1. Визначте свою стратегію в соціальних мережах

Якщо ви регулярно читаєте блог Hootsuite, ви знаєте, що ми багато говоримо про стратегію. Ми твердо віримо в планування та встановлення цілей. Не знаючи, куди ви хочете потрапити, ви навряд чи туди потрапите.

Чому вам потрібна соціальна стратегія, перш ніж ви зможете налаштувати процес затвердження?

Чітка стратегія полегшує творцям контенту (графічним дизайнерам і маркетологам контенту) створення контенту, який відповідає очікуванням провідних зацікавлених сторін. Це дозволяє всім бути на одній сторінці та економить час, зменшуючи кількість клацань, необхідних на рівні окремої публікації.

Чітка стратегія соціальних медіа також дає вам зрозуміти, чи відповідає ваш процес затвердження вашим цілям. Наприклад, якщо ваша стратегія полягає в тому, щоб бути в авангарді актуальних тем, вам потрібно відповідно встановити кількість зацікавлених сторін і їхні часові рамки.

Крок 2: Визначте ролі та обов’язки команди та зацікавлених сторін

Понад 20% клієнтів середнього бізнесу Hootsuite мають кілька команд, які використовують соціальні мережі. Щоб створити ефективний процес соціальних медіа, вам потрібно визначити всіх людей і команди, які використовують соціальні медіа, і хто бере участь у затвердженні кожного з них.

Як це виглядатиме – вирішувати вам. Можливо, кожна команда має власні канали та власні процеси затвердження. Або, можливо, пара старших стейкхолдерів є захисниками всього соціального контенту вашого бренду.

Головне, щоб все це було зафіксовано.

Наприклад, ви повинні написати:

• Хто створює та планує контент соціальних мереж?
• Хто редагує вміст для підтримки якості?
• Хто затверджує та публікує контент?

У компанії середнього розміру процес затвердження вмісту соціальних мереж може включати такі ролі:

• Творці контенту: автори, дизайнери, відеоредактори та всі, хто бере участь у створенні та плануванні контенту.
• Редактори вмісту, які редагують вміст за мовою, стилем і узгодженістю в облікових записах соціальних мереж.
• Менеджери соціальних медіа, які затверджують вміст і переконуються, що графік публікацій відповідає загальній стратегії бренду та оптимальному часу публікації.

Крок 3. Створіть посібник зі стилю соціальних мереж

Який контент публікує ваш бренд? Ви використовуєте британську орфографію чи американську? Або зовсім іншою мовою? Тон вашого бренду грайливий і веселий? Або інформативно і серйозно? Як ви ставитесь до хештегів та емодзі?

Усе це потрібно враховувати, щоб переконатися, що вміст вашого бренду в соціальних мережах є послідовним, високоякісним і завжди відповідає бренду.

Переконайтеся, що ваша компанія створила посібник зі стилю. Це детальний документ, який описує, як мають виглядати ваші соціальні мережі. Це може включати все: від тону та стилю написання до фірмових кольорів, використання фотографій і шрифту.

Коли кожен у маркетинговій команді працює за чітким посібником зі стилю, схвалення стає набагато легшим. Творці вмісту використовують цей документ, щоб керувати своєю роботою. Тим часом редактори та менеджери можуть звернутися до документу, щоб переконатися, що стандарти та вказівки бренду дотримуються.

Крок 4: Створіть бібліотеку вмісту

Бібліотека вмісту – це існуючий пул затверджених соціальних ресурсів. Це може включати графіку, шаблони та інші ресурси, які ваші розробники вмісту можуть використовувати під час створення нових публікацій.

Використання активів із попередньо схваленої бібліотеки значно спрощує процес затвердження. Старші зацікавлені сторони можуть бути впевнені, що багато елементів було схвалено ще до створення посади.

Крок 5: Встановіть крайні терміни та крайні терміни

Ваш процес затвердження в соціальних мережах має бути прив’язаний до графіку, який дає кожному достатньо часу, щоб виконати свою частину процесу.

Почніть із визначення, скільки часу в середньому потрібно вашим творцям вмісту, щоб створити певну кількість публікацій. Потім визначте, скільки часу знадобиться для редагування цього вмісту, заплануйте його та схваліть.

Потім попрацюйте у зворотному напрямку, щоб налаштувати графік, який підходить усім. Це допоможе уникнути паніки в останню хвилину або вузьких місць вмісту.

Також встановіть регулярні кінцеві терміни та графік, щоб кожен відповідав за виконання вчасно.

Наприклад, поточний процес затвердження соціальних мереж може включати:

• Творці доставляють готовий контент до 15 числа кожного місяця.
• Редактори надають остаточний вміст до 20 числа кожного місяця.
• Менеджери планують відредагований якісний контент на наступний місяць до кінця поточного.

Звичайно, ця хронологія працює лише для вічнозеленого вмісту або вмісту, який не є виключно актуальним. Можливо, вам знадобиться створити другий набір крайніх термінів або термінів, які дозволять вашому бренду реагувати на соціальні тенденції, коли вони виникають.

Крок 6. Визначте робочий процес і сповіщення

Ваш процес затвердження в соціальних мережах – це робочий процес, у якому вміст переміщується від однієї особи до іншої, доки він остаточно не буде опублікований. Ви вже визначили ролі та терміни для кожного. Тепер настав час використати цю інформацію, щоб налаштувати свій робочий процес і сповіщення.

В ідеалі ваш робочий процес має автоматично передавати вміст від однієї особи до іншої, повідомляючи кожну особу, коли настане її черга почати роботу. Зберігання всього в одній системі гарантує, що кожен знає, де що знаходиться в процесі затвердження. Це також гарантує, що лише одна особа вносить зміни до вмісту одночасно.

Отже, як переконатися, що всі отримають сповіщення, коли настане їхня черга? Ви можете використовувати електронну пошту, сповіщення Slack або інші інструменти керування проектами.

Розробляючи робочий процес, доцільно включити інструменти та програми, які полегшать створення вмісту та виявлення проблем із ним.

Деякі чудові інструменти для вашого робочого процесу:

• Grammarly для підтримки орфографії, граматики та чіткості написання.
• Visme для підтримки дизайну.
• Pictographr для підтримки редагування фотографій.

Крок 7: Моніторинг і перегляд за потреби

Спробуйте на деякий час процес затвердження в соціальних мережах і подивіться, як він працює для вашої команди. Потім зберіть усіх разом, щоб обговорити будь-які збої або речі, які можна було б покращити.

Мета завжди полягає в тому, щоб полегшити життя команди, а не ускладнити. Якщо процес стає громіздким, він не працює. Регулярно отримуйте відгуки від членів команди, щоб кожен почувався цінним і причетним.

4 переваги створення процесу затвердження соціальних мереж

Напевно, ви вже скористалися деякими перевагами створення процесу соціальних мереж. Але є кілька, які ми хочемо чітко назвати.

1. Переконайтеся, що вміст відповідає голосу та стратегії вашого бренду.

Раніше ми говорили про створення посібника зі стилю соціальних мереж, який допоможе керувати вашим вмістом і процесом затвердження. Це хороший спосіб зберегти ваш вміст впізнаваним.

Але ніщо не зрівняється зі спільним досвідом вашої команди. Робота над процесом гарантує, що кожен може поділитися своїм досвідом, як у своїх основних навичках, так і своїм знанням історії та стилю бренду.

Реалізація процесу перегляду також дає вам найкращі шанси виявити будь-які помилки до публікації вмісту. Навіть найкращі редактори іноді пропускають непрацюючі посилання або пропущені коми. Чим більше рук на колоді, тим більше шансів зробити це правильно.

2. Уникайте обміну паролями та контролюйте доступ

Обмін паролями як всередині команд, так і з зовнішніми консультантами та підрядниками є кошмаром безпеки.

Процес затвердження соціальних мереж у поєднанні з хорошими інструментами керування соціальними мережами дозволяє кожному виконувати свою роботу в одній системі без необхідності ділитися паролями.

Процес затвердження також повинен дозволяти вам контролювати, скільки доступу має кожен член команди. Ви хочете, щоб кілька людей могли створювати вміст, але, ймовірно, лише деякі мають дозвіл на затвердження.

Інструменти процесу затвердження також дозволяють виключити когось із процесу, якщо вони залишають вашу команду чи організацію, тож ви ніколи не наражаєтеся на непотрібний зовнішній ризик.

3. Співпрацюйте ефективніше

Постійне зациклення всієї команди з кількома зацікавленими сторонами може бути обтяжливим. Якщо ви робите це електронною поштою або передаєте документи, це знижує ефективність, уповільнює ваш робочий процес і може вплинути на вміст календаря соціальних мереж. Робочий процес затвердження спрощує процес і підвищує продуктивність.

Наприклад, менеджер глобального проекту з маркетингу нерухомості поговорив з Forrester Consulting про труднощі роботи без робочого процесу затвердження:

«Коли працівники хотіли опублікувати публікацію, їм доводилося надсилати електронною поштою свої активи, а потім це був багатоетапний процес: хтось публікував публікації від їх імені або повертався, щоб потім переглянути опублікований вміст від їх імені».

Набагато ефективніше зберігати все на одній платформі для створення, перегляду та публікації. Коли виникають конкретні запити, співробітники знають, хто відповідає за кожен етап процесу. Це означає, що співробітники можуть співпрацювати безпосередньо та ефективно.

Крім того, робочий процес затвердження допомагає працівникам дотримуватися графіка. Це запобігає створенню, забуттю чи неопублікуванню вмісту. Сповіщення інформують кожного про те, що потребує його уваги.

У звіті Forrester було виявлено, що вдосконалення процесу затвердження соціальних мереж може заощадити 495 000 доларів часу та зусиль протягом трьох років. Це багато часу і зусиль.

Джерело: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.

4. Підтримуйте контроль версій і редагування слідів

Надсилання файлів електронною поштою може призвести до отримання відгуків від різних зацікавлених сторін у різних версіях. Можливо, хтось переглядає файл, який уже застарів. Або комусь, можливо, доведеться зібрати відгуки від кількох зацікавлених сторін і зібрати їх в один документ.

Це не найкраща трата часу. І це створює ризик того, що неправильна версія пройде через процес затвердження або навіть буде опублікована.

Процес затвердження в соціальних мережах також дозволяє відстежувати зміни, щоб ви могли бачити, хто змінив що і коли. Це хороший освітній ресурс для всіх, хто займається створенням контенту.

3 Інструменти затвердження в соціальних мережах

Ось деякі з наших улюблених інструментів, які допоможуть вам побудувати процес затвердження соціальних мереж і робочий процес.

1.Hootsuite

Ви вже бачили, як Hootsuite може допомогти в процесі схвалення соціальних мереж.

Використання Hootsuite означає, що всі частини робочого процесу можуть працювати на одній платформі. Вміст можна створювати, редагувати та затверджувати на інформаційній панелі Hootsuite.

Ось як старші у вашій команді можуть використовувати Hootsuite для схвалення публікацій, створених творцями соціальних мереж:

Ці функції затвердження верхнього рівня доступні в планах Hootsuite Business і Enterprise.

Груповий план, розроблений для невеликих команд, також містить багато функцій, корисних для підтримки робочого процесу затвердження соціальних мереж.

Старші члени команди можуть керувати доступом до команди та ролями, а також призначати публікації та коментарі окремим членам команди.

2. Млявий

Slack — це потужна платформа обміну повідомленнями, яка допомагає командам співпрацювати. Програма Slack для Hootsuite дозволяє вам ділитися в соціальних мережах безпосередньо в Slack, не виходячи з Hootsuite, щоб спростити обмін повідомленнями між командами.

Цей інструмент допомагає організовувати команди. Упорядковуйте та розфарбовуйте завдання на картках і дошках Trello. Призначайте завдання члену команди та позначайте своє завдання як виконане, коли воно буде виконане. А за допомогою функції «згадування» ви знатимете, що член вашої команди буде сповіщений про хід процесу.

3. Trello

Функція перетягування робить Trello зручним для користувача. Він візуалізує робочий процес, і вся команда може бути в курсі процесу затвердження.