Найкращі поради та підказки Microsoft Teams, які ви повинні знати

Ви використовуєте Microsoft Teams на своїх пристроях? Чи використовує ваша компанія Microsoft Teams для зустрічей або відеоконференцій? Якщо ви чи ваша компанія користуєтеся нею, є різні поради Microsoft Teams, про які мало хто знає. У цій публікації ми спробували запропонувати деякі з найкращих порад і прийомів Microsoft Teams, які допоможуть вам отримати максимальну віддачу від цієї потужної організаційної програми.

Найкращі поради та підказки Microsoft Teams, які ви повинні знати

Ось список найкращих порад і прийомів Microsoft Teams, які будуть розглянуті в цій статті:

1. Змінити сповіщення про запрошення календаря в Microsoft Teams
2. Піктограма спільного доступу недоступна в Teams
3. Запросіть зовнішніх учасників на нараду Teams
4. Приєднайтеся до наради Microsoft Teams за допомогою облікового запису
5. Запросіть всю команду на нараду
6. Вимкніть камеру в Microsoft Teams
7. Отримайте список учасників зустрічі в командах
8. Як мені підключитися до наради Microsoft Teams?
9. Як знайти запис у Microsoft Teams?
10. Створіть гіперпосилання для зустрічі команди Microsoft
11. Зробіть учасника доповідачем під час наради в Teams

Перегляньте кожну з них і визначте, коли їх використовувати.

1. Змініть сповіщення про запрошення календаря в Microsoft Teams

Оскільки Microsoft Teams ще не підтримує це, вам потрібно буде перейти до програми Outlook на телефоні чи комп’ютері.

• Відкрийте програму Outlook.
• Виберіть зустріч/зустріч, яку потрібно змінити.
• Змініть нагадування, яке хочете встановити.

2. Піктограма спільного доступу недоступна в Teams

У веб-програмі Microsoft немає опції спільного доступу до екрана. Крім того, якщо ви використовуєте настільну версію Microsoft Teams, зверніться до адміністратора. Вони можуть увімкнути або вимкнути функцію спільного доступу до екрана для членів команди лише в Microsoft Teams.

3. Запросіть зовнішніх учасників на збори команди

Так, ви можете використовувати Microsoft Teams для знайомства з людьми за межами вашої компанії. Мало того, вони можуть приєднатися до вас на зустрічі, навіть якщо у них немає облікового запису або встановленої програми Teams. Для цього виконайте такі дії:

• Відкрийте програму Teams і клацніть піктограму календаря на лівій панелі.
• Виберіть «Нова зустріч» у верхньому правому куті правої панелі.

• Введіть повну адресу електронної пошти в полі «Учасники» та натисніть «Enter».
• Крок 4: Заповніть усі інші дані та натисніть «Надіслати».

Таким чином ви можете надіслати запрошення зовнішнім користувачам приєднатися до зустрічі в Microsoft Teams, навіть якщо вони не мають облікового запису.

4. Приєднайтеся до наради Microsoft Teams за допомогою облікового запису

Хочете приєднатися до зустрічі Teams без облікового запису? Так, ви можете приєднатися як гість з будь-якого пристрою, навіть якщо у вас немає облікового запису Microsoft Teams або облікового запису Microsoft. Виконайте ці дії, щоб приєднатися до зустрічей Teams як гість.

• Відкрийте запрошення на зустріч і натисніть «Приєднатися до зустрічі Microsoft Teams».
• У вас буде два варіанти: завантажити програму Teams або приєднатися онлайн.
• Якщо ви не хочете завантажувати програму, натисніть «Приєднатися онлайн». Ви можете приєднатися до зустрічей за допомогою браузера Microsoft Edge або Chrome.
• Надайте доступ до свого мікрофона та камери, якщо буде запропоновано, щоб вас могли бачити та чути під час зустрічі.
• Введіть своє ім’я та виберіть налаштування аудіо та відео на ваш вибір. Натисніть «Приєднатися зараз», щоб приєднатися до зустрічі.

Якщо у вас виникають проблеми з входом під час використання Microsoft Teams, прочитайте наш відповідний посібник.

5. Запросіть весь колектив на збори колективу

Бажаєте надіслати запрошення всім членам команди на майбутню зустріч? Ви надіслали, але учасники не отримали запрошення. Це пояснюється тим, що учасники команди не отримують запрошення за замовчуванням.

Ви можете ввімкнути його, виконавши такі дії:

• Додаток Open Teams слідував загальному каналу. Натисніть «Повідомлення» та натисніть значок фрикадельки (три горизонтальні точки).
• З’явиться спадне меню – виберіть опцію «Відкрити в SharePoint».

• Потім вам потрібно вибрати опцію Розмови на лівій панелі.
• Тепер натисніть на піктограму фрикадельки та виберіть «Налаштування» зі спадного списку.
• На сторінці налаштувань натисніть кнопку «Редагувати групу» внизу.
• Прокрутіть вниз до нижньої частини екрана.
• Поставте прапорець біля пункту «Учасники отримуватимуть усі сповіщення та події групи у свої поштові скриньки».

• Натисніть кнопку Зберегти, щоб застосувати зміни.

Вам не обов’язково запрошувати кожного члена команди на зустріч. Усі учасники команди будуть автоматично запрошені, щойно ви створите нову зустріч у програмі Teams.

6. Вимкніть камеру в Microsoft Teams

Бажаєте вимкнути камеру в Microsoft Teams до або після приєднання до наради? Не можете знайти варіант? Ось посібник, який допоможе вам вимкнути камеру в Microsoft Teams:

Перед приєднанням до зустрічі

Ви можете вимкнути камеру перед тим, як приєднатися до наради в Teams. Для цього виконайте такі дії:

• Натисніть кнопку «Приєднатися», щоб приєднатися до зустрічі.
• На наступному екрані ви зможете вибрати налаштування відео та аудіо. Вимкніть значок камери внизу.

• Натисніть «Приєднатися зараз», щоб приєднатися до зустрічі без показу відео.

Посеред зустрічі

Ви можете вимкнути камеру в будь-який час під час зустрічі. Для цього натисніть кнопку камери, щоб вимкнути відео під час поточної зустрічі. Це все; ваше відео буде вимкнено, поки ви перебуваєте на нараді в Teams.

7. Отримайте список учасників зустрічі в командах

У вас є два варіанти отримання списку учасників зустрічі. Спочатку завантажте звіт під час зустрічі, щоб побачити, хто присутній. По-друге, завантажте остаточний звіт про присутність після закінчення зустрічі.

Виконайте такі дії, щоб допомогти вам завантажити звіт учасників у Microsoft Teams:

Під час зустрічі:

• Відкрити елементи керування нарадою
• Виберіть «Показати учасників».
• Натисніть значок «Завантажити» (кнопка зі стрілкою вниз) поруч із «Люди».

Він завантажить список учасників, включаючи ім’я та час, коли вони приєдналися до зустрічі та залишили її.

Після зустрічі:

• Натисніть на значок календаря.
• Відкрийте зустріч і виберіть у верхньому меню вкладку «Учасники». Він покаже вам усі дані, пов’язані з учасниками зустрічі.
• Для попередніх зустрічей ви можете натиснути «Звіт про присутність» і вибрати звіт, який хочете переглянути.

Крім того, ви можете почекати 5 хвилин. Відкрийте чат зустрічі, і ви побачите плитку звіту про відвідуваність. Натисніть на нього, щоб завантажити файл CSV.

8. Як додзвонитися до наради Microsoft Teams?

Хочете взяти участь у нараді Teams? Ну, процес досить простий. Просто виконайте такі дії:

• Відкрийте програму Teams, клацніть піктограму календаря на лівій панелі.
• Виберіть зустріч у правій частині календаря. З’являться деталі зустрічі.
• Прокрутіть униз і знайдіть номер дозвону та ідентифікатор конференції.
• Наберіть номер телефону, який ви бачите в деталях зустрічі.

Якщо є можливість, ви не є учасником Teams, але ви отримали запрошення приєднатися до зустрічі. Використовуйте номер телефону в тому самому місці, щоб підключитися до конференції.

9. Як знайти запис у Microsoft Teams?

Якщо ви хочете знайти запис у Microsoft Teams, станьте організатором зустрічі або почніть запис.

Якщо ви використовуєте Microsoft Stream для збереження записів, вам потрібно буде виконати такі дії:

• Відкрийте Teams і перейдіть до Чати на лівій панелі. Клацніть зустріч, запис якої ви хочете переглянути.
• Натисніть «Запис зустрічі» в цій історії чату та виберіть «Додаткові параметри».
• Тепер виберіть Microsoft Stream. Натисніть кнопку «Додаткові параметри».
• Тут ви можете переглянути та завантажити записи зустрічі. Ви також можете поділитися записом або додати його у вікно чату.

10. Створіть гіперпосилання на зустріч Microsoft Team Meeting

Так, ви можете створити гіперпосилання для наради Teams, щоб поділитися нею з іншими учасниками. Існує два способи створення посилання. Перегляньте ці способи нижче:

Спосіб 1. Отримайте посилання за допомогою функції «Зустрітися зараз».

Щоб отримати посилання для спільного використання, потрібно виконати такі дії:

• Клацніть піктограму календаря на лівій панелі програми Teams.
• На правій панелі натисніть кнопку Почати зустріч. З’явиться розкривний список. Натисніть кнопку «Отримати посилання» на кнопці «Поділитися».

• Натиснувши на кнопку, ви можете скопіювати посилання або поділитися ним електронною поштою.

Спосіб 2. Отримайте посилання для запрошення за допомогою запланованої зустрічі

Бажаєте поділитися посиланням із запрошенням на вже заплановану зустріч? Ну, це теж легко. Зробіть наступне:

• Відкрийте програму Teams. Натисніть піктограму календаря на лівій панелі та «Нова зустріч» праворуч.
• Введіть всі дані. Обов’язково додайте принаймні одного учасника, щоб цей підручник працював. Коли ви закінчите, натисніть кнопку Надіслати.

• Знову відкрийте календар. Натисніть зустріч, щоб відкрити деталі зустрічі.
• Крок 4. Прокрутіть униз до розділу «Деталі зустрічі» та клацніть правою кнопкою миші посилання «Натисніть тут, щоб приєднатися до зустрічі». Виберіть «Копіювати посилання» та поділіться посиланням з колегами.

12. Зробіть члена спікером під час зустрічі команди

Так, Microsoft Teams тепер підтримує кілька ролей, тож ви можете підвищувати учасників до ролі доповідача між зустрічами. Для цього виконайте такі дії:

• Під час зустрічі клацніть піктограму «Учасники».
• Після натискання ви побачите список учасників. Наведіть курсор на ім’я учасника. Натисніть на піктограму з трьома крапками та виберіть опцію «Створити презентатора».
• Ви отримаєте спливаюче вікно підтвердження. Виберіть опцію Редагувати.

Лідеру нової ролі буде надіслано сповіщення.

Отримайте максимум від Microsoft Teams!

Це деякі з найкращих порад і підказок Microsoft Team, якими ви можете почати користуватися вже сьогодні. Сподіваюся, ці найкращі поради Microsoft Teams допоможуть вам бути більш продуктивними на робочому місці.

Під час наради Microsoft Teams панель продовжує відображатися в Teams

Щоб приховати панель завдань керування нарадами, потрібно відкрити Microsoft Teams. Спочатку вам потрібно почати дзвінок і відвести курсор від панелі завдань. Це все. Панель інструментів зникне миттєво.

Як приховати доповідачів Microsoft Team Meetings на зустрічі Teams

Щоб приховати спікерів на нараді, ви можете перейти в повноекранний режим, щоб приховати все. Буде видно лише екран, який використовують доповідачі. Ви також можете натиснути три крапки, а потім натиснути кнопку «Фокус» на кнопці «Спільний вміст».

Не бачите всіх учасників у відео Microsoft Teams?

Жоден метод не дозволяє бачити всіх учасників одночасно на одній зустрічі. Microsoft Teams підтримує 300 учасників на одній зустрічі, тому непрактично показувати всіх одночасно. Під час зустрічі одночасно можуть бути присутні не більше 49 осіб. Однак, якщо до вас приєдналося менше 49 людей, ви можете побачити їх усіх одночасно.