8 façons simples de partager le calendrier Outlook avec d’autres

Vous souhaitez partager votre agenda avec des collègues et d’autres personnes de votre lieu de travail, mais vous ne savez pas comment faire ? Ne t’inquiète pas; Dans cet article, nous discuterons des moyens simples de simplifier le processus de partage de calendrier pour vous.

Suivez toutes les étapes mentionnées dans l’article telles qu’elles sont données pour éviter toute possibilité d’erreur. Les étapes décrites dans cet article fonctionnent très bien dans Office 365 et les versions ultérieures à 2013 d’Outlook, vous permettant de partager votre calendrier Outlook avec d’autres.

Qu’est-ce que Microsoft Outlook ?

Microsoft Outlook est un logiciel polyvalent qui sert à diverses fins, notamment la collaboration avec d’autres pour marquer des événements, définir des rappels pour des événements importants, planifier des rendez-vous, etc.

Microsoft Office inclut des dossiers Office 365. Il est principalement utilisé pour échanger des e-mails (avec des services de messagerie tels que @Gmail, @hotmail, @msn, etc.) avec les membres de l’équipe via une communication avec les serveurs Microsoft.

Des fonctionnalités telles que le partage du calendrier des e-mails et la gestion des tâches importantes font d’Outlook un élément important de toute entreprise.

Façons de partager votre calendrier Outlook avec d’autres :

1. Étapes pour partager votre nouveau calendrier dans Microsoft Outlook
2. Étapes pour partager votre calendrier avec un collègue de travail
3. Comment afficher un calendrier partagé avec moi par un collègue ?
4. Étapes pour partager votre calendrier avec une personne extérieure à votre organisation
5. Comment accéder à un agenda qui a été partagé avec une personne extérieure à mon organisation ?
6. Comment puis-je accéder au calendrier partagé si j’utilise un logiciel tiers ?
7. Qui a accès à votre calendrier et de quelles autorisations dispose-t-il ?

1. Étapes pour partager votre nouveau calendrier dans Microsoft Outlook

Lors du partage d’un calendrier Outlook, il existe deux situations possibles. Tout d’abord, vous connaissez la personne à qui vous souhaitez envoyer ce calendrier. Un autre scénario est lorsqu’un utilisateur partage un calendrier en dehors de votre organisation.

Nous verrons comment aborder les deux situations avec les étapes suivantes.

2. Étapes pour partager votre calendrier avec un collègue de travail

Les étapes pour partager un calendrier Outlook que vous connaissez ou travaillez dans la même organisation sont simples.

1. Ouvrez l’application de bureau Outlook.

2. Si vous avez plusieurs comptes enregistrés avec votre suite bureautique, assurez-vous de sélectionner uniquement le calendrier du compte Microsoft correct.

3. Cliquez sur l’onglet Accueil. Cliquez sur Partager le calendrier et sélectionnez le calendrier souhaité.

4. Allez dans l’onglet « Autorisations » et cliquez sur « Propriétés du calendrier ». Il vous montrera une liste d’utilisateurs qui peuvent accéder à votre calendrier.

5. Selon les paramètres par défaut, toute personne travaillant dans la même entreprise ne peut voir le planning que lorsque vous êtes occupé, rien de plus.

6. Cependant, les configurations varient selon l’organisation. Par conséquent, nous nous concentrerons sur la façon dont vous pouvez le partager avec un utilisateur qui travaille avec vous.

7. Cliquez maintenant sur le bouton « Ajouter » pour permettre à quelqu’un d’accéder à votre calendrier.

8. Ensuite, vous verrez votre carnet d’adresses sur l’écran. Selon les paramètres par défaut, il vous montrera une liste d’utilisateurs de votre organisation.

9. Si l’utilisateur requis ne figure pas dans la liste, vous pouvez l’activer en cliquant sur le bouton Ajouter. Cliquez sur OK.

1. Une fois que vous avez ajouté l’utilisateur, cliquez sur OK. Votre calendrier ne sera pas disponible pour cette personne.

10. Le nom d’utilisateur sélectionné sera affiché dans la fenêtre des autorisations. Par défaut, ils seront définis sur « Peut afficher tous les détails ».

Ce paramètre peut être configuré et modifié à tout moment comme vous le souhaitez.

3. Comment afficher un agenda partagé avec moi par un collègue ?

1. Cliquez sur l’onglet « Accueil ».
2. Sélectionnez Ajouter un calendrier.
3. Cliquez sur Ouvrir le calendrier partagé.
4. Après cela, une fenêtre s’ouvrira. Entrez le nom de l’utilisateur dont vous souhaitez afficher le calendrier partagé et cliquez sur OK.

Vous pouvez désormais accéder à tous les calendriers partagés de cet utilisateur dans la liste Calendriers partagés.

4. Étapes pour partager votre calendrier avec une personne extérieure à votre organisation

Le processus de partage d’un calendrier avec quelqu’un qui travaille dans une autre organisation n’est pas très différent.

1. Ouvrez l’application OutlookDesktop.

2. Ouvrez le calendrier que vous souhaitez partager.

3. Si vous avez plusieurs comptes Microsoft sur votre appareil, assurez-vous de sélectionner uniquement le calendrier du compte Microsoft correct.

4. Cliquez sur Menu principal. Cliquez sur Partager le calendrier.

5. Ensuite, une fenêtre avec les propriétés du calendrier s’ouvrira. Pour partager votre calendrier avec un utilisateur qui n’est pas répertorié, cliquez sur Ajouter dans la boîte de dialogue Ajouter des utilisateurs.

6. Vous pouvez voir une liste des utilisateurs qui peuvent actuellement voir votre calendrier Outlook.

7. Après cela, votre carnet d’adresses s’affichera à l’écran. De là, sélectionnez « Contacts ». Tous les contacts externes stockés dans votre carnet d’adresses seront affichés dans la liste.

8. Cependant, si vous constatez que l’utilisateur que vous souhaitez ne figure pas dans cette liste, vous devrez d’abord ajouter cet utilisateur. Ajoutez cet utilisateur et cliquez sur OK. Votre calendrier sera partagé.

9. L’utilisateur que vous avez sélectionné sera inclus dans la fenêtre des autorisations. Par défaut, ils seront définis sur « Peut afficher tous les détails ».

Cette option peut être mise à jour ou modifiée à tout moment à votre discrétion.

Il est important de noter ici que les personnes travaillant en dehors de votre organisation ne peuvent pas se voir accorder les droits « Déléguer » ou « Peut modifier ».

5. Comment accéder à un agenda partagé par une personne extérieure à votre organisation ?

Ceci est différent de la manière habituelle d’accéder à un calendrier partagé.

Le processus d’affichage d’un calendrier partagé par une personne extérieure à votre organisation est légèrement différent.

Suivez les étapes ci-dessous pour accéder au calendrier partagé en tant que destinataire.

1. Cliquez sur Accepter et afficher le calendrier.
2. Vous serez redirigé vers le site Web officiel d’Outlook.
3. Vous devez être connecté à votre compte pour voir le calendrier partagé.

6. Comment accéder au calendrier partagé si j’utilise un logiciel tiers ?

Les méthodes mentionnées dans l’article ne sont pas directement applicables si vous n’avez pas Outlook et utilisez un logiciel alternatif.

Le processus prend un peu de temps car il nécessite quelques étapes supplémentaires. Nous allons vous expliquer en prenant un lien vers Google Calendar. En effet, il s’agit de l’un des logiciels de calendrier les plus populaires actuellement disponibles sur le marché.

Cependant, les étapes sont également valables pour tout autre logiciel de calendrier que vous utilisez.

1. Ouvrez Gmail (ou tout autre service de messagerie que vous utilisez) et connectez-vous à votre compte de messagerie.
2. Ouvrez l’e-mail d’invitation au partage.
3. Vous verrez un nouvel e-mail s’ouvrir. Faites un clic droit sur l’option « Cette URL » dans le coin inférieur droit de l’e-mail.
4. Sélectionnez Copier l’emplacement du lien.
5. Connectez-vous à votre agenda Google.
6. Cliquez sur les trois points à côté de Ajouter un calendrier.
7. Sélectionnez Depuis l’URL.
8. Collez l’URL que vous avez copiée.
9. Cliquez sur Ajouter un calendrier.

Le calendrier n’apparaîtra pas dans la liste « Autres calendriers » sur le côté gauche de l’écran.

7. Qui a accès à votre calendrier et de quelles autorisations dispose-t-il ?

Lorsque vous partagez un calendrier, vous avez le choix entre plusieurs niveaux de détail.

1. Peut voir quand je suis occupé : les personnes disposant de ce niveau d’accès sur votre calendrier ne verront que votre présence.
2. Peut afficher les titres et les lieux : les utilisateurs disposant de ce niveau d’autorisation peuvent afficher votre disponibilité, votre contenu et les lieux de réunion.
3. Peut afficher toutes les informations. Ceux qui ont ce niveau d’accès sur votre calendrier peuvent voir tous les détails de votre rendez-vous comme vous le pouvez.

Conclusion

Ceci nous amène à la fin de cet article. Dans cet article, nous avons expliqué comment partager votre calendrier avec des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation.

Nous avons discuté de la façon dont vous pouvez voir les calendriers partagés. Nous avons également expliqué comment vous pouvez accorder une autorisation à d’autres utilisateurs si nécessaire.

FAQ

Comment puis-je désactiver l’accès des utilisateurs à mon calendrier partagé ?

Vous pouvez révoquer l’autorisation d’accéder à votre calendrier à n’importe qui à tout moment. Sachez que les utilisateurs de Microsoft 365 et d’Outlook peuvent prendre un certain temps pour mettre à jour les autorisations d’affichage de votre calendrier.1. Sélectionnez Calendrier.2. Cliquez sur Accueil. Sélectionnez les autorisations de calendrier.3. Dans l’onglet des autorisations, vous trouverez une liste des utilisateurs qui peuvent accéder à ce calendrier. Sélectionnez le nom d’utilisateur que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Supprimer.4. Cliquez sur le bouton OK.

Pourquoi est-ce que j’obtiens l’erreur « Ce calendrier ne peut pas être partagé » ?

Il y a trois explications possibles pour la notification « Ce calendrier ne peut pas être publié ».– L’adresse e-mail fournie n’est pas valide.– Il s’agit d’une adresse e-mail de groupe Microsoft 365.

Quand dois-je partager mon calendrier par e-mail ?

L’une des principales raisons pour lesquelles les gens choisissent de partager des calendriers par e-mail est qu’avec cette méthode, vous pouvez leur envoyer une copie statique du calendrier. Vous pouvez également spécifier la période de la plage de dates spécifique que vous souhaitez partager. Cela gardera vos mises à jour programmées en toute sécurité et confidentialité. En utilisant cette méthode, vous pouvez vous assurer que le destinataire reçoit un instantané de votre calendrier.