15 labākie Microsoft Word padomi un triki

Microsoft Word ir ideāla lietotne, ar kuru ir viegli sākt darbu, taču tajā ir daudz mācību funkciju. Šajā rokasgrāmatā es sniegšu dažus no labākajiem Microsoft Word padomiem un trikiem. Tas būs ļoti ērti, ja rediģēsit dokumentus katru dienu.

Word joprojām ir viens no Microsoft vērtīgākajiem un vecākajiem rīkiem. Gadu gaitā programmatūra ir attīstījusies, lai cita starpā izveidotu sarežģītas tabulas un diagrammas, kopsavilkumus, skrejlapas un biļetenus. Varat izmantot šos labākos padomus un trikus, lai samazinātu laiku, ko pavadāt MS Word, un pārietu uz nākamo uzdevumu sarakstā.

15 labākie Microsoft Word padomi un triki

Vispopulārākā tekstapstrādes lietojumprogramma, ko izmanto mašīnrakstītāji visā pasaulē, ir Microsoft Word. Kad rakstāt ziņojumu, stāstu, eseju vai jebko citu, pie kā strādājat, programma ir ielādēta ar visdažādākajām funkcijām, kuras jūs, iespējams, nekad nesastapsit. Es piedāvāju dažus no saviem iecienītākajiem trikiem, lai palīdzētu jums atklāt dažas mazāk zināmas programmatūras daļas. Šeit ir piecpadsmit padomi un triki, kas padarīs jūs par Microsoft Word vedni:

1. Izmantojiet savus fontus un stilus
2. Nosakiet sava dokumenta lasāmības statistiku
3. Iezīmējiet piedāvājumu, noklikšķinot
4. Izmantojiet automātiskās atjaunināšanas datumu un laiku
5. Atbrīvojieties no nevēlama formatējuma.
6. Ievietojiet ekrānuzņēmumu
7. Lieciet savam dokumentam runāt
8. Noņemiet rīkjoslas lenti
9. Aizsargājiet savu dokumentu
10. Pārvērst Word uz PDF
11. Izmantojiet veidnes, lai ietaupītu laiku.
12. Importēt, formatēt un rediģēt attēlus
13. Izdzēsiet vārdus ar vienu taustiņu
14. Pievienojiet dokumentam grāmatzīmes
15. Dokumentu apvienošana un sapludināšana

Izmēģināsim tos pa vienam.

1] Noklikšķiniet uz Pielāgoti fonti un stili

Viens no svarīgiem padomiem darbam ar Word ir fonta lieluma un stila pielāgošana. Word pēc noklusējuma parāda tekstu 12 punktu Calibri fontā. Ja maināt fonta iestatījumus, varat mainīt dokumenta izskatu.

Ir divi veidi, kā mainīt fonta lielumu un stilu:

• Pirms kaut ko ievadāt, varat veikt izmaiņas iestatījumos.
• Pēc teksta rakstīšanas varat arī pielāgot teksta izmēru un stilu.

Varat to mainīt ekrāna augšējā kreisajā stūrī, rīkojoties šādi:

• Cilnes Sākums kreisajā pusē redzēsit grupu Fonts .

• Vienkārši noklikšķiniet un velciet kursoru, lai atlasītu tekstu, kuru vēlaties mainīt.
• Pēc tam varat mainīt fontu, izmantojot grupas Fonts nolaižamās izvēlnes .
• Izvēlieties jaunu fonta stilu un mainiet izmēru.

Reāllaikā jūs redzēsit, kā Word atjaunina jūsu tekstu. Tas padara to par vienu no populārākajiem Microsoft Word padomiem — tas ir vienkāršs uzlabojums, kas sniedz ievērojamus rezultātus!

2] Nosakiet sava dokumenta lasāmības statistiku

Word var novērtēt arī jūsu rakstīšanas stila sarežģītību papildus pareizrakstībai un gramatikai. Vai jūsu rakstīšanas stils atbilst, piemēram, piektklasnieku vai cilvēku ar augstāko izglītību izpratnes līmenim? Jums nav par ko uztraukties. Word aprēķina jūsu rezultātu 100 punktu skalā, izmantojot miesas lasīšanas viegluma testu. Parasti, jo lielāks procents skalā, jo vieglāk to saprast. Biroja dokumentācijā parasti ir norādīts, ka rezultātam jābūt virs 60.

Turklāt Flesh-Kincaid Grade Level tests norāda atzīmi, kurai ir rakstīts jūsu teksts, un saskaņā ar Microsoft dokumentāciju jums ir jātiecas uz atzīmi no 7.0 līdz 8.0.

Tālāk ir norādīta šīs funkcijas aktivizēšanas procedūra.

• Atveriet Word > Dodieties uz failu > Iespējas > Atlasīt pareizrakstību
• Zem virsraksta Labojot pareizrakstību un gramatiku programmā Word > Atzīmējiet izvēles rūtiņu Pārbaudīt gramatiku ar pareizrakstību.
• Pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu Rādīt lasāmības statistiku > Noklikšķiniet uz Labi.
• Pēc šīs funkcijas iespējošanas atveriet failu, kuru vēlaties izpētīt.
• Nospiediet F7 vai atlasiet Pārskats > Pareizrakstība un gramatika.

Programma Word parāda jūsu dokumenta lasīšanas līmeni pēc gramatikas un pareizrakstības pārbaudes.

3] Iezīmējiet piedāvājumu ar vienu klikšķi

Iespējams, vēlēsities atlasīt lielu dokumenta daļu, lai mainītu fontu, teksta krāsu utt. Parastais veids, kā pārvietot kursoru virs teksta bloka, ir vilkt kursoru, taču tas var būt laikietilpīgs, it īpaši, ja teksta bloks ir liels un aptver vairākas lappuses.

Lai to izdarītu ātri, veiciet tālāk norādītās darbības.

• Noklikšķiniet uz tā teksta bloka sākuma , kuru vēlaties izcelt.
• Turiet nospiestu taustiņu Shift un ritiniet uz leju līdz teksta bloka beigām.
• Viss tiks izcelts, noklikšķinot uz teksta beigām. Pēc tam varat veikt visas nepieciešamās darbības.

Ja vēlaties atlasīt visu dokumentu, varat to izdarīt, nospiežot Ctrl + A.

4] Izmantojiet automātiskās atjaunināšanas datumu un laiku

Vai jūs atkal un atkal izmantojat vienu un to pašu dokumentu, kamēr maināt tikai dažas galvenās detaļas? Viens veikls triks ir ļaut Word automātiski atjaunināt datumu, ja dokumentā ir norādīts laiks un datums.

Lai ievietotu datumu, kas tiek automātiski atjaunināts, varat veikt šādas darbības:

• Atveriet Word > noklikšķiniet uz cilnes Ievietot.
• Grupā Teksts > noklikšķiniet uz Datums un laiks.
• Dialoglodziņā Datums un laiks atlasiet vajadzīgo formātu .
• Pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu Atjaunināt automātiski .

Datums tiks ievietots kā lauks un tiks automātiski atjaunināts.

5] Atbrīvojieties no nevēlama formatējuma

Ir viegli sajaukt dokumenta formatējumu, it īpaši, ja tas ir kopēts un ielīmēts no cita avota. Tāpēc jums ir jāpārbauda un jāizlabo nepareizais formatējums, lai padarītu dokumentu pievilcīgāku un reprezentablāku. Tas ir jāatjauno uz noklusējuma formātu, kā parādīts lentes cilnes Sākums grupā Fonts. Lai to izdarītu, jums jāveic tālāk norādītās darbības.

• Iezīmējiet aizskarošo tekstu un nospiediet Ctrl+Space.
• Varat arī izmantot pogu “ Notīrīt visu formatējumu ”, lai atbrīvotos no atlasītā teksta formatējuma.

Tas ir viss.

6] Ievietojiet ekrānuzņēmumu

Vizuāla attēlojuma vai saites pievienošana raksta vai apskata saturam dažkārt palielina dziļumu. Šādi varat izmantot MS Word ekrānuzņēmuma funkciju, lai uzņemtu ekrānuzņēmumu un palielinātu satura nozīmi. Lai to izdarītu, veiciet tālāk norādītās darbības.

• Atveriet Word > Noklikšķiniet uz cilnes “Ievietot”.
• Grupas Lentes grupā Ilustrācija noklikšķiniet uz opcijas Ekrānuzņēmums .
• Tiks parādīta ekrāna apgriešanas iespēja .
• Noklikšķinot uz tā, tiks atvērta lapa, kurā vēlaties uzņemt ekrānuzņēmumu.
• Velciet peli uz vajadzīgo attēlu.
• Ekrānuzņēmuma kopija tiks automātiski pievienota jūsu dokumentam.

Tas ir viss.

7] Lieciet savam dokumentam runāt

Programmai Word ir interesanta funkcija, kas ļauj lasīt tekstu dokumentā, izmantojot datora skaļruņus. Tas nepieder lentei, tāpēc tas ir jāpievieno ātrās piekļuves rīkjoslai. Lai dokumenti runātu, veiciet šīs darbības:

• Atveriet Word > Lentē noklikšķiniet uz Fails > Pēc tam ekrāna kreisajā pusē esošajā izvēlnē noklikšķiniet uz Opcijas .
• Noklikšķiniet uz Ātrās piekļuves rīkjosla > Mainīt nolaižamo izvēlni no populārām komandām uz visām komandām. Pagaidiet dažas sekundes, līdz tiek atjaunināts komandu saraksts.
• Ritiniet uz leju līdz Runāt > pieskarieties pie Pievienot.
• Ātrās piekļuves joslā virs lentes būs redzama ikona Runāt. Tas izskatās kā tukšs runas burbulis.
• Atlasiet tekstu > Pēc tam noklikšķiniet uz ikonas Runāt , un pēc dažām sekundēm jūs dzirdēsiet runāto tekstu.

Varat izveidot audiogrāmatu no dokumenta. Tas būtu ļoti noderīgi prezentācijā, kurā auditorijai ir jāsaprot visi dokumenta punkti, pirms pāriet uz nākamo sadaļu.

Bieži vien auditorijai ir efektīvāk klausīties runāto vārdu, nevis lasīt kaut ko tādu, kurā viņi var izlaist rindiņas un nonākt pie kļūdainiem secinājumiem.

8] Noņemiet rīkjoslas lenti

Pelēko rīkjoslu Word augšpusē sauc par lenti.

Ja vēlaties rakstīt bez pārtraukuma, varat paslēpt rīkjoslas lenti dokumenta augšpusē, vienkārši nospiežot tastatūras taustiņu kombināciju Ctrl + F1 . Kad esat pabeidzis darbu, varat vēlreiz nospiest Ctrl + F1 , lai to atkal redzētu.

9] Aizsargājiet savu dokumentu

Visticamāk, ka esat ieguldījis daudz darba, veidojot sarežģītu dokumentu, un jūs, iespējams, nevēlaties, lai jūsu kolēģi varētu veikt nekādas izmaiņas, vai arī vēlaties, lai viņi varētu veikt noteiktas izmaiņas, piemēram, ievietot komentārus. .

Turklāt, ja dokuments ir pieejams vairāku lietotāju vidē, varat tam piešķirt paroli, lai to varētu atvērt tikai pilnvaroti lietotāji. Microsoft Word ir vairāki iebūvēti drošības līdzekļi, kas var palīdzēt šifrēt jūsu tekstu. Lai piekļūtu aizsardzības iestatījumiem, veiciet tālāk norādītās darbības.

• Noklikšķiniet uz Fails > Informācija > Aizsargāt dokumentu.
• Nolaižamajā izvēlnē varat atlasīt Ierobežot rediģēšanu, Šifrēt ar paroli vai Ierobežot piekļuvi .

Atlasot “Šifrēt ar paroli”, varat kontrolēt skatīšanas un rediģēšanas atļaujas .

10] Konvertējiet Word uz PDF

Vai joprojām izmantojat trešās puses programmatūru, lai pārvērstu Word dokumentus PDF failos? Tagad jūs varat vienkārši pārvērst savu Word dokumentu PDF formātā, veicot tikai dažas darbības, nevis vecmodīgi:

• Atveriet dokumentu, kuru vēlaties saglabāt kā PDF .
• Saglabājiet dokumentu, noklikšķinot uz cilnes Fails > noklikšķiniet uz cilnes Saglabāt kā , parādīsies dialoglodziņš Saglabāt kā.
• Noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta Saglabāt kā veidu > atlasiet opciju PDF .
• Pārliecinieties, vai ir atzīmēta vai atlasīta opcija Atvērt failu pēc publicēšanas.
• Noklikšķiniet uz opcijas Saglabāt.

Šis būs jūsu PDF dokuments.

11] Izmantojiet veidnes, lai ietaupītu laiku.

Programmā Microsoft Word ir pieejamas daudzas veidnes, sākot no CV līdz biļeteniem. Ja sākat ar veidni, lielākā daļa smagā darba — formatēšana, izkārtojums utt. — jau ir paveikts jūsu vietā. Lai sāktu darbu ar veidni, veiciet tālāk norādītās darbības.

• Palaidiet Word > Noklikšķiniet uz Jauns.
• Zem opcijas Tukšs dokuments redzēsit sīktēlu priekšskatījumus dažām veidnēm, no kurām varat izvēlēties.
• Iepriekš redzamās veidnes ir tikai dažas no tiešsaistē pieejamajām iespējām.
• Ja meklējat kaut ko konkrētu, noklikšķiniet uz vietas Meklēt tiešsaistes veidnēs un ievadiet atslēgvārdu, piemēram, CV . Pēc tam nospiediet tastatūras taustiņu Enter .

Tas ir viss.

12] Importēt, formatēt un rediģēt attēlus

Varat pievienot attēlus saviem dokumentiem, rīkojoties šādi:

• Palaidiet programmu Word. Noklikšķiniet uz lentes cilnes Ievietot .
• Pēc tam noklikšķiniet uz Attēli > Šī ierīce.
• Atrodiet vajadzīgo attēlu. Pēc tam noklikšķiniet uz Ievietot , lai to pievienotu dokumentam.
• Varat arī atlasīt krājuma attēlus vai tiešsaistes attēlus sadaļā Ievietot > Attēli > Tiešsaistes attēli.

Vairumā gadījumu jums būs jādara zināms darbs, lai jūsu attēli izskatītos pēc iespējas labāk. Pēc noklusējuma programma Word novieto attēlus tā, lai tie būtu saskaņoti ar tekstu, taču tā var nebūt labākā izvēle. Lai to novērstu, veiciet tālāk norādītās darbības.

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz attēla un atlasiet “ Teksta aplaušana ”, lai skatītu citas opcijas. Kvadrāts ir labs risinājums, jo tas ļauj vilkt attēlu jebkurā vietā un aptīt tekstu.
• Noklikšķiniet uz sava attēla un pēc tam uz lentes cilnes Attēla formāts , lai skatītu citas attēla rediģēšanas opcijas.
• Piemēram, attēlu stili var atlasīt rāmi, ēnu vai efektu vai noklikšķināt uz Apgriezt , lai noņemtu nevēlamos attēla apgabalus.

13] Dzēst vārdus ar vienu taustiņu

Vai vēlaties izdzēst lielu teksta daļu? Tā vietā, lai turētu nospiestu atpakaļatkāpes taustiņu, turiet nospiestu taustiņu CTRL un pēc tam nospiediet tastatūras taustiņu Backspace .

Šādi rīkojoties, tā vietā, lai noņemtu tikai vienu rakstzīmi, tiek noņemts viens vārds katru reizi, kad nospiežat atpakaļatkāpes taustiņu. Pateicoties tam, jūs varat zibenīgi izdzēst teksta gabalus.

14] Pievienojiet dokumentam grāmatzīmes

Strādājot ar lieliem dokumentiem, grāmatzīmes ir ļoti ērtas. Varat pievienot grāmatzīmi jebkurai dokumenta daļai un nosaukt grāmatzīmi tā, lai to varētu izmantot konkrēta teksta meklēšanai. Grāmatzīmes nosaukums netiek parādīts pašā dokumentā.

Lai pievienotu grāmatzīmi, veiciet šīs darbības:

• Varat izveidot grāmatzīmi, novietojot kursoru vietā, kur vēlaties to parādīt.
• Lentē noklikšķiniet uz cilnes Ievietot > Grupā Saites noklikšķiniet uz Grāmatzīmes ikonas.
• Uznirstošajā logā jums tiks piedāvāts piešķirt grāmatzīmei nosaukumu.
• Vienkārši noklikšķiniet uz pogas “ Pievienot ”, lai dokumentam pievienotu grāmatzīmi.
• Tagad nospiediet taustiņu F5 , lai atrastu grāmatzīmi dokumentā.
• Uznirstošajā logā tiks parādītas pogas Iet uz un Atrast un Aizstāt .
• Pirmajā sarakstā atlasiet “ Grāmatzīme ”> Pēc tam nolaižamajā sarakstā atlasiet vajadzīgo grāmatzīmes nosaukumu.
• Noklikšķiniet uz “Aiziet” .

15] Dokumentu apvienošana un konsolidācija

Office 365 piedāvā Word līdzekli, kas ļauj ikvienam apvienot un sapludināt vairākus dokumentus vienā failā. Tas ir neticami ērti tiem, kuri saņem dokumentus no vairākiem avotiem un kuriem tie ir jāiesniedz sanāksmē kā viens dokuments.

Secinājums

Lai gan Microsoft Word tiek plaši izmantots, tās labākās funkcijas lielākajai daļai lietotāju nav zināmas. Es ceru, ka šī ziņa bija noderīga, un tagad jūs zināt dažus no labākajiem Microsoft Word padomiem un trikiem, kas ietaupīs daudz laika, it īpaši, ja strādājat ar lielu un sarežģītu dokumentu.