Каждая команда социальных сетей, состоящая из более чем одного человека, нуждается в процессе утверждения в социальных сетях.
Процессы утверждения контента не уникальны для социальных сетей. Например, у вас, вероятно, уже есть процесс утверждения вашего блога или веб-сайта. Но скорость и охват социальных каналов делают рабочий процесс утверждения еще более важным для ваших сообщений в социальных сетях.
Здесь мы объясним, как настроить рабочий процесс утверждения в социальных сетях, который позволит вашей команде эффективно сотрудничать, гарантируя, что ваш контент будет чистым, правильным и фирменным.
Процесс утверждения в социальных сетях — это рабочий процесс, в котором контент переходит от одного заинтересованного лица к другому, пока не будет окончательно опубликован.
Хорошо продуманный процесс утверждения регулирует все этапы вашей деятельности в социальных сетях, от создания контента до публикации на платформе социальных сетей. Это также создает четкий путь для вашего контента от человека к человеку через вашу организацию. Он документирует, какие заинтересованные стороны участвуют и когда. Наконец, в нем указывается, кто имеет окончательные полномочия утверждать контент для публикации в социальных сетях вашего бренда.
Прежде чем вы сможете написать свою политику, вам нужно сделать некоторую подготовку. Вот все инструменты и детали, которые вам понадобятся для начала работы:
Шаг 1: Определите свою стратегию в социальных сетях
Если вы регулярно читаете блог Hootsuite, то знаете, что мы много говорим о стратегии. Мы твердо верим в планирование и постановку целей. Не зная, куда вы хотите попасть, вы вряд ли туда доберетесь.
Зачем вам нужна социальная стратегия, прежде чем вы сможете настроить процесс утверждения?
Четкая стратегия облегчает создателям контента (графическим дизайнерам и контент-маркетологам) создание контента, который соответствует ожиданиям старших стейкхолдеров. Это позволяет всем находиться на одной странице и экономит время за счет уменьшения количества кликов, необходимых на уровне отдельных сообщений.
Четкая стратегия в социальных сетях также позволяет узнать, соответствует ли ваш процесс утверждения вашим целям. Например, если ваша стратегия заключается в том, чтобы быть в авангарде актуальных тем, вам необходимо соответствующим образом установить количество заинтересованных сторон и их временные рамки.
Шаг 2: Определите роли и обязанности команды и заинтересованных сторон
Более 20% клиентов среднего бизнеса Hootsuite имеют несколько команд, использующих социальные сети. Чтобы создать эффективный процесс работы с социальными сетями, вам необходимо уточнить всех людей и команды, которые используют социальные сети, и кто участвует в утверждении каждого из них.
Как это выглядит, зависит от вас. Может быть, у каждой команды есть свои каналы и свои процессы утверждения. Или, может быть, пара старших стейкхолдеров является привратниками всего социального контента для вашего бренда.
Главное, что все это зафиксировано.
Например, вы должны написать:
- Кто создает и планирует контент для социальных сетей?
- Кто редактирует контент для поддержания качества?
- Кто утверждает и публикует контент?
В компании среднего размера процесс утверждения контента в социальных сетях может включать следующие роли:
- Создатели контента: писатели, дизайнеры, видеоредакторы и все, кто участвует в создании и планировании контента.
- Редакторы контента, которые редактируют контент с точки зрения языка, стиля и согласованности в учетных записях социальных сетей.
- Менеджеры социальных сетей, которые утверждают контент и следят за тем, чтобы график публикации соответствовал общей стратегии бренда и оптимальному времени публикации.
Шаг 3. Создайте руководство по стилю для социальных сетей
Какой контент публикует ваш бренд? Вы используете британскую орфографию или американскую? Или совсем другой язык? Тон вашего бренда игривый и веселый? Или познавательно и серьезно? Как вы относитесь к хэштегам и смайликам?
Все это необходимо учитывать, чтобы контент вашего бренда в социальных сетях был последовательным, высококачественным и всегда соответствовал бренду.
Убедитесь, что ваша компания создала руководство по стилю. Это подробный документ, описывающий, как должны выглядеть ваши социальные сети. Это может включать в себя все, от тона и стиля письма до фирменных цветов, использования фотографий и шрифта.
Когда все в маркетинговой команде работают с надежным руководством по стилю, утверждение происходит намного проще. Создатели контента используют этот документ для руководства своей работой. Между тем, редакторы и менеджеры могут обращаться к документу, чтобы убедиться в соблюдении стандартов и рекомендаций бренда.
Шаг 4: Создайте библиотеку контента
Библиотека контента — это существующий пул утвержденных социальных ресурсов. Это может включать графику, шаблоны и другие ресурсы, которые ваши разработчики контента могут использовать при создании новых сообщений.
Использование ресурсов из предварительно утвержденной библиотеки значительно упрощает процесс утверждения. Старшие заинтересованные стороны могут быть уверены, что многие элементы были утверждены еще до того, как пост был создан.
Шаг 5: Установите сроки и сроки
Ваш процесс утверждения в социальных сетях должен быть привязан к временной шкале, которая дает каждому достаточно времени, чтобы завершить свою часть процесса.
Начните с определения того, сколько времени в среднем требуется вашим создателям контента для создания заданного количества сообщений. Затем определите, сколько времени потребуется, чтобы отредактировать этот контент, запланировать его и утвердить.
Затем действуйте в обратном порядке, чтобы настроить временную шкалу, которая устроит всех. Это поможет избежать паники в последнюю минуту или узких мест в контенте.
Также установите регулярные сроки и график, который возлагает на всех ответственность за своевременную доставку.
Например, непрерывный процесс утверждения в социальных сетях может включать:
- Создатели доставляют готовый контент к 15 числу каждого месяца.
- Редакторы предоставляют окончательный контент к 20-му числу каждого месяца.
- Менеджеры планируют отредактированный качественный контент на следующий месяц до конца текущего месяца.
Конечно, эта временная шкала работает только для вечнозеленого контента или контента, который не является исключительно своевременным. Возможно, вам придется создать второй набор крайних сроков или крайних сроков, которые позволят вашему бренду реагировать на социальные тенденции по мере их возникновения.
Шаг 6. Определите свой рабочий процесс и уведомления
Ваш процесс утверждения в социальных сетях — это рабочий процесс, в котором контент перемещается от одного человека к другому, пока он не будет окончательно опубликован. Вы уже определили роли и сроки для всех. Теперь пришло время использовать эту информацию для настройки вашего рабочего процесса и уведомлений.
В идеале ваш рабочий процесс должен автоматически передавать контент от одного человека к другому, уведомляя каждого человека, когда наступает его очередь начинать работу. Хранение всего в одной системе гарантирует, что все знают, где что находится в процессе утверждения. Это также гарантирует, что только один человек вносит изменения в контент одновременно.
Так как же сделать так, чтобы все были уведомлены, когда подошла их очередь? Вы можете использовать электронную почту, уведомления Slack или другие инструменты управления проектами.
При разработке рабочего процесса рекомендуется включить инструменты и приложения, которые упростят создание контента и выявление проблем с контентом.
Несколько отличных инструментов для вашего рабочего процесса:
- Grammarly для поддержки орфографии, грамматики и ясности письма.
- Visme для поддержки дизайна.
- Pictographr для поддержки редактирования фотографий.
Шаг 7. Мониторинг и проверка по мере необходимости
Попробуйте процесс одобрения в социальных сетях и посмотрите, как он работает для вашей команды. Затем соберите всех вместе, чтобы обсудить любые сбои или вещи, которые можно было бы улучшить.
Цель всегда состоит в том, чтобы сделать жизнь команды проще, а не сложнее. Если процесс становится громоздким, он не работает. Получайте регулярную обратную связь от членов команды, чтобы каждый чувствовал свою значимость и участие.
Вы, вероятно, уже воспользовались некоторыми преимуществами создания процесса в социальных сетях. Но есть несколько, которые мы хотим назвать явно.
1. Убедитесь, что контент соответствует голосу и стратегии вашего бренда.
Ранее мы говорили о создании руководства по стилю для социальных сетей, которое поможет управлять вашим контентом и процессом утверждения. Это хороший способ сделать ваш контент узнаваемым.
Но ничто не сравнится с общим опытом вашей команды. Проработка процесса гарантирует, что каждый может поделиться своим опытом, как в своих основных навыках, так и в своих знаниях об истории и стиле бренда.
Внедрение процесса рецензирования также дает вам больше шансов обнаружить любые ошибки до публикации контента. Даже лучшие редакторы иногда пропускают битые ссылки или пропущенные запятые. Чем больше рук на колоде, тем больше шансов сделать это правильно.
2. Избегайте совместного использования паролей и контролируйте доступ
Совместное использование паролей как внутри команд, так и с внешними консультантами и подрядчиками — это кошмар безопасности.
Процесс утверждения в социальных сетях в сочетании с хорошими инструментами управления социальными сетями позволяет всем выполнять свою работу в одной системе без необходимости делиться паролями.
Процесс утверждения также должен позволять вам контролировать, какой доступ имеет каждый член команды. Вы хотите, чтобы несколько человек могли создавать контент, но, вероятно, лишь немногие имеют разрешения на утверждение.
Инструменты процесса утверждения также позволяют исключать кого-то из процесса, если он покидает вашу команду или организацию, поэтому вы никогда не подвергаетесь ненужному внешнему риску.
3. Сотрудничайте более эффективно
Постоянное зацикливание всей команды — с несколькими заинтересованными сторонами — может быть обременительным. Если вы делаете это по электронной почте или передаете документы, это снижает эффективность, замедляет ваш рабочий процесс и может повлиять на ваш календарь контента в социальных сетях. Рабочий процесс утверждения упрощает процесс и повышает производительность.
Например, менеджер глобального проекта по маркетингу недвижимости рассказал Forrester Consulting о проблемах работы без рабочего процесса утверждения:
«Когда сотрудники хотели опубликовать, они должны были отправить свои активы по электронной почте, а затем это был многоэтапный процесс, когда кто-то публиковал от их имени или возвращался, чтобы впоследствии просмотреть опубликованный контент от их имени».
Гораздо эффективнее хранить все на одной платформе для создания, просмотра и публикации. Когда возникают конкретные запросы, сотрудники знают, кто отвечает за каждый шаг процесса. Это означает, что сотрудники могут сотрудничать напрямую и эффективно.
Кроме того, рабочий процесс утверждения помогает сотрудникам соблюдать график. Это предотвращает создание, забвение или неопубликование контента. Уведомления информируют всех о том, что требует их внимания.
Отчет Forrester показал, что улучшение управления процессом утверждения в социальных сетях может сэкономить 495 000 долларов США времени и усилий за три года. Это много времени и усилий.
Источник: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.
4. Поддерживайте контроль версий и редактирование следа
Отправка файлов по электронной почте может привести к отзывам от разных заинтересованных сторон в разных версиях. Кто-то может просматривать файл, который уже устарел. Или кому-то, возможно, придется собрать отзывы от нескольких заинтересованных сторон и собрать их в один документ.
Это не лучшая трата времени. И это создает риск того, что неправильная версия пройдет процесс утверждения или даже будет опубликована.
Процесс утверждения в социальных сетях также позволяет отслеживать изменения, чтобы вы могли видеть, кто что изменил и когда. Это хороший образовательный ресурс для всех, кто занимается созданием контента.
Вот некоторые из наших любимых инструментов, которые помогут вам построить процесс утверждения и рабочий процесс в социальных сетях.
1.Hoosuite
Вы уже видели, как Hootsuite может помочь в процессе утверждения в социальных сетях.
Использование Hootsuite означает, что все части рабочего процесса могут работать на одной платформе. Контент можно создавать, редактировать и утверждать на панели управления Hootsuite.
Вот как старшие члены вашей команды могут использовать Hootsuite для утверждения сообщений, созданных создателями социальных сетей:
Эти функции утверждения верхнего уровня доступны в планах Hootsuite Business и Enterprise.
Групповой план, разработанный для небольших команд, также включает в себя множество функций, полезных для поддержки рабочего процесса утверждения в социальных сетях.
Старшие члены команды могут управлять доступом и ролями команды, а также назначать публикации и комментарии определенным членам команды.
2. Слабость
Slack — это мощная платформа для обмена сообщениями, которая помогает командам сотрудничать. Приложение Slack для Hootsuite позволяет делиться сообщениями в социальных сетях непосредственно в Slack, не выходя из Hootsuite, чтобы упростить отправку сообщений между командами.
Этот инструмент помогает поддерживать организованность команд. Упорядочивайте и выделяйте цветом задачи на карточках и досках Trello. Назначьте задачи члену команды и отметьте свою задачу как выполненную, когда ваша задача будет выполнена. А благодаря функции «упоминания» вы будете знать, что член вашей команды будет уведомлен о ходе процесса.
3. Трелло
Функция перетаскивания делает Trello удобным для пользователя. Он визуализирует рабочий процесс, и вся команда может быть в курсе процесса утверждения.