Обеспечение безопасности файлов компании является обязательным условием для любого бизнеса. Эти документы содержат информацию, которая не только помогает компании процветать, но также включают личные дела ваших сотрудников, их зарплаты и домашние адреса. Вот почему хранение этих документов в определенном месте, защищенном от любых внешних угроз, полезно для вашего бизнеса.
Из множества облачных хранилищ, доступных на рынке, лишь немногие способны обеспечить полную безопасность файлов. Виртуальные комнаты данных построены на идее безопасной среды для документов, которой при необходимости можно поделиться с внешним миром. Но какими функциями должны обладать лучшие комнаты данных?
1. Сертификат безопасности
Поставщики виртуальных комнат данных должны иметь все необходимые сертификаты и алгоритмы безопасности, чтобы сделать их такими же безопасными, как крепость. Взгляните на самые популярные виртуальные комнаты данных, доступные на рынке, и сравните, какие сертификаты безопасности они имеют и что они действительно делают с безопасным пространством.
Если онлайн-хранилище файлов построено на идее безопасности, в нем также есть инструменты, позволяющие клиенту сделать пространство еще более безопасным. Обычно это настройки разрешений, функции водяных знаков и двухфакторная аутентификация.
2. Настройки разрешений
Защищенный VDR предназначен не только для хранения, но и для совместной работы. Вот почему важно отслеживать, кто имеет доступ к каким файлам.
С помощью настроек разрешений вы можете разрешить определенным людям доступ к выбранным документам. Таким образом, им будут доступны только файлы, напрямую связанные с ними.
Вы не рискуете утечкой информации или нарушением конфиденциальности, и вы можете быть уверены, что только люди, которым необходимо просматривать документы, смогут их просматривать. Поставщики виртуальных комнат данных уверены в этом.
3. Функции водяных знаков
Если кто-то захочет получить файл из программного обеспечения виртуальной комнаты данных, эти документы будут иметь водяной знак, подчеркивающий, кто и когда загрузил файл.
Если есть какие-либо проблемы с утечкой конфиденциальной информации, вы можете использовать функцию водяных знаков, чтобы определить слабое место в одной из ваших учетных записей сотрудников.
Кроме того, намного проще отслеживать, какие типы документов печатаются и кто должен их печатать для целей управления. Существуют также варианты инструмента в зависимости от потребностей пользователя виртуальной комнаты данных.
4. Безопасный обмен файлами
Как упоминалось ранее, программное обеспечение для онлайн-комнат данных — это не только место для безопасного хранения документов, но и возможность делиться ими с другими.
Способ их совместного использования также должен быть безопасным, и виртуальная комната данных должна быть в состоянии обеспечить вам эту безопасность — с помощью алгоритмов шифрования и предоставления доступа людям с соответствующей авторизацией. И не должно быть никаких проблем с конфиденциальностью во время передачи файлов или доступа к файлам, и вам нужно будет проверить обзоры поставщиков виртуальных комнат данных, чтобы увидеть, насколько сильны их меры безопасности.
Именно сочетание инструментов, доступных клиенту, и инструментов, встроенных в решение, делает обмен опытом по-настоящему безопасным.
5. Двухфакторная аутентификация
Когда дело доходит до безопасности личной учетной записи, одна из вещей, в которой вы можете быть уверены, — это двухфакторная аутентификация. Многие хакеры пытаются получить доступ к вашим данным, и простого старого пароля недостаточно.
Сочетание того, что у вас есть (аутентификатор) и того, что вы знаете (пароль), практически не имеет себе равных. Виртуальная комната данных должна иметь эту функцию, чтобы быть действительно безопасной средой для хранения ваших бизнес-файлов.
6. Поддержка
Если при использовании виртуальных комнат данных возникнут какие-либо проблемы, хорошая служба поддержки может обеспечить необходимую вам дополнительную безопасность. Любые ошибки в программном обеспечении или просто неправильное использование доступных инструментов можно исправить по горячей линии компетентного провайдера.
При поиске решения для виртуальной комнаты данных вы также должны знать о помощи, которую вы можете получить от команды — есть ли у них горячая линия или функция чата, встроенная в их виртуальную комнату данных? Всегда ли есть живой представитель, готовый помочь вам?
Безопасность в виртуальных комнатах
Безопасность важна во всех ситуациях. В деловом мире это одна из самых важных функций, которые может иметь любой инструмент. Вот почему электронная комната данных, где должны храниться все самые важные файлы компании, должна быть безопасной средой. Изучив все перечисленные функции и выполнив поиск на рынке виртуальных комнат данных, вы обязательно найдете решение, которое удовлетворит все ваши потребности в обслуживании комнат данных.