Достаточно часто в своей практике представители бизнеса могут столкнуться с практикой проведения комплексной проверки. Компания может быть проверена государственными органами и учреждениями, партнерами и инвесторами или может пройти стратегическую комплексную проверку перед заключением сделок (например, слияний и поглощений).
В частности, качественный и многогранный Due Diligence существенно повышает шансы на успешную сделку или потенциально выгодное партнерство. Вот почему некоторые глобальные корпорации считают комплексную проверку обязательным элементом , позволяющим избежать нежелательных результатов.
Поскольку этот процесс требует особой организации документов, поможет виртуальная комната данных с особым функционалом и высокими технологиями. Давайте подробнее поговорим о комплексной проверке комнат данных , их работе с данными и их скрытом потенциале.
В чем секрет сверхмощности виртуальных комнат данных?
Особенность виртуальных комнат данных в том, что они представляют собой уникальное программное обеспечение, специально разработанное для цифровых нужд компаний. Именно поэтому лучшие центры обработки данных уже сейчас могут эффективно поддерживать бизнес на пути к цифровой трансформации.
Поставщики комнат данных предлагают безопасное виртуальное пространство на основе облачного доступа к сети. Это полностью защищенная комната для совместной работы, загрузки и обработки документов, их редактирования или обмена ими между заинтересованными сторонами. Другие ключевые факторы сверхмощности VDR включают в себя:
- Автоматизация процессов: команда может разработать основную структуру только один раз, а затем только дополнять ее соответствующими материалами. Программное решение проиндексирует все файлы независимо. А использование искусственного интеллекта позволяет делегировать простые задачи цифровому интерфейсу.
- Полный контроль доступа: Только определенный круг администраторов будет иметь возможность изменять права доступа. Таким образом, компании не придется беспокоиться о конфиденциальности информации.
- Точность на самом высоком уровне: такие инструменты, как журналы аудита, автоматическая нумерация, цветные отчеты, поддержка различных форматов файлов и панель мониторинга действий, позволяют готовить только точные отчеты на основе объективных данных и отслеживать любые изменения, внесенные в конкретные файлы.
Качественное программное решение должно предлагать соответствующий набор инструментов для организации рабочего процесса. Однако подробный анализ данных покажет, что каждый поставщик пытается создать уникальный продукт. И хотя базовый набор инструментов будет весьма схожим, каждая такая среда может специализироваться на решении конкретных задач.
Важные вещи: все необходимые документы под рукой.
Основным моментом процедуры комплексной проверки является сбор и анализ предоставленной информации о коммерческой компании. Вот почему поставщики комнат данных уделяют особое внимание правильной организации больших данных. Ведь если такой информации много, процесс комплексной проверки может затянуться и замедлить общий процесс прохождения проверки или заключения договоров о сотрудничестве.
Более того, как потенциальный покупатель, так и продавец (в случае сделок, слияний или поглощений) должны пройти надлежащую проверку информации . То же самое касается и потенциальных партнеров: менеджеры должны изучить документацию бизнеса, с которым они желают создать совместное предприятие.
Использование услуг комнаты данных позволит вам держать под рукой всю необходимую информацию, в том числе:
- Финансовая документация: финансовые отчеты о доходах и расходах, проверки компании, налоговая отчетность и другие потоки доходов – все это позволит оценить истинное состояние финансового кластера компании, что очень важно для принятия обоснованных решений;
- Юридическая документация о структуре компании, уставе и т.д.;
- Кадровая документация в виде списка сотрудников компании, их квалификации и общей контактной информации. Это позволяет партнеру понять общую ситуацию с кадрами в бизнесе.
- Имиджевые материалы. Некоторые процессы комплексной проверки, в зависимости от желаемого результата, могут также включать материалы, формирующие общий имидж компании. Это может включать информацию о волонтерской деятельности, статьи в СМИ о достижениях, выходе на новые рынки или сотрудничестве.
Правильно подобранное программное обеспечение онлайн-комнаты данных поможет качественно и четко сгруппировать всю информацию и разработать четкую категоризацию, что облегчит навигацию по структуре «информационного дерева».
«Как это выглядит?»: Обновление комплексной проверки с помощью VDR
Компании, решившие воспользоваться услугами провайдеров виртуальных комнат данных, имеют возможность существенно модернизировать процесс комплексной проверки. В частности, с VDR это будет выглядеть так:
- Клиент разрабатывает базовый шаблон структуры и загружает важную документацию в электронную комнату данных.
- Компания сразу выбирает человека, который будет выполнять функции администратора и управлять правами доступа;
- Перед комплексной проверкой команда может полностью настроить виртуальное пространство для удаленного просмотра информации, открыть права просмотра и отправить приглашения партнерам в виртуальное хранилище (обмен сообщениями в один клик).
- Если какие-либо данные необходимо обновить, команда может быстро обновить информацию в файле, в том числе в режиме совместного редактирования.
- После проверки программное обеспечение dataroom поможет сформулировать общие результаты, выявить сильные и слабые стороны и спланировать дальнейшие действия. Например, если это стратегическое партнерство, стороны решают, хотят ли они заключить партнерство.
Такой формат комплексной проверки будет гораздо удобнее, оптимизированнее и даст результаты в более короткие сроки.