37 порад і підказок Apple Mail, якими можна користуватися на iPhone або iPad як професіонал

Хоча програма Apple Mail не така яскрава, як інші попередньо встановлені програми на iPhone та iPad, це корисна утиліта, яка пропонує простий спосіб створювати, читати та керувати електронною поштою.

Протягом багатьох років Apple, безсумнівно, вдосконалювала свій додаток. Останні оновлення показали нові функції, про які ви, можливо, не знали. Візьмемо iOS 16 і iPadOS 16; наприклад, у цих оновленнях було оголошено про декілька вдосконалень програми, що дало їй конкурентну перевагу над службами електронної пошти сторонніх розробників.

У цьому посібнику я покажу вам усі нові функції, які будуть доступні восени, коли Apple випустить iOS 16 і iPadOS 16, а також багато інших корисних порад, які дозволять вам використовувати програму Mail на вашому iPhone в повній мірі.

1. Використовуйте розумний пошук для пошуку електронної пошти в iOS 16

Одна з функцій, яка отримала найбільше оновлення в пошуку програм. Інтелектуальний пошук пропонує більш відповідні та повні результати завдяки використанню синонімів і виправленню помилок у пошукових термінах. Він також надає інтелектуальні підказки щодо пошуку, пропонуючи повніше уявлення про ваш загальний вміст, перш ніж ви навіть почнете вводити текст.

Ця функція доступна кожному. Однак виправлення друкарських помилок доступне лише англійською мовою.

2. Відповідь електронною поштою

Mail додав функцію відстеження, яка переміщує електронні листи, які ви надсилаєте, у папку “Вхідні”, щоб нагадати вам надіслати додатковий електронний лист людині, якщо ви не отримаєте від неї відповіді.

Програма виявляє електронні листи, на які ви вказали, що очікуєте на відповідь. У таких листах з’являється можливість продовжити. Натиснувши на нього, ви перейдете до інтерфейсу «Створити» з уже введеною адресою електронної пошти одержувача.

3. Вставте розширені посилання в свою електронну пошту

Apple додала розширені посилання в Mail. Ви, мабуть, бачили цю функцію в Повідомленнях, навіть якщо не знаєте, як вона називається. Розширені посилання показують попередній перегляд веб-сайту або вмісту, який хтось надіслав вам, не натискаючи посилання.

Щоб перетворити звичайну URL-адресу на розширене посилання, введіть URL-адресу → виберіть стрілку у спадному меню та натисніть «Перетворити на розширене посилання».

4. Надішліть повідомлення пізніше

Планування надсилання ваших електронних листів на пізніший час є дуже бажаною функцією для користувачів. Бувають випадки, коли ви написали електронний лист, але хочете надіслати його пізніше, щоб переконатися, що людина зможе прочитати його та відповісти на нього.

Просто натисніть і утримуйте кнопку надсилання та виберіть один із доступних попередньо встановлених параметрів. Ви також можете вибрати «Надіслати пізніше» та ввести точну дату та час, коли ви хочете надіслати свій електронний лист. Перш ніж його буде надіслано, ви знайдете електронний лист у своїй поштовій скриньці «Надіслати пізніше» у списку разом з іншими папками, як-от «Непрочитані» та «Із зірочкою».

5. Скасуйте надсилання електронних листів на iPhone або iPad

Скасувати надсилання — це ще одна затребувана функція, яку Apple додала до стандартної програми Messages & Mail після багатьох років запитів користувачів. Це дозволяє скасувати надсилання електронного листа через кілька секунд після натискання кнопки «Надіслати».

За замовчуванням 10 секунд, але ви можете встановити 20 або 30 секунд. Ви також можете вимкнути цю функцію. Ми докладно розглянули це в нашій статті про те, як скасувати надсилання електронних листів на вашому iPhone у Mail.

6. Нагадайте собі прочитати електронний лист або відповісти на нього.

Ми всі це зробили. Ми переглянули електронний лист і натиснули «Непрочитане», щоб зберегти цю синю крапку в листі – візуальне нагадування, яке говорить нам, що ми повинні перечитати його та відповісти.

Завдяки новій функції в пошті тепер ви можете попросити її нагадати вам прочитати електронний лист пізніше, коли у вас буде час і увага.

Для цього просто виберіть електронний лист, про який ви хочете нагадати, і проведіть пальцем праворуч. Натисніть «Нагадати» → виберіть «Нагадати мені через 1 годину», «Нагадати мені сьогодні ввечері» або «Нагадати мені завтра». Виберіть «Нагадати пізніше», якщо ви хочете запланувати це на певний час і дату.

7. Отримуйте сповіщення про відсутні вкладення та одержувачів

Немає нічого більш незручного, ніж надіслати електронний лист і забути додати до нього основних одержувачів. Гірше, коли ви забудете додати вкладення. Одним із головних оновлень програми Mail є можливість інтуїтивно сповіщати вас про відсутність вкладення або одержувача.

8. Форматуйте текст електронної пошти – жирний, курсив, підкреслений тощо.

Форматування виділяє слова та покращує їх. За допомогою цього ви можете виділяти важливі частини, підкреслювати, змінювати колір тексту, збільшувати або зменшувати розмір шрифту листа тощо. Ось як це все зробити.

1. Виділіть текст і торкніться стрілки. Потім торкніться BIU та виберіть Жирний, Курсив або Підкреслений.
2. Або після виділення тексту натисніть Aa у верхній частині клавіатури, щоб побачити всі параметри форматування (як показано на зображенні нижче).

9. Додайте кілька облікових записів електронної пошти

Більшість із нас використовує кілька облікових записів електронної пошти. Це зберігає відмінність між сімейним, діловим, офісним та іншими комунікаціями. Програма iPhone Mail дозволяє додавати кілька облікових записів електронної пошти, будь то Gmail, Microsoft, Yahoo, Outlook або спеціальна служба.

Перейдіть до Налаштування iPhone → Пошта → Облікові записи → Додати обліковий запис. Це все! Ви можете переглянути наш докладний посібник про те, як додати кілька облікових записів електронної пошти на вашому iPhone.

10. Встановіть обліковий запис електронної пошти за замовчуванням на iPhone

Після додавання кількох облікових записів електронної пошти ви можете встановити один із них обліковим записом за умовчанням. Коли ви натискаєте електронний лист із веб-сторінки чи програми, він відкривається в програмі Пошта з розділом електронної пошти за умовчанням «Від:».

11. Використовуйте гортання для виконання різних дій у додатку iOS Mail.

У програмі Mail є інтуїтивно зрозумілі гортання, які дозволяють зручно виконувати такі зручні дії, як видалення, позначення, архівування, позначення як непрочитане тощо. Цікаво, що ці гортання також працюють, коли ви перебуваєте в електронній пошті.

Щоб налаштувати гортання, виконайте такі дії.

1. Відкрийте налаштування iPhone і натисніть «Пошта».
2. Торкніться «Параметри пальця».
3. Тепер виберіть Проведіть ліворуч або Проведіть праворуч.
4. Виберіть один із варіантів.

Цікава порада: проведіть пальцем вниз по екрану папки “Вхідні”, щоб оновити електронні листи.

12. Використовуйте розумні поштові скриньки на iPhone

Використовуючи це, ви можете додати параметри для поштових скриньок, які містять електронні листи, які належать до цієї категорії. Наприклад, інтелектуальна скринька «Сьогодні» показує всі електронні листи за день. Так само інтелектуальна папка «Вхідні вкладення» містить список електронних листів із PDF-файлами, файлами, зображеннями тощо. Ось як ним користуватися.

1. У програмі «Пошта» натисніть <Поштові скриньки у верхньому лівому куті.
2. Натисніть Редагувати.
3. Натисніть, щоб увімкнути потрібні смарт-поштові скриньки.
4. Ви також можете змінити порядок, натиснувши піктограму гамбургера (три лінії) і перетягнувши її вгору або вниз.
5. Натисніть Готово, щоб додати поштові скриньки.
6. Торкніться поштової скриньки, щоб переглянути всі листи, які відповідають опису.

13. Мінімізуйте чернетки, щоб звільнити місце в програмі Apple Mail.

Усі ми були там, коли писали електронний лист, а потім поверталися до папки «Вхідні», щоб переглянути щось інше (факт, цитату чи щось із попередніх електронних листів).

У цьому випадку ви можете згорнути екран створення повідомлення, провівши пальцем вниз від верхньої частини, де розташована крихітна горизонтальна лінія. Таким чином ви можете мінімізувати численні чернетки. Щоб повернутися до нього знову, торкніться згорнутої панелі внизу екрана програми «Пошта».

14. Додайте фотографії, відео, вкладення та навіть малюнки!

Це дійсно круто і корисно. Окрім фотографій, відео та вкладень, ви також можете намалювати щось у програмі «Пошта» та надіслати це.

1. Вводячи новий електронний лист або відповідаючи в програмі «Пошта», торкніться будь-де всередині поля введення та скористайтеся стрілкою, щоб побачити опцію «Вставити фото» або «Відео».
2. Торкніться < у верхньому правому куті клавіатури, щоб переглянути додаткові параметри. Тут скористайтеся піктограмою фотографії або камери, щоб вставити зображення.
3. Щоб додати документи, торкніться значка паперу та виберіть програму Файли.
4. Торкніться значка, який ви бачите нижче, щоб миттєво відсканувати документи та прикріпити їх до електронного листа.
5. Щоб малювати, торкніться значка олівця. Натисніть «Готово»→ «Вставити зображення», щоб прикріпити його до свого електронного листа.

15. Підписуйте PDF-файли або розмічайте вкладення з програми електронної пошти.

1. Торкніться PDF-файлу, який ви отримали в програмі «Пошта».
2. Потім торкніться значка олівця у верхньому правому куті.
3. У нижньому правому куті торкніться значка + і виберіть Підпис.
4. Тепер використовуйте наявний підпис або додайте його (як показано нижче).
5. Нарешті натисніть «Готово» та виберіть відповідь, збережіть у програмі «Файли» тощо.

16. Налаштуйте цифровий підпис на iPhone

«Надіслано з мого iPhone» — це підпис за умовчанням для програми iPhone Mail. На iPad це «Надіслано з мого iPad».

Але ви можете легко змінити його на те, що забажаєте. Наприклад, ваше ім’я, номер телефону, посада, веб-сайт тощо. Дізнайтеся, як налаштувати простий або HTML-підпис електронної пошти тут.

17. Припиніть використання потоків повідомлень

Я не надто люблю ланцюжки електронних листів, оскільки вони часто викликають плутанину та ускладнюють читання нових електронних листів. Отже, ось як вимкнути ланцюжки електронних листів.

1. Відкрийте налаштування iPhone і натисніть «Пошта».
2. Прокрутіть вниз до розділу THREADING і вимкніть усі параметри.

18. Швидко відпишіться від списків розсилки

У кількох електронних листах ви побачите опцію скасування підписки, яка дозволить вам легко попрощатися зі списком розсилки. Натисніть «Скасувати підписку» та підтвердьте у спливаючому вікні.

19. Додайте контакти до VIP у програмі iPhone Mail

Чи є контакти, які потребують найбільшої уваги? Ви можете підкреслити це, додавши їх до списку VIP. Крім того, використовуючи інтелектуальну папку “Вхідні”, ви можете переглядати всі VIP-електронні листи в одному місці. Ось як додати електронну адресу як VIP.

1. Відкрийте електронний лист і торкніться імені поруч із полем Від чи Кому:.
2. Натисніть «Додати до VIP»→ «Готово».

20. Натисніть і утримуйте, щоб переглянути вміст

Перебуваючи в папці «Вхідні», «Чернетки», «Надіслані» чи інших подібних розділах, натисніть і утримуйте електронний лист, щоб побачити, про що йдеться. Торкніться порожньої області, щоб повернутися.

21. Перегляньте більше вмісту в додатку iOS Mail

За замовчуванням у списку ви бачите приблизно два рядки кожної літери. Але ви можете змінити це на п’ять рядків, що дозволить вам читати більше електронної пошти, не відкриваючи її.

1. Відкрийте налаштування iPhone і натисніть «Пошта».
2. Натисніть Попередній перегляд.
3. Виберіть один із бажаних варіантів.
4. Якщо ви не побачите зміни відразу в програмі «Пошта», примусово закрийте її та знову відкрийте.

22. Використовуйте Mail як професіонал із Siri та ярликами Siri

Ви можете використовувати Siri для надсилання електронних листів, просто зателефонувавши голосовому помічнику та попросивши його «надіслати електронний лист».

Крім того, у програмі «Ярлики» є кілька прийомів електронної пошти, які можна використовувати для швидкого виконання завдань. Ви можете дізнатися, як користуватися програмою «Ярлики» тут. Після цього натисніть «Галерея» в програмі «Ярлики» та проведіть пальцем униз, щоб відкрити панель пошуку. Тут введіть свою електронну адресу, щоб побачити деякі ярлики, створені Apple.

23. Перетягніть адресу електронної пошти з «Кому» в «Копія» або «Прихована копія».

Замість того, щоб вводити адресу електронної пошти в розділі «Кому:», ви можете використовувати її в розділі «Копія» або «Прихована копія». легко! Натисніть і утримуйте введену літеру та перетягніть її вниз. Ви навіть можете перетягнути його в розділ створення електронного листа.

24. Струсіть iPhone, щоб видалити сміття

Помістіть електронний лист у кошик, але хочете повернути його негайно? Без проблем. Струсіть iPhone і натисніть «Скасувати».

25. Перетворіть електронну пошту на PDF

1. Відкрийте електронний лист і торкніться стрілки, вигнутої вліво.
2. Унизу натисніть Друк.
3. Покладіть два пальці на мініатюру друку та розгорніть її.
4. Торкніться значка «Поділитися» в нижньому лівому куті.
5. Потім натисніть «Зберегти у файли» або поділіться ним з іншими програмами.

26. Позначайте, переміщуйте та видаляйте кілька листів одночасно

Якщо ви хочете виконувати дії з кількома електронними листами одночасно, ви можете вибрати їх групово. Виберіть «Редагувати» та торкніться кола поруч із повідомленнями, які потрібно вибрати, а потім виконайте дію, торкнувшись «Позначити», «Перемістити» або «Архівувати».

27. Видаліть пропозиції автозаповнення

Іноді ми робимо помилки під час введення адрес електронної пошти в поле «Кому:». Сумно те, що Mail запам’ятовує їх і автоматично пропонує, коли ви надсилаєте вдалий електронний лист. Є простий спосіб видалити його:

1. Створіть свою електронну адресу → введіть адресу, яку потрібно видалити.
2. Коли з’явиться пропозиція, натисніть кнопку «Інформація» (i).
3. Виберіть Видалити з останніх.

28. Збережіть лист як чернетку

Якщо ви створили свій лист, але вирішили завершити його пізніше, ви можете просто натиснути «Скасувати» → «Зберегти чернетку», коли закінчите, просто перейдіть до папки «Чернетки» та продовжте з того місця, де зупинилися.

29. Друкуйте свої електронні листи

Чи знаєте ви, що ви також можете друкувати електронні листи безпосередньо зі свого iPhone? Вам знадобиться принтер, сумісний з AirPrint. Щоб почати друк:

1. Відкрийте Mail → відкрийте лист, який хочете надрукувати.
2. Торкніться піктограми «Відповісти» → Друк.
3. Це приведе вас до параметрів принтера. Налаштуйте деталі та виберіть принтер, з якого потрібно друкувати → Друк.

30. Створіть різні підписи для різних облікових записів електронної пошти

Більшість із нас має більше ніж один обліковий запис електронної пошти, підключений до Mail. Хоча ви можете використовувати той самий підпис для всіх своїх електронних листів, ви також можете створити різні підписи для кожного облікового запису. Просто перейдіть до Налаштування → Пошта → Підпис.

Якщо у вас кілька облікових записів, ви повинні побачити опцію під назвою «На обліковий запис». Якщо вибрати цей параметр, з’явиться кілька ваших облікових записів, кожен із яких має окреме поле, де можна вводити унікальні підписи.

31. Блокуйте та розблокуйте відправників

Іноді потрібно заборонити відправникам надсилати вам електронні листи, особливо якщо вони не припиняють надсилати вам повідомлення. Це автоматично переміщує нові повідомлення, які вони надсилають, у кошик.

32. Вимкніть сповіщення електронною поштою

Тема електронних листів часто захаращує сповіщення. Якщо ви хочете приховати ланцюжок електронної пошти, ви більше не отримуватимете сповіщень про цей ланцюжок:

1. Перейдіть у «Пошту» та проведіть пальцем ліворуч від ланцюжка електронної пошти, який потрібно вимкнути.
2. Виберіть Більше (…) → Вимкнути звук.

Ви також можете впорядкувати свої ланцюжки електронних листів, щоб зробити їх зручнішими та менш громіздкими.

33. Отримуйте сповіщення про відповіді електронною поштою

Якщо ви часто відповідаєте на електронні листи чи ланцюжки повідомлень, отримувати сповіщення щоразу, коли хтось відповідає, було б чудово для вас. Отримувати повідомлення про відповіді:

Під час читання електронної пошти:

1. Відкрийте електронний лист.
2. Торкніться піктограми «Відповісти» → виберіть «Повідомити мене».

Або утримуйте електронний лист → виберіть «Повідомити мене» в контекстному меню.

Під час написання електронного листа:

1. Перейти до компіляції.
2. Торкніться поля «Тема» → торкніться значка дзвоника.

34. Захистіть свою діяльність електронною поштою

Рекламодавці, маркетологи та сайти, які надсилають вам електронні листи, можуть отримувати певну інформацію про вашу діяльність у програмі Mail. Вони можуть використовувати цю інформацію, щоб дізнатися, чи і коли ви відкривали програму або де ви знаходитесь.

Захист конфіденційності Apple приховує IP-адресу пристрою, тому він не може пов’язати вашу активність електронної пошти з вашою IP-адресою. Він також завантажує весь ваш видалений вміст у фоновому режимі через два окремих реле, щоб ніхто не міг ідентифікувати вас і видалений вміст пошти, надісланий вам.

Щоб увімкнути це:

1. Перейдіть до Налаштування → Пошта.
2. Виберіть «Захист конфіденційності»→ увімкніть «Захистити пошту».

35. Приховайте адресу електронної пошти

Одна з речей, які я ненавиджу в електронній пошті, це спам. Один із способів зменшити це – використовувати іншу адресу електронної пошти, і Apple дозволяє це робити. Функція «Приховати мою адресу електронної пошти» дозволяє входити в програми та веб-сайти за допомогою випадкової адреси електронної пошти.

Ця функція доступна лише для тих, хто має платну підписку iCloud+ і пристрої з iOS 15 або iPadOS 15 або новішої версії. Щоб увімкнути цю функцію, перейдіть у Налаштування → [ваше ім’я] → iCloud → Приховати мою електронну пошту.

Виберіть адресу або створіть нову, натиснувши «Створити нову адресу». Усі електронні листи, надіслані на ці випадкові електронні адреси, пересилаються на вашу справжню електронну адресу.

36. Миттєво відповідайте за допомогою швидких дій

Якщо ви хочете виконувати дії трохи швидше, ви можете заощадити кілька дотиків за допомогою швидких дій. У програмі «Пошта» утримуйте повідомлення у папці «Вхідні», щоб переглянути його вміст. Також з’явиться список параметрів, за допомогою яких можна виконувати швидкі дії, наприклад відповідати на електронний лист або пересилати його.

37. Розфарбуйте свої електронні листи

Ще одна корисна, але менш відома функція Mail — це можливість позначати адреси електронної пошти кольоровим кодом за доменом. Це означає, що люди з адресами електронної пошти з одного домену (зазвичай з одного робочого місця) відображатимуться синім кольором у полі «Кому:», тоді як інші електронні листи відображатимуться зеленим. Це запобіжить випадковому відправленню електронного листа не тій особі.

Зроби це:

1. Перейдіть до Налаштування → Пошта.
2. Виберіть «Позначити адреси» → введіть домен, який потрібно залишити синім.

Ви також можете використовувати той самий метод, щоб розфарбувати свої електронні листи на Mac. Крім цього методу, ви також можете розфарбувати свої електронні листи в програмі «Пошта» на вашому Mac за допомогою правил.

Завершення…

Хоча це не виглядає так, Mail є багатофункціональною програмою. Його функції можна порівняти з функціями відомих постачальників послуг електронної пошти, таких як Gmail. Дослідіть свою програму електронної пошти за допомогою цього обширного списку порад і підказок. Ми щось пропустили? Якщо так, прокоментуйте їх, щоб ми могли додати їх сюди!